基于实务构建公务卡支持系统的探索与对策
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摘要：本文以国家加快推进使用公务卡，加强财政监管力度为背景，主要探讨公务卡支持系统的优势和实务中出现的一些问题以及如何助力公务卡支持系统进一步完善。本文认为，当前公务卡支持系统陷入发展瓶颈趋势的一个重要原因是其难以适应现在的经济社会发展速度和复杂多变的市场经济环境。因此，笔者从实务事例中选取一些典型的新问题、新矛盾，对突破公务卡发展的瓶颈做出一些有益探索。
关键词：公务卡支持系统；财务报销；发展
中图分类号：F230 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）009-000-02
一、引言
2012年9月5日，财政部联合人民银行下发了《关于加快推进公务卡制度改革的通知》，要求所有中央财政预算单位全部使用公务卡进行财务报销，原则上不再使用现金。从公务卡消费强制目录上看，除了转账支付外，公务人员在支付招待费、差旅费、培训费、会议费、办公用品等费用时，均须使用公务卡支付，不再使用现金支付。这意味着中央预算单位财政授权支付业务得到进一步规范，支付透明度得到进一步提高，财政监管力度得到进一步加强。
从实务角度讲，推进公务卡结算，一方面使预算单位减少了现金流量，另一方面办事人员支付使用更加便捷，更加安全。公务卡结算不仅是深化国库集中支付制度改革，加强预算执行监控管理的一项重大改革和创新，而且是执行中央“八项规定”，狠刹“”的重要利器。由于每个预算单位、每个地区甚至每个部门都有自己较为特殊的情况，在“八项规定”监管要求越来越严格的情况下，如何利用好公务卡支持系统，提高公务卡使用率，扩大公务卡使用范围，加强财务监督力度，成为不少预算单位必须考虑的问题。
二、从实务角度阐述公务卡支持系统的优势
笔者所在检验检疫系统是较早使用公务卡支持系统，较早规范公务卡使用制度，较严执行公务卡强制目录的单位之一。运用公务卡支持系统工作八年以来，在单位财务内部核算控制、加强单位财务监督方面，公务卡支持系统起到了较大的帮助作用。其主要表现在以下几个方面：
1.直接减少现金使用量
传统模式下，公务人员出差前需要根据内部控制流程到财务部门办理借款手续借用现金，报销时再根据报销流程报支现金，这种过程过于繁琐，降低了工作效率，增加了现金流量。推进使用公务卡系统后，公务人员只需用公务卡支付正常的交通费、住宿费及允许报销的费用，有效克服了传统模式下的问题，不仅减少工作人员携带和管理现金的风险，避免了支付差错，而且减少了财务核算工作量。
2.提高公务支出的透明度
随着“八项规定”的严格执行，规范使用“三公”经费也提上日程，尤其是公务接待，不仅老百姓诟病，普通职工也对大肆吃喝，铺张浪费的情况深恶痛绝，特别是在高档会所，休闲度假村的公务接待。应用公务卡支持系统后，公务消费被如实透明地记录，不该去的地方就不能去，不该消费的就不能花，公务支出的透明化在一定程度上也引导了公务支出的方向。
3.加强了职务消费的监控力度
作为传统的现金报销制度，很难追溯其交易的痕迹。而公务卡支持系统能如实反映工作人员每笔消费的时间、金额、项目，不仅有效遏制虚开发票，而且对钻政策空子瞒天过海式的虚报行为起到吓阻作用。笔者在实践中曾收到一张发票，发票本身是真实的，内容是住宿费，落款也是某宾馆，但POS机小联和公务卡系统中的单位却是某足浴会所。原来该工作人员在宾馆内的足浴店进行消费活动，虽然发票内容能开具住宿费，相关标准也未超标，但刷卡的部门却是足浴店，明显违规，该笔费用被理所当然地拒绝。
4.拓展了第三方支付渠道
长期以来，支付宝、微信支付、手机银行等主要面向个人消费者，公务支出很少能通过这些第三方支付渠道进行消费。随着政府一般性采购活动向网上发展，采购部门直接利用公务卡付款至支付宝等第三方支付平台再行购物，取得货物和发票验收无误后再进行报销，不仅提高了办事效率，节约了单位预算资金，也有利于财务部门资金监控管理。
尽管公务卡推出已经很多年，财政部也多次发文就如何推进公务卡的使用提出了很多要求，但公务卡的使用率、使用效率却并不高，笔者认为当前公务卡支持系统陷入发展瓶颈的一个重要原因是其难以适应现在的经济社会发展速度和复杂多变的市场经济环境，公务卡支持系统也应从实务角度进一步优化和建设。
1.加强第三方合作提高公务卡使用率
笔者在实践中，经常碰见实际刷卡金额和票面金额不一致的情况，尤其以机票的行程单和刷卡金额不一致的情况较为典型。究其原因，工作人员通过电脑或者手机进行网上订票的时候，订购了保险，从相关制度来说，保险是可以报销的。但是工作人员有时直接去机场取票，会导致收不到保险的发票。实践中笔者是从工作人员的补助中扣除相关费用将其还入公务卡中，但实际上却某种程度上损害了工作人员的合法权益。另一种情况是汽车票的保险费网上是打印的纸质件无法作为报销凭证的，而汽车站自动取票机是不含可用报销保险单的，只能在售票窗口取。这样违背了网上购票的初衷，即方便、快捷、安全的购票，使得几块钱的保险成为一种鸡肋。针对这种情况，笔者听说过有个央采交通工具票务网站，但从未使用过，更不用提工作人员的了解程度了，相比之下还不如携程、12306、12308等网站知名度高。作为公务人员专业的购票网站，笔者希望有关部门能积极推广使用，甚至强制使用，公务出行的工作人员可以从该平台购票，相关保险费用能一起寄至工作人员单位。这样不仅能有效监管工作人员的行程，而且对有疑似公款旅游的公务消费能起一定的监督作用。
2.拓展功能实现公务无现金报销制度
当前公务卡支持系统在进行还款时，采取的模式是一一对应，就是说消费多少金额，才能在相应的日期中找到同样的金额。虽然财务部门一直强调公务卡使用注意事项，但是在实践中，经常会遇到以下两种情况：一种是进行网上消费不记录确切日期，报销还款时只凭印象一个一个日期的试，如果遇上票面值和实际刷卡值不一致的机票，还要一个一个试金额，大量浪费财务工作人员的时间和精力。笔者考虑能否适当给予财务人员查询相关公务卡使用路径的权限，在考虑保护工作人员个人隐私的前提下，能有效追溯工作人员用卡情况；另外一种情况是在购买商品和服务的时候，遇见自己也喜欢的物品，刷一笔钱购买公私不同的商品和服务。比方说购买一个茶杯的时候看见另一个水壶也不错，公款买茶杯，水壶私人购买，但刷的是一笔钱。这导致财务人员在还款的时候就比较棘手，必须向工作人员收取购买水壶的钱，解款至银行，遇见零余额的账户还无法解款，只能留作备用金或者报销茶杯的现金由工作人员自行还款，但如此又违背了公务卡监督管理的目标。笔者以为，所谓公务卡，更多的是公务消费，在消费问题上尽量还是需要做到公私分开的。另外在实践中，差旅的费用是住宿使用公务卡报销，补贴使用现金报销，对财务人员来说，不仅工作量大，而且麻烦。可否将现有的公务卡支持系统进行升级，新增一个补贴功能，和单位零余额网银挂钩，在报销时候同时还款和给予补贴，最后还能查询该卡的余额等情况。
3.降低申领门槛提升公务卡覆盖率
笔者所在单位有个别同志无法办理公务卡，经过查证，是因为所谓的信用问题，有些新同志可能由于在大学里的贷款未还等原因导致成为银行的“黑户”。笔者认为，有个别同志贷款未还或者由于银行系统问题等原因进入银行黑户，那是银行信用评价体系的问题，无法办理信用卡无可厚非。但国家机关工作人员代表的不仅仅是个人，而是代表行政机关单位行使行政职能。信用不好是个人问题，但进行职务消费报销还款时单位是其担保人，单位以自己信誉进行担保进行还款。否则，一方面相关部门要求推广使用公务卡，推广公务卡强制使用目录，另一方面工作人员无法办理公务卡，行使职务消费还只能靠现金或者用他人公务卡，就造成一对矛盾。因此，笔者建议，作为公务卡来说，还是不宜以个人信用记录不良为由设置申领公务卡的门槛，毕竟工作人员代表国家机关履行相关职能，需要优先保障其能正常进行公务活动的能力。
4.适当统筹报销还款期限增强公务卡在行政事业单位使用的适用性
公务卡是一种特殊的信用卡，也有相应的消费还款时间，短则二十几天，长则六十天左右。其特殊在是由国家行政事业单位财务部门对工作人员职务消费金额进行还款。正常来说国家机关有其近乎严苛的财务报销流程：
从时间上讲，如果正好碰见相关人员出差或者开会，可能按顺序签字要等很长时间。笔者遇见过一例：报销人员是县区办事处人员，需到市区找领导签字。她自己先耽误个把星期，待有机会到市区，找领导又花了一段时间。后来到财务部门报销的时候，笔者发现该同志公务卡已经过了还款期限了。所幸及时和开卡银行进行沟通，只需自己缴纳一些滞纳金，并不影响她个人的信用及以后公务卡使用。
还有一种情况就是报销人本身对公务卡还款流程不熟悉，认为是类似于网银转账即时到账的，对他们来说，只需在到期前将报销凭证交给财务科就结束了，哪怕第二天就到期，万一涉及滞纳金，会认为是财务工作不到位。倘若财务工作人员死板的告知相关情况，报销人员可能认为不如现金报销来的方便，会影响其使用公务卡积极性。所以这对财务工作人员如何做好解释工作也是个不小的挑战。
因此，可否由财政部出面与相关银行协商，但凡涉及公务消费的欠款可以以消费日为始，在一个较长的固定期间内（比方说统一2个月）报销还款即可。
5.完善积分奖励制度构筑和谐用卡氛围
笔者使用公务卡所在行是交通银行，也是按照信用卡的待遇有消费积分，一定的积分可以换取一定的礼品。从实务角度看，这样确实可以提高工作人员使用公务卡的积极性，扩大公务卡使用范围。但是这对平时不出差的同志来说，可能是某种意义上的不公平，也可能会有一定想法和意见。所以笔者觉得能否另外开辟一个公务卡消费积分换礼品的专项，将里面的礼品改为一些出差经常会用到的消耗品，或者是适用办公的一些礼品，比如说时下流行的多肉植物盆栽等等。
6.优化系统减轻财务人员核算工作量
从公务卡报销还款流程看，对工作人员较多，日常报销业务较大的单位来说，现行的公务卡报销还款支持系统已经降低了财务部门的工作效率。公务卡支持系统刚开始推广使用时，由于相关业务较少，使用的人员也不是很多，公务卡使用的普及率不是很高，但随着财库【2012】132号文的下发以及各种便捷支付手段的出现，公务卡的使用率和使用量呈双增长的情况，这就成了财务工作人员的一个沉重负担，主要体现在人工录入环节较多，需要前期财务人员登录网银进行集中录入、逐笔复核确认、编制还款明细表、打印明细表、开支票或者网银转账等诸多环节，需要财务人员耗费大量的时间精力用于人工操作。最终仅仅是统计出了基本支出多少金额使用公务卡结算，项目支出多少金额使用公务卡结算。换个角度想，其实能达到既能无现金消费又能统计的方法也有，就是放开权限，可以通过零余额账户直接向公务卡进行对私转账，再新增一个统计功能，可以查询任意期间的任意支出的合计数。这样不仅能准确统计使用公务卡结算的金额，又能切实减轻财务人员的工作量。
四、结论
在财库【2012】132号文下发前，笔者认为公务卡的推广使用应该算是一桩新生事物，虽然有对个人来说可以持有信用卡，但通过公务卡对行政事业单位加强财政支出管理，提高预算资金的使用效率还是一个创新，是一个较为有益的探索。但最近几年随着社会经济的快速发展，各种消费模式、消费手段、消费渠道不断的被拓宽、不断的被创新，笔者认为公务卡支持系统正在逐步的走向一个瓶颈。如何突破瓶颈，将财务工作人员从曾经方便快捷而现在需要大量时间精力维护的公务卡支持系统中解放出来，是值得相关部门及财务人员去不断探索，不断创新、不断研究的。
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作者简介：李加兵（1969C），男，籍贯：江苏海安，单位：南通出入境检验检疫局，职称：高级会计师，研究方向：财务管理与信息化。