长期合作模式下的供应商管理初探

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[摘 要]本文介绍了企业供应商管理中存在的普遍性问题，从长期合作的模式考虑，提出了供应商选择、供应商后评价、供应商管理信息化等解决方法，以帮助企业积累供应商资源，培养供应商，借助供应商的专业能力提升自身产品质量与性能，降低成本，实现与供应商的“共赢”。

[关键词]供应商；长期合作；采购；数据库

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.066

[中图分类号]F273.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）12-0-02

无论是在生产型企业还是在项目建设中，原材料供应商的选择是关系到产品质量、生产进度和项目建设成败的重要因素。如何甄选出最合适的供应商并与供应商建立长期稳定的合作关系，是至关重要的。很多企业在采购过程中，经常把供应商当作对手、乙方，没有与之形成良性互动，经常造成供求双方关系紧张，无法获得双赢。因此，如何选择并培养供应商，与之共同成长，是众多企业一直在探索的。

1 目前企业供应商管理中存在的普遍性问题

第一，盲目选择供应商。采购方对拟采购产品的市场情况知之甚少，导致供应商先入为主，采购方偏听偏信，最终选择了质量较差、价格较高的产品。

第二，对所有供应商“一视同仁”，没有进行差异化管理。很多采购方都把供应商当作对立的一方，总是处在博弈的角度去看待供求双方关系，忽略了不同供应商对企业的重要性是不同的，造成了管理资源的均摊和浪费。

第三，缺乏对合同执行情况的评价和对供应商的后评估，无法对供应商的表现进行总结，对履约较差、甚至的违约供应商无法形成压力和震慑。

2 解决供应商管理普遍性问题的对策

2.1 与供应商进行广泛的接触

不与供应商进行广泛而深入的接触是无法完成采购工作的。通过与不同供应商销售人员的接触，采购方能达到以下几个目的。①初步了解供应商所能提品的名称、性能、规格；②掌握当前市场的基本状况与价格水准，了解该产品市场销售业绩，掌握当前市场上本产品的价格走势，有利于准确把握采购时机；③通过销售人员的表现和素质也可以从侧面了解该供应商的服务水平。

同供应商的访谈是了解该行业信息及其他供应商情况的重要渠道。在同供应商访谈的时候可以询问如下问题：您公司的产品的质量和价格在业内处在什么位置？您的主要竞争对手有哪些？您了解您的竞争对手吗？他们的产品同您的相比有什么不同？虽然供应商都会着重阐述自己产品各项优势，但在供应商对其竞争对手的描述中，采购方可以搜集到很多有价值的信息，并加以分析和了解，形成采购方自己的结论。对采购方接触新市场、开发新供应商具有很重要的作用。

2.2 供应商调查表的使用

在参与采购活动之前要求供应商通过调查表的形式填报相关信息并提供资质文件等档案资料。这种方法可以避免口头交流的随意性，也使供应商的相关资料能够记录保存，具有可追溯性。

在这一环节通常需要供应商如实填写准确名称、地址、联系人、负责人、联系电话、产品目录、产品规格、供应能力、质量标准及财务状况等信息，并提供三证合一的营业执照、生产许可证或其他资质证明，对于合同额较大的供应商还要提交银行开户证明、信用评级和经过审计的财务报表。这些资料对于评估供应商能力及制定投标供应商名单，都是至关重要的依据。

一份记载着供应商基本信息的调查表是供应商数据库建立的基础条件。而定期要求供应商按照要求的格式填报供应商调查表也是了解供应商信息动态更新的重要手段。

2.3 对供应商进行实地考察

对供应商调查要求采购方或其聘请的第三方根据对供应商的生产厂区、产品使用现场、办公所在地进行实地走访。采购方的技术和商务人员应当同时参与考察，且考察必须具备相关生产材料知识、设备知识，熟悉生产制造过程。考察小组应根据供应商所提供的调查表内容，做好调查前的准备工作，如与供应商接洽，确定调查内容、时间、参加人员、路线等，在出发前形成完整的调查计划。

在调查过程中，要对供应商的生产规模、人员素质、原料准备、成品库存、主要生产设备的新旧程度及自动化水平、工厂占地及厂房面积、质量管理体系、质量检测设备完备程度以及主要业绩等具体情况进行深入了解。在调查结束后，应结合书面资料和实地考察针对所调查的供应商编写调查报告。考察小组应端正态度，以良好的职业道德和专业素养认真完成考察任务，实事求是写出调查评估报告，将其作为未来工作的有效依据。

2.4 科学制订供应商选择计划

供应商选择计划应包括3个要素：①潜在供应商名单，即参与采购活动的供应商名单；②供应商选择方式，公开招标、邀请招标、竞争性谈判与议标等；③采购时间表，包括发标、收标、定标和合同签订时间等。制订此项计划的目的在于在之前供应商考察的基础上通过规范的流程选取最适合的供应商。营造有利于采购方的竞争环境，增强采购工作的灵活性，降低采购风险和成本。在保证质量和供应时间的前提下，最大限度地降低采购成本，做到依法合规。

在采购计划制订过程中应注意如下问题。①潜在供应商名单的制订是根据前期供应商调查表、考察报告、行业排名、采购方经验来确定的，应选择经营状况良好，信誉良好的生产制造厂家，尽量避免商投标。②在采购方式的选择上应首先符合国家法律法规要求，符合企业内部管理制度要求，综合考虑采购效率和采购成本，选择最合适的采购方式。③采购时间表应考虑法定招标时间限制、企业生产需求时间、供应商生产周期、运输时间等因素，科学合理排出时间表。

2.5 对供应商合同执行情况进行后评价

采购方应为每个供应商建立履约情况档案，在内部建立供应商合同执行情况评价体系。该评价体系应由采购方的供应商管理部门负责建立，生产和技术部门参与。在评价标准中应考虑到产品质量、供货周期、付款条件、售后服务与安全管理等因素，甚至包装细节、供应商对采购方要求的响应速度也要考虑在内。在合同执行完毕后，采购方要按照评价体系对供应商的表现进行后评价，这将是采购方未来进行采购工作的重要依据，也是供应商持续管理的必要条件。重点可以从以下六方面考核。

（1）产品质量：产品技术指标是否符合合同要求，质量管理是否完善，是否进行质量自检或第三方质量检验。

（2）供货周期：产品能否按采购方要求及时到达，过早到达可能会对采购方库存产生压力，而延迟交付则会耽误采购方的生产或者工期，造成停工待料的窘境，而供应商也将面临索赔。

（3）付款条件：供应商对预付款、质保金、付款进度的要求都是采购方考虑的重要因素。

（4）售后服务：供应商对售后服务期的承诺代表其对产品正常寿命的信心，所以产品售后服务期长短及供应商对产品更换、维修、专人保障等售后问题的承诺直接关系到采购方后续成本高低，所以也是衡量供应商优劣的一个重要标准。

（5）安全管理：对于需要现场进行调试安装的设备、有毒有害或易燃易爆原料，供应商的产品要符合安全标准，而且需要提供安全保障计划，原料要提供化学品安全技术说明书（MSDS），这些都是涉及生命财产安全的问题，不可忽视。

（6）其他要素：如包装细节、供应商相应速度等要素如果能得到很好的保障，则采购方会节省很大精力，专注于生产和建设，对于提升项目整体效率是有益的。

2.6 白名单与黑名单的制定

对于合同执行情况良好，有发展潜力和创新能力的供应商，应该将其纳入“白名单”，作为未来采购活动中优先使用的供应商。加强与白名单供应商的联系，共享技术标准，着力培养“白名单”供应商，在生产或建设中让供应商更早更多介入其中，为采购方提供更专业更具前瞻性的意见。这样不仅采购方可以获益，也能使供应商获得快速成长，双方可以结成战略合作伙伴，达到共生共赢的效果。

对于那些合同执行情况不佳，如不能按时交货、产品质量不合格、售后服务不到位的供应商，应在供应商后评价时对其行为造成的损失进行评估和记录。情节严重的确定列入“黑名单”。在后续采购活动中，避免仍黑名单上的供应商参与。重新使用必须按照标准严格进行重新评估，评估合格后方可恢复使用。白名单与黑名单属于企业内部资源，未经授权不得对外。如果从对供应商实施奖惩的角度，可以通过适当途径该名单。

2.7 通过信息化手段建立供应商数据库

目前，很多企业的供应商数据还是依靠手工记录工作表格的方式实现，在表格中包含了供应商的名称、供应物资或服务的类别、联系方式、主要产品或服务项目、业绩等基本内容。但手工工作表格在实际使用中更新次数极少，过期信息比较多，不便于查找，而且经常随着人员的变动和软硬件损坏导致供应商数据丢失。

借助信息化手段提高供应商管理水平是目前供应商管理的重要方向之一。建立供应商数据管理系统是其中的基础工作，该系统可以与企业的资源管理系统（ERP）集成，从需求开始分解采购任务，自动筛选出潜在供应商名单，而且可以方便快捷地查询所需要供应商的详细资料和参与采购活动的记录。其要点如下。①将供应商调查中获得的基本数据录入数据库，包括供应商名称、地址、电话、传真等企业的基本情况。②建立统一的物资、服务编码。这是数据库建立的基础。该编码就是供应商的产品代码，它可以由字母和数字组成，代表所有产品与服务类型，建立物资编码分类管理机制，通过物资编码管理物料及其背后的供应商。这样可以避免因同样的产品名称不统一而造成的数据库混乱。③将物资、服务编码与供应商相匹配。此项工作完成后，可以通过供应商查询其提供的产品和服务。通过需求物资自动筛选供应商也可以实现。通过与物资管理系统或库存管理系统的接口就可以实现对物资统一管理和库存的良好利用。

因此，通过信息系统可以建立和维护采购方自己的供应商数据库，保存供应商的相关信息，通过人机对话的友好窗口界面可以查询所需要的物资或服务的供应商，通过大数据分析能够积累供应商选择经验。此外，还可以通过互联网云技术，做到资料的永久保存和广泛共享，这是企业管理供应商的捷径。

3 结 语

供应商选择和管理，是采购管理工作当中一项重要内容，其管理水平的好坏直接影响产品质量，影响到企业的管理与发展，因此，需要在日常工作中不断总结和完善，从而提高整体管理水平，保证企业在激烈的市场竞争中立于不之地。

通过以上几点措施，企业可以系统地选择供应商并对其进行有效的管理，减少采购的盲目性，提高采购效率，使企业选到信誉好、实力强、价格低、服务优良的供应商。

主要参考文献

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