房地产纸质档案的保护与修复技术之我见
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近年来，我国房地产业的蓬勃发展带动和促进了房地产市场的完善与成熟，继《物权法》、《房屋登记办法》颁布实施后，2012年6月又颁布实施了《房地产登记技术规程》（以下简称《规程》）。它是我国建国以来房地产行业第一部行业标准，使房地产登记工作有了统一的规范和标准，并使房地产登记档案的存档范围较以往有了更为丰富的内涵。《规程》明确规定：登记申请材料应包括房地产登记申请书、身份证明、房地产权利来源证明材料、房地产自然状况及登记簿记载的其他事项发生变化的证明材料等。登记审核材料还包括询问笔录、实地查看材料、登记审核结果材料、其他证明材料等，房地产登记档案的完整与安全关系着产权人的切身利益。如何加强档案的管理与修复，最大限度地延长档案寿命，使之更好更有效地为社会各界服务，成为从事房地产档案管理工作人员的重要课题。
蚌埠市房地产产权市场管理处档案馆现存房地产档案70余万卷，归档工作从接收、立卷、编号、装订、入库、上架等，执行严格的立卷及整理程序。
档案人员将移交的每件登记所形成的材料立1个卷，并采用按归档流水号制定编号规则。同时，纸质归档应符合两条基本规定：一是登记工作完成后，应将列入归档范围的材料收集齐全，并应按《规程》的有关要求及时归档、检查验收、保管利用；二是归档的材料应为原件或经工作人员审核比对确认的复印件；不能提供原件的，应当提交经有关机关确认与原件一致的复制件。不符合要求的，不得接收。
整理档案时，卷内材料的排列顺序为：目录、结论性审核材料、过程性审核材料、当事人提供的登记申请材料、图纸、其他、备考表。卷皮与档案盒项目的填写采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。卷内材料统一向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际为12.5mm，并在材料左侧采用线绳装订。卷内材料与卷皮装订在一起，做到整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。纸质档案整理装订完毕，消毒除尘后入库，上架。
二、房地产登记纸质档案的保护工作
房地产档案保护工作的基本任务是维护档案的完整与安全，维护房地产交易要件、资料的完整及其历史联系，做到质中有量，量中求质。为了更好地维护房屋产权人的合法权益，在档案不丢失、不泄密的安全基础上，还要按照其形成规律，整理成为有机联系的整体，不能随意丢弃或分散打乱。经过多年的工作实践，蚌埠市房地产产权市场管理处档案馆总结出不少既符合自身长久保存又利于有效利用的“护档心得”，特别注意的主要有以下几个方面：
1、在交易过程中所提供给客户填写的申请表、合同均统一采用造纸原料和造纸工艺比较上等的白纸；各类身份证明、婚姻证明及传真要件全部要求使用防静电复印纸进行复印；房地产权证、他项权证等统一使用北京制钞厂特制的防水防折材料制成，新版的房地产权证书上可打印二维条形码信息，通过扫描即可查询、识别真伪和房屋相关信息。
2、由于铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔、复写纸的字迹容易发生扩散或退色，在交易办理审核过程中，严格要求客户申请或签字时，使用黑色钢笔或水笔填写；而给客户按手印或盖私章的快干印泥，也要充分考虑色素成分与纸张结合方式的耐久性，采用含高性能表面活性剂的不溶性颜料，不仅耐储存、不挥发，而且使用后能快速渗入纸张里层。
3、档案库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房温度应控制在14℃—24℃，相对湿度应控制在45%—60%；档案密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿；应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂，灭菌杀虫；档案库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品，应安装防火及防盗自动报警装置并定期检查，杜绝一切影响档案安全的事故隐患，防患于未然。
三、房地产登记纸质档案的修复工作
1、实质与原则
房地产纸质档案的修复是对档案载体——纸张的保护，其实质就是保护档案实体的物理结构及理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量处长其物质形体的“自然寿命”。目前我国大多数房地产交易部门所保存的档案为纸质档案。在后期整理和保管过程中，由于受到理化因素、有害生物或人为因素的影响，使这些纸质档案或有破损毛边、或字迹不清，纸质很差或幅面过大而无法装订，或在装订处写有字迹。在档案整理装订过程中，如果直接对这些档案进行修剪，往往会造成档案中资料要件等有用信息的缺损、脱页、甚至遗失，对档案安全完整与有效利用造成不小的威胁。因此，在档案立卷装订前，必须要对不符合要求的归档文件进行必要的修复，其必须遵循的原则是：
（1）修复中采用的各种材料、方法对档案制成材料不能有损害，应有利于延长档案的寿命。
（2）保护档案的原貌。档案是历史的原始记录，在修复过程中，不能丢掉片纸只字，不能涂改字迹，不能损坏档案上的任何历史痕迹。
（3）使用的修复方法要事先经过试验，确有把握，才能着手修复。修复前如不先行试验就贸然行事，则有可能发生损坏档案的事故，造成不可挽回的损失。
2、内容与技巧
（1）剔除易锈蚀的金属物
房地产销售合同、协议、契约以及房屋交易办理过程中为防止发票等重要材料遗漏而使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，长时间暴露于空气中，容易锈蚀，使档案受到损害。因此，材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁。
（2）修裱破损文件
对于破损的或幅面过小的材料，在不能用修复加固的方法恢复和提高强度时，就要采用修裱技术，即对破损档案进行“修补”或“托裱”，使其强度增加，以延长档案的保管和使用寿命。1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，并注意排列顺序应是原件在前，复制件在后。
托裱前要检查文件字迹的耐水性，根据字迹的耐水性情况确定托裱方法。我们目前在工作中遇到的房地产档案大部分采用的是湿托，即先把粘水轻刷于文件上，再裱上托纸。具体做法是：将需要贴边的文件左侧或破损处的后背边缘刷上一层薄薄的粘水，粘水的多少以保证能将纸条粘牢所用最少量为佳，并要求用力均匀，将纸条贴在文件需修裱处。若档案文件同时需要加边和托裱，应先贴边后再托裱。贴边纸条应不超过3.2CM，其搭接宽度为0.2—0.5CM之间为宜，然后盖上备用白纸用手来回按压以保证二者牢固地粘在一起，待完全干了以后再装订。
（3）复制字迹模糊或易退变文件
归档文件字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素，如果档案字迹发生退色、扩散而变得模糊不清时，就会影响档案的有效利用。在工作中，对于字迹模糊或易退变的纸质文件，一般采用复印的方法进行复制。另外，墨粉浓度不宜太大、颜色不宜太深、采用单面复印、并选择符合标准宜长期保存的纸张等几个方面都是复印时需要注意的。
（4）超出标准尺寸的纸张折叠
在房产交易过程中，会收集到某些特殊形式的纸质要件，如房屋的图纸、航测图、早期的房屋销售合同、拆迁合同等，由于幅面较大，大大超出了A4纸张的标准尺寸。为方便文件装盒，必须要对超大纸张加以折叠。折叠时，应按A4大小折叠整齐，并应预留出装订边际，且不能轻易剪掉任何有用的信息。要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。当文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持平整。