简论档案管理工作中的问题及解决

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摘 要：档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，要充分认识到该项管理工作的巨大作用。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，要在人力、物力、财力等方面给予大力支持，同时，档案是信息的重要载体，是主要的信息源，管好用好档案，对资源开发起着重要作用。本文重在讨论什么是档案管理工作、档案管理工作面临的问题和如何解决这些问题，

关键词：档案管理；问题；对策

档案管理工作主要是以行政机关产生之文书经归档后之管理和应用为范围，以档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的为主要活动的工作。档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好档案，用好档案，对资源开发起着重要作用。在一个单位中，档案管理无疑是单位有序、协调、高效运行的有效保证。

一、什么是档案管理工作？

档案管理工作就是利用科学的原则与方法管理档案。档案管理工作主要包括：档案的征集、整理、保管、鉴定、编目与检索、编辑与研究、统计与利用的服务。具体解释为以下几点：

1、收集档案工作

为了解决档案的分散和档案的集中利用之间的矛盾就形成了档案管理中的收集工作。

2、整理档案工作

为了解决档案的零乱和管理、利用的系统化之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。

3、鉴定档案工作

为了使有保存价值的档案得到优先的保管，并能发挥出更大的作用，以满足需求，就形成了档案的鉴定工作。

4、保管档案工作

根据社会利用的需要，为了解决档案自然寿命的有限性和社会长远利用需要之间的矛盾，就形成了档案的保管工作。

5、编目检索档案工作

为了解决档案排放的单向性排列和社会多样需求之间的矛盾，以及提高档案的查找，就形成了档案的编目与检索工作。

为了满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料，这就形成了档案的编辑与研究工作。

7、统计档案工作

对档案及档案管理的状态进行数量分析研究，这就形成了档案的统计工作。

8、利用档案工作

对档案进行法人一系列的管理活动，目的就是为了发挥档案的作用。通过各种方式，向用户提供相应的档案材料，这就形成了档案的提供利用工作。

尽管档案管理工作是一项机密性、政策性、专业性较强的工作，但是很多管理部门没有充分的认识到该项工作的重要性。从目前来看在很多单位档案管理工作还存在着很多的不足。

二、目前档案管理工作中存在的问题

1、对档案管理的工作不够重视

长久以来，很大一部分人甚至是一些领导干部认为档案管理工作就是看好档案，不丢失，不泄密。认为档案工作既不是单位的主要工作，还不能给单位创造经济效益，仅仅就是简单的档案保管工作。以上这些轻视档案工作的思想表明了目前还有很多人对档案工作缺乏了解，并且忽视档案工作重要作用。

2、档案管理水平不高、力量薄弱、手段落后

在很多单位中，从事档案管理工作的人员大部分都没有经过专业的档案管理知识的培训，对档案的管档要求、重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务都不是很了解，收集档案的意识淡薄。特别是在很多单位中，档案管理人员都是兼职人员，投入在档案管理工作的精力不足，所谓的档案管理工作就是将材料放入档案盒中，没有及时的整理归档，严重影响了单位的档案管理水平。

3、档案管理的硬件环境设施不齐全

现在，很多单位档案管理的硬件环境设施不够齐全，对档案管理必须要的条件没有解决落实，比如没有专用的档案室、档案室狭窄、潮湿，档案材料产生霉变、虫蛀，影响了档案的美观整洁及保存，甚至有的管档单位连必备的切刀很统一的档案夹等都无法配备齐全。

三、如何解决档案管理工作的现状？

1、提高档案管理人员的素质

档案管理工作的从事人员首先需要的是具有高水平的档案管理专业知识人员，并且要作风正派，有责任心。要不间断的对档案管理人员进行教育和培养，充分发挥他们的工作积极性和创造性。单位要经常专门针对档案管理人员进行专业水平培训。让档案管理人员真正能掌握科学管理档案的原则和方法，提高档案质量和工作效率。使档案工作更科学实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2、健全档案管理制度。

要想建立完善的档案工作就必须遵照以下制度：

（1）档案管理的规章制度要体现合理性、科学性。要结合单位的实际建立档案管理规章制度，并能适应单位档案管理的需求。

（2）简明实用。制度必须是可操作的、简便易行、方便实用、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的作用。

（3）坚持制度约束双向性。既能约束领导又可以约束职工。因为领导将影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。

（4）坚持制度执行严肃性。档案管理部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行中，要做到有功必赏、有过必罚。

3、改进与完善档案管理功能。

在现代，应对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原来有的重要部分应予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位的需求，从而更好地为单位服务。

4、采用信息化管理手段。

信息化管理是当今社会发展的一大走向，这也对档案管理工作提出了新的要求，那就是尽可能地利用新手段提高档案工作的效率和水平，实现档案信息化管理。可以利用现代信息技术进行档案信息资源的采集、管理和提供服务。同时，还要注意系统输出的档案信息经过与外部环境作用后，输出的效果回复到档案信息化系统中，由此进行档案管理中的各项工作内容和规章制度进行再次调整。很多单位计算机已经进入了档案管理工作中，因此，实现档案管理工作的计算机化理势在必行。

综上所述，档案作为一种信息资源，是一种无形的资产，在各方面正积极地发挥应有的作用，规范化和科学化的档案管理，是一项重要的基础性的工作。在新的历史条件下档案管理工作必将紧紧联系着时代的发展要求，从观念上更新采取有效措施，积极探索现代档案管理工作的模式，促进社会主义的和谐建设。■

参考文献

1、李多，市场经济下的信用档案及其管理利用，安徽大学，2008年

2、吴宝康，档案学研究中的一些想法，档案学通讯，2006

3、何振，敢向路在何方与我国档案学的危机与契机，北京档案，2008

4、魏莉，论我国档案学研究的变革，山西档案，2006

5、李淑香，年轻化・知识化・专业化，中国档案，2007