电算化会计信息系统内部控制论文
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随着计算机的发展,计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用。会计全面实现电算化成为必然趋势,国家财政部根据经济发展和信息化进程的需求提出,到2010年要使我国80%的基层单位实现电算化会计。但随着电算化工作的普及和深入,有关电脑系统的舞弊案件时有发生,这主要是电算化对传统手工会计信息系统的内部控制带来了一系列影响。这就要求我们必须适应电算化的特点,在电算化的环境下,建立强有力的内部控制,以保证系统的安全可靠。本文主要对电算化会计信息系统内部控制存在的问题和策略进行研究。
一、电算化会计信息系统对内部控制的影响
内部控制包括内部管理控制和内部会计控制。电算化会计信息系统的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。计算机技术在会计领域的应用,一方面带来了巨大的效益,同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。由于信息处理工具、操作程序等方面的差异,电算化给会计信息系统内部控制主要带来如下几点影响:内部控制的重点由原来的单纯对人的控制转变为对人、机的共同控制;内部控制的形式已经由原来的制度控制转变为制度控制和程序软件共同控制,部分交易几乎没有“痕迹”,数据保存介质是磁性介质等等。由此引起失控而造成损失的案例增加,给内部控制带来一定的难度。
二、实现电算化会计信息系统内部控制的目的
内部控制是单位为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全和完整,防止、发现、纠正错误和舞弊,保证会计资料真实、合法和完整而制定和实施的政策与程序。电算化会计信息系统内部控制的目的包括以下几个方面:
⒈维护企业资产安全和完整。任何一个企业都有自己的资产,如果没有一定的措施加以保护,则会由于浪费、贪污盗窃等行为,而使资产蒙受损失。建立一定的内部控制制度,采取必要的措施就是要防止企业资产流失。
⒉保证会计信息的准确、完整和可靠。会计信息是反应企业经济活动状况的数据资料,它包括各种会计记录、账册、会计报表等。会计信息必须准确可靠,这不仅为企业外部的有关部门所需要,而且也是企业内部改善经营管理的需要。建立适当的内部控制制度,可以保证会计信息的准确可靠,进而提高管理决策的正确性。
⒊有效地考核、评价各部门的工作业绩。在企业内部制定必要的控制制度,明确职责分工,不仅有利于企业各项方针政策的贯彻执行,而且也为考核和评价企业、甚至每个职工的工作业绩提供了依据。
⒋促进经济效益的提高。根据企业总体目标建立的电算化会计信息系统内部控制制度,其最终的目的在于促进企业经营管理活动合理化,改善经营管理,提高经济效益。
⒌保证企业财务活动的合法性。任何一个企业的财务活动都必须遵守国家的相关政策、法规的规定,建立适当的内部控制制度,可以保证企业财务活动的合法性,减少或杜绝企业内部各种违法违规操作。
三、电算化会计信息系统内部控制存在的问题
⒈领导重视程度不够。现在,不少单位开展电算化会计工作的一个重要障碍是领导对电算化的认识不足和观念陈旧。据了解,一些单位的领导视电算化会计为一种赶时髦的装饰和摆设,只是为了应付会计上等级或评什么先进的需要而装门面,完全忽视了其管理的功能和提高效益的作用;一些单位领导满足于现有的手工核算方法,对计算机和先进技术缺乏信心,认为计算机还是信不过,靠不住,不知什么时候会出问题,出了问题不好处理;还有一些单位的领导抱着先等等,再看看的心理,认为电算化会计让别人先搞,等大家都上了再跟着。这些观念和认识大大制约了我国企业电算化会计的发展。
2.会计从业人员整体素质偏底。会计电算化会打破企业财务部门原有的组织格局,财务部门的工作人员,担心自己会被转岗或下岗,对电算化的实施持反对态度,而不是积极学习,主动接受,使得电算化工作在财务科内部难以展开。而一旦电算化系统的运行与手工不符,或试运行中出了差错,就立即对电算化本身加以攻击,而不是帮助解决问题。
3.通用会计软件安全控制功能不完善。会计软件的质量是电算化会计工作的基础,决定着电算化工作的质量。企业目前使用的通用(商品化)会计软件存在着诸多的问题和不足。
⒋电算化会计基础管理工作不完善。财政部要求采用计算机替代手工记账的单位需要具有完善的电算化管理制度,但企业在实现电算化后没有按要求制定包括严格的上机操作管理制
度、硬件、软件管理制度和会计档案管理制度等内容的明确的、成文的内部管理制度。对电算化的内部管理仍是按照手工记账的管理办法使用原来手工系统下的财务制度,从而使基础管理工作滞后。
⒌电算化会计内部审计监督不到位。内部审计是内部控制的重要措施。内部审计人员应对电算化会计系统的管理及控制制度进行研究和评价,指出其薄弱环节,提出改善意见,促使被审单位加强电算化会计系统的管理和控制,但是,企业对于电算化会计系统缺乏有效的内部审计监督制度;企业的内部审计人员专业素质不足,不熟悉电算化会计系统的特点和风险,不了解电算化会计系统应有的内部控制,更不熟悉如何对电算化会计系统进行审计,从而导致电算化会计系统未能得到有效的内部审计监督。
四、电算化会计信息系统内部控制策略
针对电算化会计信息系统内部控制存在的问题,我认为主要做好以下几方面的工作。
⒈加强领导的重视程度。电算化会计信息系统的开发和发展必需经过有关领导的认可和授权,因为领导是一个单位的决策者,没有领导的支持,电算化会计系统的开发和发展就难以实施。只有领导亲自抓,才能统筹规划、周密部署、保证所需资金、有效的协调单位内各个方面共同做好电算化会计工作,使电算化工作能协同一致地顺利开展。
⒉提高会计人员的素质。电算化会计信息系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训,提高使用人员对系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。培训不仅仅是系统的操作培训,还应让其了解系统投入运行后新的内部控制制度、电算化会计信息系统运行后的新的凭证流转程序、电算化会计信息提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前景等等,不断提高会计人员的素质。超级秘书网
⒊会计信息系统的安全控制。是指使用各种方法保护数据和计算机程序,以防止数据泄密、更改或破坏,主要包括:硬件安全控制;软件安全控制;网络安全控制;病毒的防范和控制等。
⒋职能控制。是指企业建立起一整套内部控制制度,以加强和完善对会计信息系统涉及的各个部门和人员的管理和控制。职能控制包括:组织机构设置;职责划分;上机管理;档案管理;设备管理。
⒌操作控制。电算化会计系统的操作是电算化会计的主要工作,操作控制包括:业务发生控制;数据输入控制;数据通讯控制;数据处理控制;数据输出控制;数据存储和检索控制等。
⒍内部审计控制。内部审计是内部控制系统的重要组成部分,也是加强单位内部控制的一个有效手段,内部审计在某种程度上可理解为对内部会计控制的再控制,对内部会计控制环节的检查、监督、评价是通过内部审计来完成的。在电算化会计系统中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计主要包括:对会计资料进行定期审计;审查机内数据与书面资料的一致性;监督数据保存方式的安全、合法性;对系统进行各环节的审查,防止存在漏洞;检查和监督内部会计控制制度的建立和执行情况。
总之,任何内部控制总存在一定风险,不能完全依赖。IT技术的发展,推动着会计信息系统网络化的进程,同时,电算化会计信息系统又逐渐成为企业资源管理信息系统的组成部分,新形势下如何建立健全电算化会计信息系统内部控制制度对我们来说将是一个永恒的课题,有待我们不断地去研究和探索。
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