大数据时代医院人事档案管理信息化实现路径
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[摘 要]随着我国经济的不断发展，科技也随之进步，计算机网络技术在各个领域中被广泛的应用着，对于很多企业而言，实现信息管理化可以有效的进行人事管理。近些年，我国的医院规模在不断的扩增，工作人员的数量也逐年上涨，尤其是一些编外人员，这样的状况为医院的人事管理方面带来了一些挑战，对于提高医院的人事效率可以引进信息化管理。本文主要分析基于大时代的数据下，医院人事档案管理信息化的实现路径。
[关键词]医院 人事档案 信息化管理 实现
中图分类号：G21 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0340-02
引言：我们如今处于一个大数据时代下，对社会的经济、政治、文化都有着深远的影响，基于大数据时代人们面临着新的挑战与机遇。在现代的医院管理中，大数据时代对完善目前医院的人事管理具有很好的推动作用，在大数据时代作为基础下，运用现代的信息技术，增强医院的人事管理，并且主要完善创新医院的人事档案管理制度。在以下的文中做出了详细的介绍。
一、大数据时代的概念
最早的大数据时代是由知名的咨询公司的麦肯锡提出的，大数据在生物学、物理学、环境生态等方面都有着重要影响，在金融、通讯等领域的应用已经存在一段时间了，但是因为信息行业与互联网迅速的发展引起了人们的关注。大数据作为互联网、云计算等高科技以后又一颠覆性的技术发展。云计算主要是为数据提供访问的路径与场所、保管，而数据才是具有价值的资产。在企业的内部通过互联网实现人与人之间的信息交互，经营信息、物流信息属于互联网中的商品，它的数量远远的高于一个企业的IT构架和基础设备的承受力，实时性的需求对于已有的计算能力是得不到满足的。怎样的把数据资产盘活起来，使其为企业甚至国家的治理上以及个人的生活方面，都是大数据的中心议题，也将是云计算内在的核心与完善出创新的方向。
二、档案信息化的意义
医院里面的人事档案是最早的信息资源，对于医院的内部工作、管理决策工作以及人员调动方面的管理工作具有着很深的影响。实现医院人事档案的信息管理化是促进医院持续发展的前提，也是依据当今社会对于医院发展的必然需求。伴随着企业的人力资源管理思想的不断创新，国内医院的医疗体系在逐渐深入，对于人事档案管理的重要性逐渐露出锋芒。加快信息化管理是将人事档案信息化发挥到最大作用的基础条件，推动资源最大化的作用。所以，对于医院内部的人事档案的管理工作的推进具有重大的研究意义。
根据医院内部的局部网络的构建一体化的工作领域，不仅仅能够快速的实现档案资源的传递、、存储、资源共享等，减少工作者的任务量，同时保证着新的信息内容能够高效进行更新，提高信息的有效性。医院借助着构建好的一体化系统，运用权限管理，建设电子一体化的查询环节，来节约医院的经济成本、人力资源、物力资源等，还可以使医院的人事档案存储在软盘、优盘、光存储中，这样便节省了档案所占据的空间。医院在选择系统时，应该要保证该系统的科学、安全、合理的管理系统，来避免对于资源内部信息的泄露，来加强医院的管理制度。
三、人事档案管理信息化系统建设
人事档案信息化的管理包含着人事档案的数据整理、收集、存储等，在建设人事档案数据库时，应该注意人事档案安全化管理等。
（一）数据收集
人事档案的数据整理与收集是实施人事档案信息化建设的前提条件，也是信息化建设的中心内容。第一，要保证所收集的资料具有准确性，在对于档案资料录入之前要保证所录入内容的准确性，可以利用专业的人员进行该项工作；第二，要对不同法的档案在录入时进行分类，对于纸质的档案要进行收集整理采取手工录入的方式，对于电子的光盘内或是优盘以及其他的存储方式里的数据都要对数据进行转换，在完成转换以后在录入该系统内；第三对已经录入好的数据资料进行整理与检验，可以将人事档案依据级别来进行加密，可以分为不同的类别，其中包含部门、时间、级别，这么做可以有利于以后数据的阅览以及统计等。
（二）系统设计
对于人事档案的管理系统设计要依据平时的工作流程来设计人事档案管理，要明确系统内的数据流程和业务流程，人事档案存在的总体任务在于相关人员对于档案的整理与收集、归还与借阅等行为的操作，其中包含打印查询、生成报表、统计汇总、系统维护等。
（三）网络化的安全管理
关于人事档案的存在是会涉及到个人的机密信息的，实施网络化的管理可以设计一个安全性比较高的信息化管理系统，安全作为人事档案的关键，因此首先应建立不一样的管理权限，对于人事档案管理的权限包括三种：机密、秘密、普通，C密的目录只会针对于本人开发，而档案资料是连本人都不开放的，如果想要查询一些资料，需要获得授权才可以；秘密级别的目录对所有人开放而档案的查询是只针对于本人开放的，如果非本人想要查询原文，需要获取赋权申请；普通信息的目录对所有人都进行开放，对于档案内容每一人都可以进行查询。其次，就是保证信息的机密性在传递过程里，需要对必要信息进行加密，因为只有这样做才会使别人在窃取了机密的信息以后，也是无法查看的，以此来对信息安全进行有效的保障。
四、医院人事档案管理信息化现状
（一）传统管理方法受到挑战
如今，长期以来的任用的人力资源分配制度已经被聘任制度所代替掉了。对于人员的流动情况越来越多，出现了广泛的“人档”分离的状况。在市场的经济体制的引导下，许多人事单位对于人事档案的管理越来越薄弱，人事档案存在的意义渐渐的失去了原本的作用。然而转档的手续非常的负责，因此部分工作者会放弃对于档案的转换。如今，许多医院为了纳入一些应用型人才，一般会采取软引进的方法，可以不需要有个人的人事档案，只要签订聘用的合同即可，表明双方的义务与履行的权力，就简单动的确定劳动关系。在另一方面，存在着防止人才流失的医院，在档案方面设卡，以扣押人事档案作为阻止人才流失的方式，因此出现了严重的弃档情况。
（二）档案的真实性受到质疑
对于人事档案管理的中心是保证所存的材料的合理性、真实性、科学性。而在现在的人档案的管理上，会出现档案流失的情况，甚至出现了造假的现象。有一些人或者是部分医院为了避免一些没有必要的麻烦会选择更改档案或者是隐瞒事实，作假的材料，把不真实的信息放置档案中或者是在原有的档案材料上进行更改，使人事档案的信息存有缺陷，没有可信度而言，这肯定会是用人单位处于一个被动的现象。尤其是在医院对人员录用是会发现有先用人后调档的状况，等到出现问题的时候发现已经晚了，想要在处理时会发现有很多的问题，不能进行解决。
（三）传统的人事档案收集范围、内容与现代人事信息的需求不符
医院的人事档案管理的核心人物是对有价值信息收集，在目前的档案会留有大多数陈旧的材料，不再能客观准确的反映出一个人的综合素质方面的信息。这些既不能作为提升、选拔的条件，也不能成为医院广纳人才的参照。在近些年里，人事制度的完善可以真实的体现出工作人员的德行，具有参照价值，例如在竞聘、门诊、创新以及病人的满意度等方面，没有及时的填进人事档案中。
（四）人事档案资料的保密性会限制管理与发展
国家的有关规定明确表示不可以对档案的内容进行泄露，任何人都不可以借阅或是浏览本人及其直系亲属的档案资料，要对于档案资料做到绝对保密，本人也是没有权力直接查看的，大部分人在一辈子里也许也不会与自己的档案见到面，在档案里存在的问题和保管情况是无从所知的，如果发生问题，会为当事人带来很大的麻烦与损失。关于人事档案的封闭式管理，会产生一定的局限性的，在某一程度上制约了人事档案的作用发挥，在很大的程度上是不会满足社会化应用的需要的。
（五）人事档案的资料分析整合少，利用率低
医院的人事档案的资料包含了所有医务人员、科研与管理人员的长期参与活动的成果，存在着很高的利用价值。但是在目前，大部分的人事档案都只提供基础的应用方法，例如对于纸质档案资料的查阅，它的利用领域是比较小的，档案信息的服务是处于被动的主动服务情况，不能有效的为医院的教、医和管理服务。只有在提升医院的预测研究与综合分析，这样才会更多的信息、意见与建议，才能高效的将人事档案的作用发挥到最大化。
五、现状产生的原因分析
（一） 管理机制与管理方法不健全
体系落实的不够彻底，管理还不够严格，在人事档案的管理方面依旧缺乏活力与生机，并没有一个统一的管理制度。传统的医院人事档案的管理手段是注重管理，轻视服务，手段复杂，不易实施，现代化的管理水平比较低下，处于一个滞后的进程里。虽然有很多档案管理部门有实行一些制度，但是落实在实际中没有多大效果，例如在查阅时手续不全、不登记、不回复回执单等状况的发生，在材料上任意涂改、删掉的情况多的数不胜数。另一方面，依据人事改革的不断加深，关于档案材料的收集与管理及应用上都在发生改变，一部分陈旧的、不适应社会发展的制度，都是亟待完善创新的。
（二）思想认知不到位
在医院的人事管理工作的开展中，人事档案是属于一种用时是主，抓时是辅，如果忙起来还会丢掉的情况。有两方面的原因：一是领导层对其不够重视。医院的领导们对于人事档案的管理上的人员配置较少，库房建设较仓促以及投入的资金较缺乏、不深入研究等。在许多的医院对于人事档案管理的工作都是兼职人员来完成的，对于档案管理的工作没有专业能力，对于处理一些专业的业务不精通，还会存在很对杂事，也无法集中精力的去完成工作。二是档案的工作人员责任心不强，有很多工作者认为这份工作不重要，经常做一些身在其位，不做应该做的工作，既不注重存档，也不将资料规范的搁置，也不加强自身的管理手段。在工作中图省事、省时，不按照相关规定去执行。
（三）没有建立现代化服务思想
医院的人事档案所要服务工作是很单调的，一般情况下服务的是领导与管理者。服务的手段比较陈旧，只限于在纸质材料的查阅，跟不上信息化建设的脚步，更不能实现网络检索与建设，不会达到资源共享的目标。
六、医院人事档案管理信息化的优化对策
抛弃陈旧的采用手工处理的模式，运用计算机网络进行信息存档，可以有效的实现信息统计、查询、存档、探究。为医院的管理者提供准确的信息资源，建立开放式的信息系统，将资源利用发挥到最大化。
（一）实现计算机管理
因为我国科学技术的不断发展，网络技术的应用达到了广泛的运用，在医院打内部已经在应用计算机网络开始人力资源管理工作的开展了。运用计算机管理可以减少相对于手工管理的误差，减少工作人员的任务量，节约时间，提高管理的效率，使档案管理更加的规范化。将人事档案的信息保存在现代化的介质中，可以提高资料的完整性，并且延长档案的运用时间，来节约资源。在某些医院里已经将人事档案管理趋向于网络微机化了，参照现代的网络，通过网络平台对于资源的输入可以在网上实现，进一步加大人事信息的管理，除此之外，可以运用远程技术对于资源交换，最终达到资源共享的目的。
（二）建立完善的信息系统
医院内部的工作人员应先建立一个基本的体系概况，构建一个根本的信息资源的数据库，进行各种人事档案的录入，然后在利用发达的网络系统，通过建立有序的建设，完整的系统。资源的收集是建立完善的信息管理系统的核心，要合理化、规范化的保障医院内部的人事档案处理与信息采集。保证资源的完整性是系统的前提条件，为此医院应该加强投入力度，促进信息系统功能的提升，将完善的工作制度进行广泛的应用。
（三）建立人事档案管理数据库
在建设系统的过程里，不但需要购进好的技术设施，还要重视对于资源系统的利用，可以高效的收集信息资源，通过对资源的管理与开发，来实现运用目标。医院内部构建专业的人事n案都额数据库，并且增大使用范围，提供广泛的服务。档案信息数据包括包含的内容有员工的基本信息、工作经历、薪资待遇等，需要把管理层人员的名字、性别、年龄、职务等经历全面的、详细的录入到计算机管理系统中，在有需要时在调动该员工的信息与档案，可以直接的输入姓名，即可获得全部的信息资料，可以提升检索效率。
（四）保证信息的安全
关于医院人事档案的信息化管理，不仅要对信息所要应用的期限有所保障，还要避免个人档案信息的破坏或更改。信息化的档案管理系统是否安全是保证信息安全的关键，医院的内部在进行人事档案的分类时一些长期存储的资料要及时的复制保存，通过介质的引用，来避免信息出现丢失的情况；有一些不需要变动的信息只要刻成光盘进行保存即可，避免一些没有必要的更改。在医院资源共享时，含有价值高、保密性大的资源，需要提高它的安全性，比如在设置系统恢复功能与增加管理等级时。人事档案信息的管理应该利用数据备份和防火墙等现代化的技术。
（五）保证人事信息的准确
在医院的人事档案的信息化管理的最终目的是提供更出色的服务，为医院的长久发展提供基本保障，可以使医院的管理方面更好的利用网络技术来代替传统的录入方式，让信息查阅的工作可以更加的便利化，档案数字化得到全面的应用。如今，国内的许多医院都建立了独立的信息网络系统，该网络与教育科研网、互联网等进行有效的连接，为医院档案提供对外服务作用，也是对实现资源共享的关键。使用网络化的信息技术手段，医院的内部可以构建档案自动化管理系统，使其拥有清晰明了的界面，支持Noverll、UNIX等任何的处理方法，扩增应用的功能，为有需要的人员提供便利的服务，因此提高了医院档案的管理水平，将资源的作用发挥到最大化，为医院的持续发展提供保障。
结束语
在基于大数据时代下实现医院内部人事档案管理信息化可以加快对人事信息实现共享的速度，可以提升人事档案的应用价值，可以减少人事档案的管理费用。因此我们要建设好人事化信息管理系统，加大人事档案资源的利用，全面开展对于人事档案管理者的培训，加强对医院内部人事档案管理的重视，只用这样使医院真正的走向人事档案管理的信息化，尽可能的使每个人的人事信息能够保证真实的、全面的、客观的，积极对人事档案进行深入研究与利用，将其作用发挥到最大化，来促进医院的蓬勃发展。
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