轻松添加分页小计

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在制作材料清单、工资表、采购记录、项目报价表等页数较多的数据表格时，为了方便查看，往往要求在打印出来的每一页表格页末有一行分页小计对本页数据进行合计，最后一页除了分页小计外，还得再增加一行总计行用于合计所有数据。如果靠手工逐页插入分页小计显然不轻松，最要命的是在增加、删除数据行后还得重新打印排版。其实在Excel2010中要快速添加分页小计是很简单的，下面就来看看如何通过分类汇总的方法来实现。

给记录编页码

例如用Excel2010打开要添加分页合计的“工资表”，单击“页面布局”选项卡下的“打印标题”，在“顶端标题行”中输入$1:$3，确定后即可让1~3行的表题重复出现在每一页上。然后在表格右侧增加一列（J列）。在I2输入每页要打印的表格行数15（包含分页小计行），在J3输入标题为“页码”。在J4单元格输入公式为="第"&INT((ROW()-3)/$I$2)+1&"页"，公式中的-3为标题行数。选中J4双击填充柄（右下角的小方块）把公式向下复制粘贴到所有数据行，即可在J列显示各行所在页码（如图1）。

插入分页小计

选中表格区域A3:J172，切换到“数据”选项卡，单击“分类汇总”，在“分类汇总”窗口中设置“分类字段”为页码，“汇总方式”为求和。在“选定汇总项”中把需要汇总的页码、基本工资、全勤工资……等需要小计的项目全部选中，在此，页码一定要选中参与汇总。把下面的“每组数据分页”和“汇总结果显示在数据下方”两个复选项选中，确定后马上可以看到所有分页小计和合计行（如图2）。最后再选中J列，右击选择“隐藏”以隐藏J列，就可以打印输出了。

平常编辑时一般不宜有分页小计，对此只要选中表格区域单击“数据”选项卡的“分类汇总”，再单击“全部删除”按钮即可消除所有分页小计和合计。下次打印时只要再重新分类汇总一下，分页小计就又出现了。此外，若需要改变每页打印的数据行数，只要在I2中输入所需行数，然后先删除分类汇总，再重复步骤2的分类汇总操作即可。

若不希望I2中的行数被打印出来，可以将其字体设置成白色或把单元格的数值格式自定义成“;;;”。若需把第1页汇总、第2页汇总……等分页汇总名称改成分页小计，只要查找“第*页汇总”替换为“分页小计”即可。如果完全不想要汇总名称，只要在“选定汇总项”时不选页码，A则这些分类汇总名会显示在页码列中，可以随J列一起被隐藏。