试论内部会计控制及其局限性

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【摘要】 联系我国企业内部会计控制的实际，本文着重对内部会计控制的主要内容和方法及其存在的局限性进行探讨，旨在完善内部会计控制。

【关键词】 内部会计控制；授权；职务分离；保全；局限性

从某种意义上讲，在很大程度上公司失败系内部人内部控制和内部会计控制失灵，不能有效地识别、判断、化解、控制风险，从而导致公司经营失败。因此，健全和完善内部控制体系，强化企业内部会计控制是防范经营风险，确保经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率，促进实现发展战略的目标之必需。

内部会计控制是为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整、确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。在社会化大生产中，内部会计控制作为企业生产经营活动的自我调节和自我制约的内在机制，处于企业管理系统的重要位置。企业规模越大，其重要性越显著。可以说，内部会计控制的健全与否，是单位经营成败的关键。实施内部会计控制对保证会计信息的真实性和准确性、有效防范企业经营风险、维护财产和资源的安全完整和促进企业的有效经营具有重要意义。

一、内部会计控制的主要内容和方法

（一）授权批准控制

授权是针对某一大型业务或某项具体业务的政策决策，向经办部门或人员授予权力和责任的一种方法。授权分为一般授权和特别授权，一般授权主要是对日常业务活动的授权。这类授权通常以管理部门的文件规定一般易办理的条件、范围和对该交易的责任关系。如企业对各职能部门和职责的规定属于一般授权。该层次的授权过大，则风险不易控制，过小则效率降低。一般授权适用于经常发生的数额较大的交易，如赊销的价格表与信用额度。特别授权是对特定经济业务活动的授权，它适用于管理当局认为个别交易必须经批准的情况，如对于对外投资、资产处置、资金调度、资产重组、收购兼并、担保抵押、财务承诺、关联交易等重要经济业务事项的决策权，以及超过一般授权限制的常规交易，都需要特殊授权。这种授权只涉及特定的经济业务处理的具体条件及有关具体人员，且应保持在董事会较高管理层手中。无论是一般授权或是特别授权都应明确：

1.授权批准控制的内容。授权批准的范围，哪些业务和行为可授权；授权批准的层次，应该授权哪级人员执行，执行人员是否具备胜任能力；授权批准的责任，授权人和被授权人各自应承担什么样的责任；授权批准的程序，怎样授权，批准程序如何。

2.授权批准控制的基本要求。企业所有人员不经合法授权，不能行使相应权力，这是最起码的要求。不经合法授权，任何人不能审批；有权授权的人则应在规定的权限范围内行事，不得越权授权；企业的所有业务未经授权，不得执行；财务业务一经授权必须执行；授权人和被授权人，在授权范围内承担责任、行使权力；对执行情况的检查，是授权的核心，必须设计适当的程序，对授权执行进行事中检查、事后评估。

（二）职务分离控制

职务分离控制是指对处理某种经济业务所涉及的职责分派给不同的人员，使每个人的工作都是对其他有关人员的工作的一种自动检查。职务分离的主要目的在于预防和及时发现员工在履行职责过程中产生错误和舞弊行为。从控制的观点看，如果一位负有多项责任的人员在其正常的工作过程中就会发生错误或舞弊，并且内部控制制度又难以发现，那么就可以肯定他兼任的职务是不相容的，对于不相容职务必须进行分离，包括在组织机构之间的分离和组织机构内部有关人员之间的分离。

1. 职务分离的要求

（1）任何业务尤其是货币资金收支业务，绝对不能由某一岗位经办全过程，如：出纳与银行对账员、银行账记录员；（2）经济业务的责任转移环节，绝对不能由某一个岗位单独办理；（3）某一岗位履行职责情况绝对不能由其自己说了算；（4）任何权力的行使必须接受定期独立审查；（5）不能由某一个人完成两项作业，如会计中的出纳与记账，不能由一个人承担；（6）不能由某一岗位同时履行两项职责，如生产作业与生产统计职责不能由同一岗位去做；（7）不能由某一部门同时承担两个岗位，例如，销售与收款业务，必须由销售与财务部门分别承担。

2. 职务分离的主要内容

（1）业务授权与执行职务相分离，例如，供应商的确定与采购业务的执行；（2）业务执行与记录职务相分离，例如，货币资金的收支与记账、对账；（3）业务授权与财产保管职务相分离，例如，采购业务与验收；（4）财产保管与记录职务相分离，例如，仓库保管与记账员；（5）记录总账与明细账职务相分离；（6）经营责任与记账责任相分离，例如，销售业务与财务部门；（7）财产保管与财产核对职务相分离，例如，仓库保管与实物盘点；（8）对一项经济业务处理的全过程的各个步骤也要分派给不同的部门和人员来负责。

（三）预算控制

预算是基于资源的企业战略，市场机会与企业资源的最佳组合。预算是以企业战略为基础，引导企业资源优化配置的过程。如何运用资源比获得资源更重要，战略决定资源配置，资源配置决定企业的未来。公司资源的优化配置，是管理层的责任(受托责任)，管理层应以“实现资源所有者（即股东）的利益最大化”为己任。

预算控制应遵循的规则：1.有限资源的约束规则。预算以经营目标为起点，公司的资源是有限的，所有的预算须围绕公司的经营目标，资源和目标的平衡。2.投入产出规则。以投入产出为主线编制预算。3.全面控制规则。预算应涵盖公司的所有部门、业务和环节，包括管理高层，以货币计件的一切资源，均为预算控制对象。4.唯一控制规则。预算为资源投入的唯一渠道，没有预算的项目不得执行，除非调整预算。5.事前控制规则。投入的资源必须事先审核。预算编制与资源投入在时间和空间上的非同一性，一切活动受控于预算。6.重要性控制规则。“28规则”指以20%的成本，控制80%的预算。7.事后考核规则。预算执行一定要有执行后的考核。8.过程控制规则。预算执行是动态的，而非静态的，跟踪重要投入资源的过程和产出，检讨和修正预算。介入业务活动的控制是预算存在的唯一形式，在过程中修正（预算编制），在过程中控制资源价值（资源运用），在过程中控制价值目标（投入产出）；按既定的规则行事，先规则，后行动，规则面前人人平等，预算控制借助规则渗透在业务活动中，一切活动均为受控。9.执行批准规则。预算执行必须事先批准。10.文本化规则。预算申请必须文本化。11.调整规则。例外控制，预算项目间的动态调整：预算项目绝对增加，行为调整：预算减少不调整，哪个变动调哪个，无形定期调整或滚动预算；调整数据：追求判断的精确性而非预算编制的精确性；责任调整：利润责任承担者拥有调整的最终权力。

（四）文件记录控制

健全、完整、正确的文件记录，既是组织规划控制与授权批准控制的手段，又是企业保持工作效率，贯彻企业经营管理方针的基础。文件记录控制的内容主要有以下几个方面：1. 建立企业组织机构职能图和授权审批权限一览表；2. 建立全员岗位说明书；3. 业务程序手册；4. 统一会计科目；5. 统一会计政策；6. 凭证编号。

（五）员工素质控制

内部会计控制成败的关键，在于员工素质的高低。员工素质控制的目的，在于保证员工的忠诚、正直、勤奋、有效地工作，从而保证内部会计控制的有效实施。员工素质控制包括以下内容：1. 建立严格的招聘程序，保证应聘人员符合招聘要求；2. 制定员工工作规范，用以引导考核员工行为；3. 定期对员工进行培训，帮助其提高业务素质，更好地完成规定的任务；4. 加强考核和奖惩力度，应定期对员工业绩进行考核，奖惩分明；5. 对重要员工（如销售、采购、出纳）应建立职业信用保险机制，如签订信用承诺书，保荐人推荐或办理商业信用保险；6. 工作岗位轮换，可以定期或不定期进行工作岗位轮换，通过轮换及时发现存在的错弊情况，甚至可抑制不法分子的不良动机。

（六）实物保全控制

实物保全控制是指对实物资产的直接保护。主要内容有以下几个方面：1. 限制接近；2. 记录保护；3. 财产保险；4. 财产记录监控；5. 定期盘点。

（七）风险防范控制

企业在市场经济环境下，不可避免会遇到各种风险，因此，为防范规避风险，企业应建立评估机制。企业常用的风险评估的内容包括以下几个方面：1. 筹资风险评估；2. 投资风险评估；3. 信用风险评估；4. 合同风险评估等。风险防范控制是企业的一项基础性和经常性的工作，企业必要时可设置风险评估部门或岗位来专门负责有关风险的识别规避和控制。

（八）内部报告控制

为保证企业内部管理的时效性和针对性，企业应当建立内部管理报告体系。内部报告体系的建立应反映部门（个人）经管责任，符合“例外”管理要求，报告形式和内容应简明易懂，并要统筹规划、避免重复。内部报告要根据管理层次设计报告频率和内容详简，通常高层管理者报告间隔时间长，内容从重、从简，反之则报告间隔短，内容从全、从详。常用的内部报告有以下几种：1. 资金分析报告。包括资金日报表、借款还款进度表、贷款担保抵押表、银行账户及印鉴管理表、资金调度表；2. 经营分析报告；3. 费用分析报告；4. 资产分析报告；5. 投资分析报告；6. 财务分析报告等。

（九）内部审计控制

建立由董事会或审计委员会直接领导的内部审计体制，提高企业内审人员的地位和待遇，建立健全内部审计技术规范和道德规范体系，将内审纳入规范化、制度化、法制化的轨道，科学定位企业内部审计的职能，开展增值型审计，建立上下结合，下审一级的内部审计体系。

（十）信息技术控制

信息是现代企业管理和决策的基础，信息技术控制要求信息及时、准确、有用。为此必须建立电子信息系统，固化信息的产生方式和渠道，保证信息的及时性；规范业务流程，保证信息的准确性；实施科学信息的分类更加细致的保证信息的有用性。

二、内部会计控制的局限性

上述表明，内部会计控制体系严密、内容丰富、方法多样、手段先进，具有突出的控制效果，但内部会计控制也存在一定的局限性，主要表现在：

（一）内部会计控制制度受成本效益原则限制

企业加强经营管理，提高经营管理的效率和效果，必须结合企业的具体情况，在能够识别风险的情况下组织有经验的管理人员对内部会计控制设计专门的程序，同时还要配备人员、设置岗位去保证各控制环节的运行，而这些控制程序需要付出一定的成本，但在实践中内部控制的成本与效益却难以估计，需要根据个人主观判断。如果某些控制成本超过预期收益，就没有必要设置该项控制；如果由于判断的失误而对该设置的控制未能实施，那么也会给企业造成更大的损失。另外，企业经营规模的大小也限制了在内部会计控制方面必须考虑成本因素，不能为了追求控制的严密性而不顾控制成本。

（二）人为错误与串通舞弊的限制

在内部会计控制系统中发挥作用的执行人，受掌握信息量不完备、理解错误、曲解指令等因素的限制导致主观判断失误，也会导致控制失效。例如赊销商品中，受信用信息的限制而发生收不回货款的情况。同时，发挥内部会计控制作用的重要原则之一是不相容职务分离原则，如果设置在不相容职务上的人员素质不够高，受共同的利益驱使串通一气实施舞弊行为，在这个环节上内部会计控制就发挥不了它的作用，从而失去发挥作用的功能。

（三）管理越权的限制

高层管理人员本身就是内部会计控制制度的制定和执行者，他们处于企业管理的核心地位，权力较大，如果他们对经济活动、越权干预，那么任何控制程序都不能阻止其行为，事实证明许多重大舞弊和财务信息失真案件都是在高层管理人员的越权干预下发生的。

（四）适应性限制

经济活动的不断变化往往会使内部会计控制产生不适应性，在经济迅猛发展的市场环境中，企业为了生存和发展，势必要根据经常变化的内、外部环境而调整经营战略。外部，例如：施工企业会利用自身的资源优势成立房地产开发公司，为了发挥品牌优势而接受其他单位的挂靠，增加管理费收入等；内部，例如：为了提高工作效率实施财务、材料管理等环节的电算化，电算化情况下，会计核算的方法和手段都发生了根本性的变化，对内部会计控制的岗位、环节、程序等都提出了不同于手工核算的要求，电算化系统中只要录制凭证正确，在总账和明细账方面程序就会有同时过账的功能，并有双重核对程序，原有的手工操作复核程序就变为了多余，这就会导致原有的控制流程对新增的业务不适应，在变化过程中就有可能出现差错和不合规行为，给单位带来损失。从而影响内部控制的有效性，降低内部控制的作用。为了适应经济活动的不断变化，企业应不断调整内部会计控制，以增强其适应性。

综上所述，各单位在建立内部会计控制系统时，必须视单位的规模大小、管理模式和单位内部存在的所有风险或失误可能造成的损失和浪费而定。在构建内部会计控制系统结构时，可以根据内部控制要素的内涵，结合企业的生产和管理特点，针对不同业务循环及其关键控制点确定相应的控制方式、方法和手段，并予以制度化，从而形成一套完整的内部会计控制系统。同时，各个单位还要根据内部、外部环境的变化，不断地修订内部会计控制系统，不断地调整内部会计控制的程序、方法、内容，不断地完善内部会计控制，使之适应单位的经营管理与发展变化。这样才能强化企业的管理，达到合理保证单位经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，以提升企业核心竞争力，提高企业的经济效益，促进单位实现发展战略的目标。

【主要参考文献】

[1] 张福康，姚瑞马.企业内部会计控制研究.社会科学文献出版社，2007.

[2] 陈楚宣.施工企业内部控制系统设计研究.西南财经大学出版社，2007.