浅谈高校档案管理电子化

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摘 要：伴随中国进入信息化社会，档案管理与利用的电子化在档案工作方面发挥着越来越重要的作用。尤其是在高校档案管理方面，由于高校繁重的教学管理使用了电子档案而变得更加科学和便捷，并逐渐成为高校教育管理的重要组成部分，成为推动高校教育教学改革，促进高校的可持续发展的重要方式和不可或缺环节。但是，在高校电子档案管理工作中也有着很多问题。

关键词：档案；电子化；优点；问题

档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。从广义上说，档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物，它物化并延续了人类的记忆，成为联系过去、现在和未来的信息纽带，它把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。

伴随中国进入信息化社会，档案管理与利用的电子化在档案工作方面发挥着越来越重要的作用。尤其是，在高校档案管理方面，由于高校繁重的教学管理使用了电子档案而变得更加科学和便捷，并逐渐成为高校教育管理的重要组成部分，成为推动高校教育教学改革，促进高校的可持续发展的重要方式和不可或缺

环节。

纵观近些年高等教育发展状况，即：招生数量的扩大使得高校（含普通高校和成人高校）数量正在逐年递增，同时，高校教师数量日益增多，高校中的教育教学档案也成几何数量增长。所以，每年会有数以千万的教学档案进行着改变和更新，这就需要进行及时的维护，因此，对高校教学档案的管理工作形成巨大的挑战和压力。正是由于高校教学档案工作量巨大，从而使得高校档案工作显得捉襟见肘，更新不及时。因此，使用电子化档案就变得格外重要和迫切。可以说，无论是学生还是教师相关的档案，还是专业相关的资料保存都需要电子档案来辅助和保存，便于查询和及时更新。

但是，高校档案电子化也有其自身的问题。首先，先进的信息技术是进行高校档案管理的重要手段，但是目前电子信息管理只起到了检索、备份、交换等辅助作用，而高校中的教学档案主要还是凭借纸质作为其保管的媒介。究其原因就是因为相关的电子技术不能得到保障，换句话说就是，电子信息技术还远远没有发展到目前高校对其电子教学档案要求的高度上。其次，高校管理操作的标准化程度有待提高。由于目前众多高校缺乏统一的标准，使得许多高校的电子化档案不能进行集中统一管理，没有起到互通有无的阶段，致使教学档案分散在各职能部门，文件材料收集不齐全、保存不完整，这就为教学档案管理工作的效率带来了困难。档案管理人员人为破坏和自然损坏现象在所难免。

总之，在这个高度信息化的时代，随着高校档案管理工作的开展，电子档案的意义和作用正被越来越多的人重视，立足于优点，克服其不利之处，档案工作者们应该在档案工作面临的新形势下不断学习和保有高度的责任心迎接更新的挑战，使高校档案工作向着更加系统化、高效化的方向发展。

参考文献：

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[2]韩翠峰.“学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技，2005（11）.

[3]谭浩娟.中外图书馆学科馆员制度的比较[J].科技情报开发与经济，2006（1）.

（作者单位 湖北襄阳职业技术学院）