浅谈建筑工程监理内业资料管理办法

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[关键词]监理资料;内容;要求;移交存档

一、监理资料管理一般性规定

1.监理资料的形成应符合国家相关法律、法规、规章、工程质量验收标准和相应规范、设计文件及有关工程合同的规定。

2.监理资料管理的基本要求是收集整理及时、真实有效、完整齐全、分类有序,具有可追溯性。

3.总监理工程师为项目监理机构资料的总负责人,并指定副总监或办公室主任主管,资料由专业监理工程师及资料员具体管理。

4.专业监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,进行认真检查,不得接受经涂改过的报审资料,并于每月编制月报之后将审核整理过的资料交与资料员存放保管。

5.资料应保证字迹清晰,签字、盖章手续齐全,签字应符合档案管理的要求。计算机形成的工程资料应采用内容打印,手工签名的形式;要长期保存的应采用针式或喷墨打印,不能用激光打印,纸张采用A4或A3纸。

6.项目监理机构应建立监理文件资料的收文、传阅及发放制度。

7.在监理工作过程中,监理资料应按监理资料分类建立案卷盒,分专业存放保管,并编目录,以便于跟踪检查。

8.对于已归资料员保管的监理资料,如本项目监理机构或其他人员借用,须按一定程序和规定,办理借用手续,资料员负责收回。

9.利用计算机建立监理资料管理的系统文件,长期保存的文件应及时形成电子文档形式,归档时刻录成光盘上交。

二、内容及其要求

1.施工准备阶段

(1)监理机构组织形式、人员构成和总监理工程师及主要监理人员名单,以监理单位进驻现场报告给建设、施工单位;监理站标准化建设,图表、制度上墙。

(2)监理规划和监理实施细则。

(3)设计文件、施工图纸审核中有关问题的报告。

(4)承包单位报送的施工组织设计(方案)审查意见。

(5)工程开(复)工审查报告。

(6)建立健全各类监理工作台账:单位工程开工报告台账、工程进度台账、验工计价台账、安全监理台账、环水保工程监理台账、设计变更台账、监理见证及平行检测试验台账、施工单位(含分包单位)及主要人员资质审核台账、监理指令台账(停、复工令;质量问题通知单;监理工程师通知)、监理人员培训考核台账、工序检查及质量验收台账等。

(7)监理站文件收发文登记、转阅记录。

2.施工阶段

(1)签报承包人月、季、年验工计价表;编报监理月报、季报、年报。

(2)承包人编制的年、季度计划和控制工程进度计划或计划变更的审查报告。

(3)工程项目造价目标风险分析及防范措施的报告。

(4)监理日志、施工工序检查及质量验收记录登记资料。

(5)有关监理工程质量、进度、投资、安全等问题的专题报告及重要工程例会纪要。

(6)工程质量严重问题停工、复工报告;监理各类指令资料。

(7)工程质量事故报告。

(8)由建设单位规定或授权,对工程设计变更的有关报告审核。

(9)承包单位要求费用索赔,在调查研究的基础上向建设单位提交详细的有关资料或报告。

(10)承包单位申请工程延期,在调查研究的基础上,向建设单位提交报告。

3.工程竣工验收阶段

(1)全部单位工程验收合格后,签署工程初验报审表,同时提交竣工报验单及验收记录。

(2)在工程初验前提交本标段工程质量评估初步意见。

(3)按建设单位要求督促承包单位上报工程竣工文件及档案资料,上报监理竣工文件及档案资料。

(4)按《委托监理合同》的规定,提交竣工结算审批表,签署有关工程验交证书。

(5)监理工作总结、安全工作总结。

(6)总监参与工程竣工验收,会签“工程竣工验收报告”。

4.工程质量保修期

(1)根据委托监理合同的约定和有关规定,审核质量缺陷返修工程的数量和费用,签署返修工程验工计价表报建设单位审定。

(2)检查督促完成竣工文件,完成其中监理文件的编制(含移交建设单位及监理公司的监理资料)。

(3)经审查合格并办理了交接手续,总监会同建设单位、接管单位共同签发“工程质量保修终止书”。

三、监理资料移交存档

1.移交给建设单位存档的资料:监理工作总结;工程质量评估报告;工程质量事故处理资料;工程开工/复工报审表;工建设单位要求的其他资料。

2.移交给本监理公司存档的资料:监理工作总结;工程质量评估报告;工程质量事故处理资料;项目监理机构受奖或受处罚文件原件资料;监理指令(包括暂停施工指令、复工令、质量问题通知单、监理工程师通知)资料;监理日志;监理见证及平行检测试验资料;重点(特殊)工程设计图纸及相关资料;来往文件及会议纪要资料;监理月报及季报的电子文档;工程施工工序监理检查台账;工程质量验收台账等。

3.竣工文件中的监理文件按建设单位的规定及时提供,在工程竣工后按时移交监理资料。项目监理机构完成监理工作后,撤销驻地监理机构,监理资料按移交给本监理公司存档的资料要求整理好,移交给本监理公司存档。