数学模型在全面预算管理中的应用
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【文章摘要】
从2002年国资委在国有企业中推广全面预算以来,国内大中型企业都逐步开展了全面预算管理。在推行的过程中,难点在于如何把财务预算和业务预算相关联,这就需要设计一套预算管理数学模型。
【关键词】
一、基本理论(全面预算管理=公司的神经系统)公司和人体一样,自身是一个封闭的有机体,每天要面对自身内部组织间的协调和外部环境的变化。外部环境变化是我们不能改变的,我们能做好的只有协调自身去应对外部环境的变化。
各职能部门对于公司,就象肌肉、骨骼、器官对于人体一样,是整体的组成部分,也是功能实现和反馈的主体。公司生存和发展就是依靠一个个这样的组织共同协调行使自己的功能来实现的。
全面预算管理对于企业管理就象人体的神经系统一样,需要通过建立一种类似于神经系统的模式,在最终端部门(或者岗位)的功能和公司最高决策者的意志之间建立一套标准化的传输和反馈模式,实现管理的校验和协调功能。
神经系统对于人体,最主要的功能是把大脑的指令传输到相关的器官,以及把各器官执行的结果或感知的信息反馈到大脑。全面预算管理则是通过预算的下达和反馈过程把决策者的意志以指标为载体分解下达到具体职能部门,并把各职能部门的执行结果反馈回决策者,使决策者能够客观认知外部环境变化、寻找管理中的瓶颈、校验每个决策的效果,做出最适当的决策或管理改进以应对外部环境的变化。
一套科学的全面预算管理模式,还可以设计一些快速反应预案,就象人体的中枢神经的功能一样,对一些简单、经常性的情况直接按预案及时进行预算调整和管理干预。这是例外管理原则在全面预算管理上的体现,由预算管理部门根据公司制度对预算内业务进行日常管理的监督和调整,使公司决策者把工作重点放在外部环境分析和预算执行情况掌控以及预算外事项处理上。
全面预算管理就是要在企业中建立一套完整科学的全面预算系统,通过这一套系统来下达命令和反馈信息,就可以解决命令和信息紊乱的情况。公司各级决策者直接通过预算系统下达命令和获取信息,避免命令和信息层层下达和传递过程中产生的歧义和误读,真正实现公司扁平化治理模式。
传统企业管理大多是一种多线局部管理,难以实现企业资源的科学配置。
而全面预算在编制的过程本身就是一种资源配置过程。企业的目标是无限远大的,而企业的资源是有限的,通过建立全面预算数学模型来分配有限资源,可以使决策者确定合适的决策目标,才能得到真正符合企业利益的结果。
二、全面预算数学模型的原理
全面预算要实现资源配置的效果,靠人工处理是根本不可能实现的,只有依靠计算机应用的数学模型才可能实现。
数学模型的原理其实就是建立一个N元M次方程组和一个自动解方程程序,以求得Y个函数的最佳结果。其中N指N个变量,每个变量就是一个预算指标,每个预算指标代表着一个部门的一项业务。公司的每个部门的每项业务都有一个预算指标对应;Y指Y个函数,每个函数对应一个财务会计科目;而M次方程组中的每一方程式都是一个预算指标进行模拟会计处理的表达式。
有了这个全面预算数学模型,预算编制过程就成了对各个变量进行赋值,通过解方程得到各函数的解值,并最终得到一个标准化的预算报表。了解会计学或经济学的人对凭证、账薄及报表的关系都非常熟悉。在数学模型中,N个变量就是对应凭证,每个预算指标的赋值就是假设对应业务的投入或结果;Y个函数就是会计的账薄,解M次方程组的过程就是会计处理和记账过程,最终这Y个函数结果通过标准的会计报表格式表达决策结果提交决策者取舍。
整个数学模型运行过程中,决策者通过对各变量进行不同的赋值来得到最理想的决策结果。预算指标体系(变量)的设计每一个预算指标要代表一项业务,首先需要预算和财务专业人员对公司各部门往年会计帐务处理的原始凭证进行分析,确定各单位存在的业务类别,进行归集整理。
在此基础上,预算人员需要与各单位反复交换意见,本着有业务就有预算指标、不重复不遗漏的原则,最终完善了公司的全面预算指标体系。为适应数据库的需要,每个指标设计有唯一的指标代码。
会计科目(函数)的设计预算会计科目的设计是在财务现有科目基础上进行合并优化的。因为预算不可能也没必要做到会计决算那么细,就把有些科目进行了合并。(例如把应付票据就合并到了应付账款)会计表达式(M次方程组)的设计每个方程就是针对一个预算指标的会计处理表达式。
这需要财会处专业人员参与,根据公司会计处理制度和经验,对每个预算指标的范围和票据形式进行界定,并进行模拟会计处理,制定会计表达式。
因为指标有归口指标和责任指标,预算和会计人员需要花了大量精力清理重复会计处理及遗漏的情况。
解方程软件(数据库)的设计整个数据模型就是一个数据库软件,包含变量、函数、方程组表达式,存储赋值,建立查询自动计算函数结果,并设计标准会计报表输出,自动计算出最终的计算结果(资产负债表、利润表、现金流量表、期间费用表等)。
三、全面预算数学模型的使用数学模型建立后,预算管理人员在编制、反馈和调整预算时只需将业务部门的各项业务指标申报数、反馈数和调整数录入数学模型,通过数学模型自动计算得到预算财务报表,使全面预算管理工作重点落在业务指标控制上,从而实现对公司经营预算指标的实现。
通过全面预算管理数学模型的建立,预算工作才能更细更深,真正把公司目标落实到部门的业务指标中。