浅谈我对学校档案管理工作的几点看法
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摘 要 针对目前学校档案管理工作中存在的问题，本文提出加强学校档案管理工作的几点策略。
关键词 学校档案 档案管理 思考
中图分类号： G271文献标识码： A
对一所学校来讲，档案的信息化建设是对学生和学校都非常有利的工程，它不但能够促进学校的科学管理，使学校教学向规范化、科学化、现代化的方向发展，而且能够有效地提高教学质量。因此，分析学校档案信息化建设的实际情况，研究其面临的主要问题，并以此为基础，提出解决问题的策略，以促进学校档案信息化的建设。
1学校档案信息化建设面临的主要问题
1.1思想上不够重视
当前形势下，学校不重视档案的信息化建设。有一部分学校的领导感觉学校的电子文件数量、档案资料不多，不需要档案的信息化建设。因此，有一部分学校缺少专门的管理档案的人员，而管理档案的人员常常又是兼职的，以至于不能够认真地搞好档案管理的工作，不重视档案的信息化建设。一些学校领导的档案信息化建设思想观念比较差，不重视积累和整理一些电子文件等信息资料，造成了电子文件等信息资料的不完整或者是散失。也正是由于相关领导的不够重视，致使档案室对一些学生的考试成绩、教师的教案分析表格等信息资料保存不够完整。
1.2缺少专业的档案管理人员
伴随着信息技术的不断进步，要求学校的档案管理人员具有较高的计算机和网络应用能力，以及档案管理能力。而学校大多面临的问题是档案管理人员的业务能力比较低，并且档案管理人员大多是兼职的，缺少专门的档案管理人员。有一部分学校在档案室安排一些体弱多病和快退休的人员，这些人员既缺少档案管理的知识，又不具备计算机和网络应用的能力，因此不能够满足档案信息化建设的需要。
1.3缺少资金支持
学校档案的信息化建设，要求投入一定的资金，以采购相应的硬件和软件设施。但是由于学校领导思想上不够重视与学校的资金问题，缺少必要的资金支持经费问题和领导对档案工作的不够重视，因此，没有投人必要的资金来实施学校的档案信息化建设。
1.4档案的网络化建设不健全
尽管有一部分学校建立了自己的档案网页，可对档案网页的维护程度不够。所建立的档案网页不能够实时地更新，网页的内容比较陈旧。同时，档案网页的信息安全观念比较差，在计算机网络飞速发展的今天，黑客攻击、电脑病毒的感染，能够直接影响到电子文件信息资料的真实性与安全性。倘若档案管理人员的安全观念比较差，不实时地备份数据，就会存在被黑客与病毒入侵的可能。
1.5档案等信息资料的使用率较低
据统计，每一年的考试试卷是档案室借阅最为频繁的档案资料，而其它一些档案资料的借阅比较少，大部分的档案资料是原封未动的。这是由于没有充分地开发学校的档案资料，档案资料和广大教师的需要不相符，档案的一些信息资料没有在档案的信息化网络下进行传播。
2学校档案信息化建设的策略
2.1学校建立档案信息化建设的管理机制与和运行机制
首先，领导重视加强学校的档案信息化建设。对学校的档案信息化建设来讲，领导体制显得非常关键，它能够确保档案的信息化建设。因此，需要建立和健全学校的档案管理机制。可以由校长办公室来领导档案室的工作，档案室的主要负责人是校长办公室的负责人。此外，在档案的信息化网络当中，安排专业的管理人员。在学校的日程与发展规划当中重视档案的信息化网络建设。在学校的日常工作当中，领导一定要高度重视档案的信息化建设，实时地处理存在的各种问题。在学校可以承受的资金限度之内，投入一定的资金，采购一些硬件和软件设施，用以制作与维护网页，保护电子文件等。
2.2保护好多种形式的档案资源
档案的形式是各种各样的，比如，磁带、录像带、照片、纸质档案等。计算机技术在不断进步的同时，出现了一些电子文件，以及光盘、磁盘等载体，多种多样的载体形式，如纸质档案，照片、录像带、磁带。随着计算机技术的发展，电子文件大量生成，又产生了磁盘、光盘等形式的档案信息资料。保护好这些形式的档案需要确保防盗、防虫、防水、放光等，并需要做好电子文件的备份工作。
2.3进一步拓展应用档案的渠道
学校档案的信息化建设是以它的服务价值作为出发点与落脚点的。在学校的档案当中，包括很多记录着学校教育成果与教学经验，以及关于学生生活和学习等的信息资料，努力推动档案的综合利用，就是服务于学校的发展，服务于广大的师生。首先，不断地完善档案检索的工具。各种各样的检索工具能够对学校的档案信息资料实施计算机著录，实现应用计算机进行检索的目的，以大大地提高检索的效率。其次，丰富档案信息资料的服务方式。除了传统意义上的档案展示、档案复制本、档案外界、档案阅览等方式之外，还可借助有线电视网络、手机网络、计算机网络等方式，充分地应用网络这个平台，上载一些档案信息资料，不断地开发档案信息，为广大的师生提供所需要的档案信息资料。最后，不断地优化档案的编研。在档案应用的工作当中，编研是一项比较深的工作，不断地优化档案的编研，不但能够更好地服务与学校，而且还能够推动社会经济的发展。我们可以把开发学校的档案价值和学校的文化建设统一起来，多实施一些深度编研，进一步开发档案资源，以服务于广大师生。
参考文献
[1] 冯惠玲.张辑哲.档案学概论.中国人民出版社,2001.12.
[2] 邓邵兴.陈智为.档案管理学.中国人民出版社,2001.1.