电子文件归档管理的思考

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摘 要：信息化技术的飞快发展，为电子文件归档提供了更多的便利。随着电子文件数量的增多，在文件归档中也存在着各种各样的问题。本文主要针对电子文件在归档工作中存在的问题，提出了切实可行的解决方案。

关键词：电子文件；归档；管理

随着无纸化办公理念的推广，电子文件的数量越来越多。但是电子文件的增多同样也为文件归档工作带了许多难题，因为文件保管方式的问题，会带来安全隐患。如何科学合理的管理不同的电子文件，为日后的工作提供更多的便利，成为许多单位关注的问题。

1 电子文件的概述

（一）电子文件的表现形式

随着计算机技术的迅猛发展，电子文件的表现方式也多种多样。不同的单位部门根据业务需求的不同，所采用的电子文件方式也有差异，大体可以分为以下几种：（1）word文档。该种电子文件是最常见的文档保存方式，主要用于记录单位的公文、年终总结等；（2）电子表格。通过对各种数据的汇总整理，较为清晰地反映出数据的变化情况，适用于数据信息较多的部门；（3）建模文档。该种文档具有较强的专业性，主要是总结某个课题研究的成果挥着规律，在科研院所比较常见；（4）照片。通过现场拍摄等方式记录各种活动，比如警察的调查取证。

（二）电子文件归档的标准

电子文件归档根据分类依据的不同，标准也有不同，主要从时限、部门以及文件形式三个方面划分。

根据档案完成的时间差别，可以将时限标准分为以下几类：（1）年度标准。只要是本年度内形成的文件，都应当归档；（2）依据完工时间划分。无论该档案经过多长时间完工，只要完工都需要统一归档；（3）根据工作规划来划分。在规划期限内所形成的文件，都应当归档。

根据不同的工作部门性质不同，归档的标准也会有所差异，主要分为以下几种：（1）执行部门标准，即工作、记录以及归档都交由同一部门完成，通常适用于保密性质较强的部门；（2）主管部门标准，即谁主管，谁保存；（3）专门部门保存标准，这种保存方式更为专业。

按照文件标准分类，即无论该种档案属于哪个部门，也无论档案的内容如何，都统一根据文件形式来进行归档，这也是很多单位经常使用的归档方法。

2 目前电子文件归档中的不足

（一）重复存档

每个单位文件归档的标准不同，归档的方式也会有所差异。比如在单位依据年度标准的方式进行归档时，会出现一些部门为了自己管理的方便，或者应对上级部门的随时检查，也将档案依据部门归档的标准保存管理，这样就会出现重复归档的情况，这会给日后的文档检索带来很多不必要的麻烦。有时因为归档的方式、细节上有所差异，也会导致档案管理的混乱。

（二）检索目录不统一

很多单位因为部门之间档案保存的标准不一致，会导致电子文件的形式不统一，也没有形成统一的信息搜索平台。这样就导致在档案检索时，工作人员无法通过检索目录来快速寻找需要的档案，严重浪费了时间。

（三）人员流动频繁

电子文件的原始编写者对文件内容很熟悉，也方便日后的查询工作。但是在目前的工作中，受到各方面因素的影响，单位内部人事流动比较频繁，很多新上任的员工因为对工作环境还不熟悉、工作方式上存在的些许差异，加上单位内部缺乏统一的档案管理标准，导致档案管理活动出现了混乱，档案的利用率不高。

（四）存在安全隐患

相比于传统的纸质档案，电子档案轻便、占用空间小，因此被很多单位采纳。但是任何事物都有两面性，电子档案在为日常办公提供便利的同时，也存在着许多的安全隐患。电子档案的保管、储存、传输都需要通过互联网，在这个过程中档案的信息很可能被泄露，或者被人恶意修改。同时电子档案兴起时间比较短，很多人没有认识到这种档案管理的便利，对该种档案管理方式不太了解。因此在很多单位内部经常会看到整整齐齐摆放的纸质档案，但是计算机设备却摆放的比较随意，因为很多人觉得电子档案保存在电脑中，看不见也摸不着，因此也不容易泄密。最后很多单位将电子档案保存在电脑硬盘当中，但是一旦电脑系统崩溃，则导致文件的丢失。为了有效地解决这个问题，很多单位选择将文档保存在U盘中，但是U盘又比较容易丢失或损坏，同样不利于档案的保存管理。由此可见，我国目前电子文件的归档管理存在许多的安全隐患，这也是制约这项技术推广的一大障碍。

3 电子文件归档方式的创新

（一）根据部门归档

单位之所以要开展电子文件的归档管理工作，是为了更好地为各个部门的工作提供服务，因此笔者认为在众多的归档管理标准中，部门管理标准是比较合适的划分，即将档案交由专门的档案管理部门，或者执行部T来管理，因为这些部门才是档案真正的制作和使用人员。这样一来档案的制作、归档管理以及利用都交由同一个部门行使，省去很多不必要的环节，提高了工作的效率，同时也避免了文件在传输过程中的丢失。其次由执行部门来负责管理，可以让他们在工作的开始就规划全局，电子档案的内容也更加贴合实际，并且及时发现工作当中的不足，及时地纠正工作的方向爱，避免造成不必要的资源浪费。将电子文件的归档工作交由专门的部门管理，不仅可以更完善地保存资料，还可以用专业的眼光发现动态工作中存在的不足，以及总结工作规律。

（二）实现部门间资源共享

分析目前我国电子文件归档当中存在的种种问题，最大的原因在于部门之间没有协调互助。每个部门信息比较独立，没有实现信息的共享。很多部门因为缺乏及时有效的信息，导致在工作中始终处于被动的状态。为了有效解决这个问题，有必要搭建单位内部的信息交流平台，实现文件资源在单位内部的共享。将文件资源传输到信息共享平台中，各部门可以根据各自的需要随时随地上网下载资料，加强了不同部门之间的沟通。搭建信息共享平台也就意味着档案服务是24小时永不停歇的，只要通过合法账户登录上去，就可以快速搜索到自己需要的文件资料，节约单位的资源。

（三）确保管理的安全性

电子文件安全性问题可以从以下几个方面解决：首先要密码的设置，比如设置不同人员的查询权限、系统应用的人群范围、系统密码等，通过第一道关卡来保障文件资料的安全性；其次完善单位内部的制度规范，确保文档信息的规范性。最后加强监督管理。在档案管理过程中，加强对人员的监管，避免无权限的人员操作档案系统。在出现人员变动的时候，及时做好工作的交接，避免电子文件的丢失。在档案管理方面做好备份工作，既需要在电脑上做好记录，同时在多个U盘上做好备份。

4 结束语

信息化技术的发展，为文书档案的保存管理提供了技术支撑，但同时也带来了很多问题。不管是文件的创立，还是档案的管理，已经不满足于事后的记录，而开始关注于文件创作的全过程，及时总结当下的工作情况，并且预测未来的发展。电子文件归档工作的变化，也为档案工作者提出了新要求。他们只有提高专业技能，同时还要掌握边缘学科的内容，才可以为电子文件的归档提供更好的服务。

参考文献

[1].段荣婷.国际电子文件归档最新标准及其对我国的启示[J].情报学报，2009，（6）.

[2].杨艳，邓飞其.试论电子文件归档管理系统的总体建设[J].兰台世界，2008，（8）

作者简介

刘春晓（1984-），女，即墨，青岛市市北区特色街管理委员会办公室。