电子文件文档一体化管理存在的问题与对策

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[摘 要]电子文件时代，信息化为文档一体化管理提供了必要的物质条件和理论基础，本文对文档一体化管理的理论基础、存在的主要问题以及解决对策等方面进行了探讨。

[关键词]电子文件；文档一体化；问题；对策

所谓“文档一体化管理”，就是由统一的文档管理机构从文件和档案工作的全局出发，统筹规划，科学管理，实现文件管理部门从文件形成、收文、登记、编号、存储、检索、利用到档案部门的收集、整理、鉴定、著录、保管、统计、利用等管理的全过程控制。由于我国实行文档分离的管理体制，缺少统一的文档管理标准、规范和科学的文档管理系统等原因，文档管理一体化迟迟未能转变成现实，进而造成档案服务于社会工作职能的低下。本文试图对文档管理一体化的理论基础、存在的问题及解决对策三个方面进行探讨和分析。

一、文档一体化管理的理论基础

文档一体化理论的形成经历了一个较为漫长的发展过程。在这个过程中，一些经典理论对其发展产生了重要影响，成为文档一体化的理论基础，其中，文件生命周期理论最具代表意义。该理论认为，文件从形成、使用到销毁或作为档案永久保存，是一个有机联系，有规律可循多的完整生命过程。各国因管理体制的不同对文件运动阶段的划分也不尽相同，主要有“三段论”（现行阶段、暂时保管阶段、永久保存阶段）和“四段论”（形成阶段、使用和维护阶段、鉴定和选择阶段、文件档案管理阶段）两个流派，但其基本内容是一致的：1.文件从形成到销毁或“永恒”是一个完整的生命运动过程，具有完整性和连续性；2.不同阶段的文件与其服务对象、保存场所和管理方式之间存在着内在对应关系。这就是文件生命周期理论的历史形态。

二、文档一体化管理存在的主要问题

1.现行管理体制的制约。我国现行的档案管理体制是文件与档案的分块管理，文件的归档是文书工作和档案工作的分界线。尽管国家制定了一些法规，要求档案部门承担着指导文书工作的职责，但在实际工作中，难免有“越权”之嫌，无法对文书工作全面履行“指导”的职责，使文书工作和档案工作的各项制度、办法和标准难以保持统一、协调的口径，导致文件质量受损，信息要素不完整，归档材料不齐全等一些列问题。管理环节上的分块，在一定程度上肢解了文件运动的联系性和连续性，从而制约了文档一体化的实现。

2.文档管理标准化、规范化建设滞后。目前，无论从传统纸质文件档案管理还是电力文件管理方面来看，都不同程度存在着标准不完善、不规范、不统一的现象。一是标准规范制定不同步，文件管理工作标准滞后于档案管理工作国家标准和行业标准，二者脱节，影响工作开展。二是标准规范不通用、不统一，如国务院办公厅和国家档案局各自为文件和档案工作制定的《主题标引规则》和《主题词表》，二者之间互不衔接、统一，使得文件、档案工作的许多劳动成果不能互为所用，造成工作的重复进行和人力的极大浪费。

3.档案管理软件开发滞后，影响文档一体化的实现。受我国文件和档案分开管理的传统模式影响，在编制软件时，以文件和档案分工环节为指导思想，强调了文件运动的阶段性，却忽视了文件转化为档案的整体性。不少名为文档一体化的管理系统，仅仅是将办公自动化系统产生的数据导入档案管理系统，仍停留在“模拟”手工文件管理水平上。一些单位立足本部门工作需要，研制了文档一体化管理系统。但是由于没有统一的规划和指导，导致系统功能雷同、低水平重复，彼此间不能兼容，极大制约了我国文档一体化进程。

三、实现文档一体化应采取的对策

1.理顺管理体制，完善组织机构，实现文档统一协调管理。在国家一级，须建立国家规模的统一领导文书和档案工作的行政管理机关，使其成为统管各部委、地区文档管理分系统强有力的职能机构，进而对全国档案事业进行统筹规划，组织协调，宏观系统的制定文档一体化管理的工作方针、政策，确立科学合理的贯彻措施，以加强对全国文档工作进行监督指导的行政管理职能。在机关内部，须建立本机关文档一体化管理的领导机构，对文档的运动流程进行全面控制和综合管理。实现“三位一体”管理模式，即收文、发文、登记合一，收发文、登记与分类立卷、著录、标引合一，现行工作事物处理与立卷同步进行，这样文件办理完毕即归档。使文档管理真正从组织制度和具体操作程序上由原来互相独立、雷同的不利局面转向相互交融、统筹安排的管理模式。

2.加强文档一体化标准体系建设。一方面要对原有出台的文件管理和档案管理等业务文件进行修订完善，尤其是对两者之间不协调，甚至相冲突、矛盾的规范性文件进行重点修订，使文档工作领域内容需要协调统一的重复性事物和概念达到统一，从而获得良好的工作秩序，提高工作效率。另一方面，要加强电子文件管理标准规范的制定：一是管理性标准，对电子文件管理人员的职责和任务，用户的权利和义务以及电子文件信息资源合法性的确认；二是业务性标准，包括电子文件数据标准、电子文件管理标准规范，如电子文件元数据标准、电子文件存储格式、电子文件保管期限表等；三是技术性标准，包括电子文件交换技术规范，电子文件移交技术要求、数据存储压缩格式规范等。

3.建立完善的文档一体化管理系统。一是应以文件的内容信息、背景信息和结构信息管理为重点，整合两大系统，实现文档管理的无缝衔接、互相兼容，保证电子文件的真实性、完整性和可靠性，从而达到文档一体化管理的目标。二是构建档案管理软件评价机制，提高国内档案管理软件市场的市场化程度，推动档案管理软件市场良性发展。三是要从系统软件、技术手段等方面确保网络安全，选用性能可靠的杀毒软件，定期进行数据备份，对上网信息进行加密，建立内网防火墙，限制外网的非法访问，最大限度的保证网络安全。

参考文献：

[1]麻新纯：电子文件时代文档管理一体化论，《档案管理》，2005（6）.

[2]张武军：电子文件文档一体化管理中的问题，《中国档案》，2005（8）.