Word 2007审阅妙用

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word的审阅功能很早以前就有了，它可以帮你记录每一项修改操作，让你了解别人对文件所做的修改．也可以帮你快速撤消以前做过的错误修改。在Word 2D07中这项功能又有了进一步的加强。下面让我们来看看Word 2007中的审阅功能有什么用处。

个人修订

对于个人文档编辑来说“审阅”最大的用途就是记录修改步骤以便撤消。通常一篇文档的完成总是要经过很多次重复修改，修改编辑的过程中难免会碰到修改出错的时候。如果只是一两步可以通过撤消恢复来实现，但是如果你只想恢复很久前的某一修改，甚至在保存文档后才想到，那么撤消根本就不可能了。但若你在开始时启动了修订功能，那么以后不管恢复哪一个，修改都是非常简单的。

记录修改

用Word 2007打开文档，切换到“审阅”选项卡，单击“跟踪”组中的“修订”图标使其处于按下状态。现在对原文进行的插入、删除、移动或格式设置等所有修改操作，都会在原文中显示出来。插入的文字内容以红字带下划线力式表示，删除的文字上会出现删除线，其它的修改部以红色虚线加红标注框显示。这些修改记录会随文档一同保存。如果想停止记录修改，只要再次单击“修订”图标即可。

提示Attention

对于图形对象只能记录删除操作，图片的其它格式尺寸等等都不会被记录。嵌入型的图片删除时和文本一样只是在上面划一条删除线，其它版式的图片删除就看不到了，必须在审阅窗格中才能看到被删除的具体图形。

撤消修改

以后你若想撤消做过的某一修改，只要打开此文档，在“显示标记的最终状态”的情况下，右击需要撤消的修改项的标注框或修改的对象，选择“拒绝**修改”即可，若选择“接受**修改”则保存。不管选择接受还是拒绝，都会消除该项修改记录，以后就不能再对此修改进行恢复了。因此建议只选择拒绝，至于需要接受的就不必去特意接受了，反正修改记录可以按下面的操作隐藏。

隐藏记录

把修改记录下来在需要撤消时是很方便，不过在编辑时看起来总显得很杂乱，我们可以把这些批注暂时隐藏起来。在“审阅”选项卡中单击“显示标记的…”从下拉列表中选择“最终状态” ，即可显示修改后的状态而隐藏所有修改记录。需要显示修改时只要再从下拉列表中选择“显示标记的最终状态”即可。在此你也可以从下拉列表中选择“原始状态”来查看修改前的文档。

如你想即保存原文整洁，又能显示修改记录，可在设置为“最终状态”后，在“审阅”选项卡中单击“审阅窗格”，在审阅窗格中显示各项修改列表及其具体修改时间。在“审阅窗格”中也可以直接右击相应的修改项选择接受或拒绝。在审阅窗格的下拉列表中还可以选择以垂直或水平方式显示窗格。

显示“最终状态”只能保证你从屏幕上或打印出来的页面上看不到那些修订记录。如果你要把文件直接复制给领导过目的话，在他的电脑中打开默认是会自动显示修订记录的，那就不好看了。对此可单击“审阅”选项卡中的“接受”，从下拉列表中选择“接受对文档的所有修订”来消除所有修改记录，不过这样做所有修改记录会全部删除，以后就不能再恢复了。因此建议在接受所有修订前先另存一个备份文档，以便将采修改。

多人修订

对文件的修改并不仅仅是一个人的事，像报告、总结之类的文件往往就需要拿给领导审阅修改，再收回整理。为了收回时整理方便，需要把领导做的修改记录下来。但你总不好意思去要求对方先启动修订功能再改吧?对此可以在提交前对文档进行设置，强制文档只能以修订方式编辑。

强制修订

用Word 2007打开文档，在“审阅”选项卡中单击“保护文档”，从下拉列表中选择“限制格式和编辑”。在出现的“限制格式和编辑”窗格中，单击选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选项，并从下而的下拉列表中选择“修订”。然后单击“是，启动强制保护”按钮，在弹出对话框中输入保护密码，确定即可完成保护，最后保存文件退出。

现在你只要把保存好的文件复制给领导修改，他在打开文档时就会自动处于修订状态，所做的修改也会全部被记录下来。在收回文件后则要先打开，在“审阅”选项卡中单击“保护文档”，从下拉列表中选择“限制格式和编辑”。在“限制格式和编辑”窗格中，单击“停止保护”，输入保护密码确定取消保护，才可以按前面的介绍选择接受或拒绝修改，或者按下面的方法进行合并。

比较合并

对于公司的报告、总结这类文件往往需要同时交给经理、主管等多个负责人分别修改。这样收回的多篇修改文档就不可能单靠第二步接受修改来处理了。此时可使用合并文档功能把多个文件中的审阅合并到同一文件中，再慢慢考虑要不要接受修改。

打开Word 2007，切换到“审阅”选项卡，单击“比较”，从下拉列表中选择“比较合并”打开“合并文档”窗口，在原文档和修订文档中各打开一个要合并的文件，在下面的“修订的显示位置”下选中要保存的位置，在此我选择“原文档”，确定后就会把所有修订合并到原文档中。你也可以选择“新文档”来把合并结果保存到一个新文档中。

确定后，即可看到合并后的文档，同时还能显示用于合并的两篇文档供对照参考。你可以参照两篇原文，在合并后的文档中选择接受或拒绝修订。这样参照着修改应该会比较轻松吧。单击“显示源文档”，从下拉列表中还可以选择要不要显示这两篇原文和修订文或只显示其中的一篇。

链接文本框　跨页填表更容易

侯和林

人在职场，少不了填表，尤其是诸如“自我鉴定”之类的表格。其中“自我鉴定”一栏绝不可能两三句话就搞定的，常常得跨页。可我们在填表时发现，当第一页的内容填满后，文字并不会自动进入第二页相应单元格内，而是自动将第一页的单元格扩展到第二页，把第二页原来的表格全部搞乱。当然，可以手动将文档分成两个部分，一部分放到第一页，另一部分放到第二页。但是，每次都这样调整，很麻烦。

其实，用链接文本框的方式，可以完美地解决这个问题。

首先，分别在“自我鉴定”所在的两个单元格中各插入一个横向的文本框，右键单击该文本框的边框，选择“设置文本框格式”，分别将它们设置为“无线条颜色”。然后用鼠标右击第一个文本框的边框，在右键菜单中选择“创建文本框链接”，光标会变成一个水杯的样子。此时，滚动鼠标使光标定位在第二页文本框所在位置，会发现光标的形状变成了一个正在倾倒的水杯，此时按下鼠标左键，即完成了两个文本框的连接。这样，当第一页文本框中文本已满时，后面的文本就会自动进入第二个文本框，而当第一个文本框中的内容有变动时，文本会像个整体在两个文本框之间自由“流动”，而无需手动调整了(以上在MS Office 2000～2007中测试通过)。