试论科技查新站建设及查新工作中应注意的一些问题
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摘要：本文对查新站建设及查新工作中应注意的一些问题进行了探讨。主要包括以下几个方面：加强宣传，增强人们的查新意识；搞好信息资源建设；提高查新人员的素质；建立规范的规章制度；加强查新人员与委托查新用户之间的有效沟通；重视查新报告质量；建立专家咨询与审核体系；制定统一的查新质量标准；做好定期意见反馈；争取上级领导的重视和支持。
要建成一个好的查新站，首先应明确“查新”及“查新机构”的内涵。科技查新是指对某一课题（包括新技术、新产品、新工艺等），收集检索国内外相关的文献资料，对这些文献进行分析、归纳和整理，并与委托课题相比较，从而为确定该课题的新颖性和先进性提供有效的文献依据，并出具查新报告的过程。科技部在2000年12月颁发的《科技查新规范》中又明确指出，“查新是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照本规范操作，并作出结论”，“查新机构是指具有查新业务资质的信息机构”。科技查新为科研管理部门和有关专家进行科技成果及新产品的鉴定和奖励、专利申请及科研立项的评审等，提供了可靠的文献依据，因此，受到有关部门的重视。
中国石油大学（华东）图书馆从1990年开始计算机检索工作，于1999年6月成为山东省科技情报所查新代办站，是国家一级查新代办机构。在2004年6月石油大学图书馆又被教育部批准为教育部科技查新工作站。几年来，查新站进行了文献信息资源建设、现代化设备、网络及技术设施建设、查新队伍建设、规章制度建设及档案管理建设等一系列建设，为石油大学校内外用户课题立项、成果鉴定、申报奖励、申请专利等查新课题1500余个，遍及油气田勘探、油气田开发、油气钻井、油气储运、石油机械、化学工艺等各个学科。
通过几年的查新工作，我们认识到，要建成一个好的查新站，做好查新工作，应注意以下几方面问题：
（一）加强宣传，增强人们的查新意识
查新意识，实质上就是用户的信息意识。我国的查新用户对查新缺乏真正的、自觉的需求，往往是因为科研管理部门的要求和规定而使他们不得不进行查新，属于一种被动行为。工作中常常遇到这种情况，在项目验收前几天乃至前一二天，查新用户才匆匆忙忙到查新站申请查新，给查新人员造成很多人为困难，这样很难保证查新工作的质量。而对查新用户来说，似乎只是为了一纸使课题验收顺利通过的空文。为此，我们应对查新的意义、内容以及通过查新取得的科技、经济效果进行广泛的宣传，增强人们的查新意识。使科研的主管部门和科研工作者了解到查新的重要性和必要性，减少科研工作的盲目性，避免重复浪费。
（二）搞好信息资源建设
提高信息资源保障能力，加强现代化检索系统建设，是保证查新质量的重要条件，从事查新工作的单位，要求具备至少10年以上完整的、连续的一次文献和二次文献；有完备的成果、专利、产品的检索手段。在当前文献经费短缺的情况下，为满足查新对文献的基本要求，应重点订购查新利用率较高的文献。一般应尽量订齐中文核心期刊、中文检索工具及外文主要检索工具，订齐我国的专利文献，还应根据本地区科技、经济发展战略，收集相关的信息资料，同时还要重视和加强国内、国际联机检索系统的建设，积极引进和建设有关的数据库，这是顺利开展查新工作的保障。另外，由于查新涉及的范围广、时间跨度大，任何一个查新单位的信息资源都无法满足各种查新项目的需要。为此，各查新单位应通过馆际互借与文献传递手段，主动与国内外著名图书情报机构联系，积极加强信息资源共享程度，拓宽信息资源利用的渠道，使查新工作不断向前发展。
（三）提高查新人员的素质
查新是一项技术性、责任性很强的工作，它要求查新人员不仅要认真负责、耐心细致和办事公正等良好的思想品质，而且还应具备如下业务能力：①熟悉检索理论和技能，掌握在查新中应用计算机及其他现代化设备的能力；②在掌握1-2门学科的专业知识的基础上，尽力拓宽知识面，以便了解查新课题技术内容和要求；③具备一定的外语水平，特别是外语阅读能力；④有一定的文字表达能力。
基于上述要求，各查新单位在配备查新人员时，要综合考虑他们的思想素质、知识水平和业务能力，注意查新人员之间的专长互补，以形成群体优势，同时各级查新管理部门要分期分批培训查新人员，提高他们的检索技能、外语水平和综合分析能力。
（四）建立规范的规章制度
为了保证查新工作的科学化、规范化和标准化，促进科技查新工作的进一步发展，应该建立更加规范的查新规章制度。从用户的接待到最后出具查新报告，全程各个环节都应有一系列的规范化管理办法。管理办法内容应包括查新课题用户接待规则、查新必须使用和可选择使用的检索刊物及数据库；检索词及分类号的选择标准；检索策略、查新报告应包括的内容及形式；查新结论的写法，查新报告的审核等，从而规范查新人员的行为。查新工作人员应严格遵守查新规章制度及管理办法，撰写的查新报告应实事求是，抛开一切感情因素，使查新工作更加公平、公正，确保查新质量的稳步提高。另外，为调动查新人员的积极性，奖勤罚懒，还应建立一定的查新工作激励机制，使查新人员在提高查新课题质量的同时，提高查新课题的数量。
（五）加强查新人员与委托查新用户之间的有效沟通
查新人员和委托查新用户是否能够充分合作，关系到查新工作是否能够顺利进行，一般来说，查新人员不可能是在查新项目方面的专家，因此，一定要虚心向委托查新用户请教，搞清楚项目的真正内涵。在查新过程以及查新报告撰写和审核过程中，要随时保持与委托查新用户之间的联系，在坚持原则的基础上，认真听取委托查新用户意见，从而避免重复劳动，消除委托查新用户可能出现的抱怨和分歧。
要善于运用科学的沟通方法，避免简单草率，坚持站在对方角度实现自己目标的原则，明确查新人员与委托查新用户之间的目的一致性，注意营造良好的交谈环境和谈话氛围。由于查新工作开展时间还不长，一些委托查新用户对查新的程序还不熟悉，查新人员应该帮助其尽快了解查新工作特点，不仅对提高查新质量有利，而且对委托查新用户的科研活动也会大有好处。
（六）重视查新报告质量
查新报告是查新工作的重要环节，是对科研成果鉴定、报奖、科研立项等具有一定行政判决力的文件，查新报告的内容，应反映查新工作的步骤和内容，如：课题名称；主研人姓名；查新目的；检索策略；检索范围、时间；分析报告及查新结论等。撰写查新报告应尽量做到客观、公正、全面、准确和严谨，报告内容一定要有据可查。查新结论是整个查新报告中具有认证效力的关键部分，它应该根据检索结果进行文献分析和对比，说明相关文献与查新课题的相关程度。对课题中具有实质性创新或技术进步的成份，应肯定其新颖部分，但不对其学术价值进行评价，避免使用“达到……水平”等鉴定用语。总之，客观和严谨必须贯穿报告的始终。
（七）建立专家咨询与审核体系
目前查新工作的专家咨询与审核工作还不够完善，主要表现在专家咨询工作缺乏制度依托，查新报告的审核也主要集中在对查新工作程序和查新报告撰写的把关方面，成为有可能引起查新质量下降的隐患，应该注意咨询和审核专家与查新人员、委托查新用户之间的全程沟通和协作，建立相关的政策要求，以减少中间环节，避免工作盲目性，减少重复性劳动，保证查新质量。
（八）制定统一的查新质量标准
“没有规矩，不成方圆”，由于没有统一的查新质量标准，目前对查新质量的好坏尚无作出全面、量化的评判，甚至出现有的查新项目在不同的查新站得出不同查新结论的情况，即使对于结论基本一致的，也无法准确判断出查新论述和查新深度的区别。缺乏查新质量标准，对于查新员来说，等于缺乏一个详细、量化的业务指导书，工作起来随机性较大，失误产生的可能性较大；对于审核人员和审核部门来说，则是缺乏审核标准，靠主观经验进行审核，这对保证查新质量是极为不利的。有关部门应该尽快组织人员，制定出能切实符合查新工作需要的查新质量标准。
（九）做好定期意见反馈
撰写完查新结果，完成查新报告，提交给用户，一项课题的查新咨询工作暂告一段落，绝大多数查新咨询单位都是这样做的。然而，要了解用户对查新报告的反映如何，是否存在这样或那样的问题，有何优点与缺点，需要我们与用户再次沟通。因此，用户意见反馈应列入查新的重要环节之中。通过反馈调查，从中了解查新检索的效果如何，其经济效益如何，查新工作中尚存在哪些不足之处，以查新用户反馈意见来衡量我们查新工作的质量。
（十）争取上级领导的重视和支持
要使查新工作顺利开展，争取上级领导在人员培养、设备、资金及政策等方面给予重视和支持是非常必要的。中国石油大学（华东）历届校领导都非常重视图书馆工作，一直把图书馆当作高等学校的三大支柱之一来对待。由一位副校长分管图书馆工作，并成立了图书情报委员会，审议和制定图书馆的重大发展问题。图书馆的文献经费年年递增，近几年来每年图书与设备经费达到1000万元。较为充足的经费使图书馆能够购置相对丰富的文献信息资源和硬、软件设施，为图书馆的查新工作奠定了雄厚的物质基础。
相信，通过采取上述一系列措施，一定能使查新站建设的更好，使查新质量有质的提高。
参考文献：
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[2]马丽娜. 科技查新科学化规范化的实践与应用. 图书馆工作与研究，2003，（5）
[3]潘薇. 科技查新工作中的文献信息资源保障. 农业图书情报学刊.2006，16（12）