事业单位人事档案信息化管理措施分析
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摘 要：随着社会的飞速发展，计算机网络在日常的生产生活中扮演了不可或缺的角色。事业单位人事档案的信息化管理有着极其重要的意义。本文从事业单位人事档案信息化管理的意义、问题和改进措施等方面进行简要分析。
关键词：事业单位；人事档案；信息化；管理
人事档案是对事业单位中工作人员详细信息的一项综合汇总，具有真实性和完整性。对于单位了解各阶层工作人员提供了重要的依据，关系到众多职员的前途命运和自身利益。加强对事业单位人事档案信息化管理是对职员负责的重要表现，有利于提高单位的工作效率和工作质量。然而，在长时间的实际应用过程中，人事档案信息化管理的问题也逐一呈现出来，针对其出现的问题对管理方式进行改良也是如今事业单位需要面临的一个重要问题。
一、事业单位人事档案信息化管理的意义
1.档案管理趋于科学化、数字化
当前社会逐步走入信息时代，为跟上社会发展的脚步，人事档案管理的信息化势在必行。只有实现档案管理的信息化，才能应对冗杂繁多的档案信息，保证事业单位的管理水平和服务质量。传统的档案管理工作，工作环境封闭，缺乏与外界的沟通，不利于档案信息的整理与更新。为此，实现档案管理的数字化建设不容有怠。人事档案的管理工作也应以实际情况为依据，主动面向社会竞争，加强对经济社会发展的优质服务。换句话说，事业单位人事档案信息化管理的出现使档案管理工作在当下信息社会拥有了非常广阔的发展前景。
2.提高人事档案管理水平
相对于传统的手工操作，档案的信息化管理极大的提高了档案的管理水平。人事档案信息化管理摒弃了手工操作的繁重工作量，使管理工作变的简单快捷。运用信息化技术实现对人事档案的网络化管理，通过对计算机的简单操作便可完成对信息的整理分类，在很大程度上提高了档案管理的工作效率。另外，相对于传统的管理方式，人事档案信息化管理也更加便于查询和变更，有效的实现了信息的快速传递，提高了人事档案的管理水平。
3.增加了人事档案信息的安全性
信息化管理的人事档案不单具有存储快捷，提取方便的优点，在信息保存方面也具有很大的优势。相对于传统的纸质档案，计算机操作下的档案管理可以将信息存于档案资料库中，不仅方便工作人员在繁多的资料中提取有用信息，而且可以实现资料的长久保存，提高了资料存储的安全性。
二、事业单位人事档案信息化管理出现的问题
1.时间信息模糊不清
在一些人事档案中，对于时间部分的记录模糊不清。影响对员工真实信息的有效认定。究其原因，是档案管理人员忽视了人事档案的重要性，没有足够的重视。另外，人事档案不问也没有对员工填写完表格后进行严格审核，难以发现问题，并及时解决问题，放任其错误的存在，导致人身档案中时间信息与现实不符，无法达到人事档案的实际功用，不能如实反映人员的真实信息。
2.档案材料不足
在人事档案信息化的管理下，经常存在缺失档案信息的情况，其中各项考核表、履历表、职称表等资料不全。造成这一问题的主要原因仍然是人事档案管理人员不能充分认识到人事档案的重要性，而员工在填写表格时不认真，认为某些基本信息没有必要填写的，还有部分员工认为一些资料在其他表格上已经填写过，故而没有重复填写。另外，有的材料缺少相应的签名盖章，而有的表格资料则在部分个人手中，缺乏上交的意识，使本应存储于档案中的东西滞留在自己手中，影响单位的审查。还有一部分信息被档案管理人员误放，没有及时整理到档案中，导致材料信息丢失或缺少，致使档案内容不完整。
3.人事档案材料杂乱
由于档案管理人员的失职，一些本不应存于档案中的材料被误存，而一些需要进档的文件资料则在档案中缺失。另外，档案装订存在错误，没有严格按照人事档案要求的目录装订，造成查找资料时不方便的问题。对于一些填写表格的人员来说，材料表格填写格式不规范，不按照要求使用笔，造成档案内容杂乱，不易审查核对，严重影响了工作效率。
4.人事档案管理工作人员素质较低
在事业单位中担任档案管理工作的人员往往是年纪较大的临退休人员，业务素质较低，不具备创新能力，难以很好的处理档案管理过程中发生的一些意外事件，各事业单位对档案管理工作的重视度较低，导致工作人员难以与其他岗位进行沟通交流，缺乏工作积极性，无法得到全面综合的锻炼，严重阻碍了人事档案管理工作的有效进行，在很大程度上影响了单位的工作效率。
三、档案管理工作措施
1.加强工作人员及单位领导对人事档案管理信息化的重视
对于人事档案管理信息化在档案管理工作中的重要意义，单位各级领导及档案管理工作人员都应对其具有足够的重视。充分的了解档案管理的工作内容和工作性质，认识到档案管理工作在单位中的重要位置，真正的将档案管理工作当做单位中不可或缺的一部分。通过各方面途径使工作人员了解当前社会形势下档案管理工作的重要地位，并令其认识的自己岗位的优越地位，增强工作人员的责任感和工作积极性，使他们认可自己的岗位，主动的为这个工作付出，敢于打破陈规，提高档案管理工作的工作效率。
2.实现人事档案管理的现代化
大部分事业单位的档案管理工作往往过于封闭，缺少与社会的交流，不能与时代相融，充分发挥档案管理工作的职能。然后在当前的信息化时代，档案管理应该与时俱进，摒弃传统的管理方式，学习新观念，使人事档案管理信息化。利用计算机的数字化管理代替传统的纸质档案，实现档案管理的自动化，使人事档案管理真正的向信息化迈进。
3.增强档案管理的安全意识
在享受网络快捷方便的同时，网络使档案管理出现了不安全因素。缺乏安全意识，极易造成档案信息的泄露，而部分资料在存储过程很容易因为某些内在或外在因素导致文件损坏或丢失，对单位造成非常不好的影响。所以，档案管理人员应具有足够的安全意识，且具备一定的计算机知识。
4.保证档案信息化的连续性
在档案信息化管理过程中，应按照顺序进行信息录入，不得断篇跳章，以保持档案信息的连续性。在进行信息转化更新时，要对旧档案进行整理，并编排成合理的资料进行归档。在复制档案时，要做好备份工作，防止档案变更、失真或流失。在更新升级存储设备或更换时，要提前对档案进行备份管理，对档案进行多次备份。有些单位仍然保持着纸质档案的保存，单位可以对档案进行电子化处理并传到网盘中，便于连续查阅。总而言之，保持连续并多次备份以确保万无一失。
5.提高档案工作人员的专业素质
提高档案信息化管理人员的素质。要想加强档案信息化管理工作，首先应当加强档案管理主体-管理人员的能力提高。档案信息化管理人员必须强化信息意识，提高对档案信息化管理的重视。事业单位应加强对档案管理人员的信息化培训，如计算机水平的培训等。单位要不定期地对档案信息化管理人员进行培训测验，在提高计算机水平的基础上，也应提升对信息的获取、分析、提取和评估能力。档案管理人员只有不断地提高计算机水平，才能使他们的“硬件”措施有保障，才能保证档案管理工作的顺利进行；档案管理人员只有不断提高专业素质，才能在档案管理工作中发挥自身价值。此外，管理人员档案信息化能力的不断提高，可以极大地提高工作效率，降低劳动强度。
四、结语
事业单位人事档案信息化管理是适应当前社会的新形势，科学改良档案管理方式，使档案管理职能可以发挥更大的作用。实现档案管理信息化，提高档案管理的工作水平，从而进一步的实现人事档案管理的根本变革，为档案管理提供了巨大的发展前景。
参考文献
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