浅论房地产权属档案的数字化管理
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇浅论房地产权属档案的数字化管理范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
[摘要]长春市房产档案是长春市房地局在房产档案馆即产权处进行的一系列产权信息收集录入登记存档、测绘查询，房屋买卖的权属变更、房屋坐落的具置等有利用价值的信息、文字、图表、声像，房地产档案行政管理工作中直接形成的各种形式的房产历史记录，是城市房地产档案收集录入、登记存档、测绘查询管理工作的重要资料和有效证明文件，是档案建设和发展不可忽视的重要组成部分。
[关键词]房地产 档案 产权 数字化管理
[中图分类号]F28
[文献标识码]A
[文章编号]1009-5349(2010)09-0048-02
近几年来，随着科学技术的不断发展，房地产档案的管理正在渐渐深入到高科技领域以计算机为核心的现代信息处理技术。通过网络为支撑的计算机技术，实现了房地产档案信息登记查询、收集测绘、整理管理的现代化模式。很大程度上产生、发展了房产档案管理新模式。现在已经逐渐向现代先进高技术手段过渡的档案化管理摒弃了最初的档案管理以人工管理为主的传统手段。档案数字管理化，房产档案的相关内容的录入整理是现阶段的主要手段，它进行一体化管理在档案信息管理系统中采用编排目录，通过编排的目录进行全文检索，把全部文字信息、图像信息及其他相关登记信息全部编写于目录数据中进行统一管理，从而实现查询方便、安全、快捷、保存期限长、内容完整性好、档案利用不受时间、空间的限制等优势。使档案图文信息的全方位查阅、管理得到了更进一步的效果。
一、房地产档案数字化权属管理的内客
数字化房地产权属档案管理内容，包括以下几个方面：
(一)数字化目录的编写规则
数字化目录的编写规则是编制检索工具的工作，指房地产权属档案管理机构对归档的房地产权属文件材料进行等级的划分、全面的分类，以及相关的事项。数字一体化档案对目录的管理内容包括以下几个方面：
第一，系统权限的设置要更加人性化，更加合理化，在数字化档案管理系统中，电子目录数据是搜索、查询档案资料的惟一途径，根据要查找内容的种类、类型，电子目录应能正确地判断是否允许用户进入。
第二，要保障有完整的档案目录，工作人员可以根据实际的应用需要生成档案目录表，快速查询某一卷某一种类型档案资料(宗)产权登记的资料，或查询某一卷(宗)产权登记的资料，通过编排的编目，可以简单、安全、快速查阅。
第三，档案的统计管理要加以完善，对不同类型的档案做出数字化的整理是档案统计的一种方法。对档案管理人员档案管理做出及时有效的对策，都是有一定帮助的。
(二)档案管理网络一体化
网络一体化(包括局域网和互联网)应用是房地产权属档案管理和利用的主要形式，也体现了快速、准确、安全的方式。实现档案管理网络一体化解决了以往利用档案的诸多不便，如果我们能够实现档案管理网络一体化，我们才能及时为房地产交易、房地产权属登记、房地产纠纷仲裁、物业规划、房屋买卖、住房制度创新、城市策划管理、城市建设等各项工作提供保障服务。真正体现档案数字化的各种优势，可以使档案利用不受时间和空间的限制，可同时多人多次使用，不会有所冲突。这些功能的实现，让使用单位提高工作效率，提高档案信息的利用程度，为资源的利用提供了更大的空间。
(三)数字化档案的生成
根据《城市房地产权属档案管理办法》，数字化档案过程即指房地产权属档案的收集、登记、整理和归档。有三种属于建档范围内的文件材料，如下：
第一种是房产登记申请书、收件收据存根。权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表，房地产税费收据存根等。都是房地产产权登记工作中形成的各种建筑范围内的文件材料；
第二种是房地产权登记确权、房地产产权变更及转移、房地产权利人、设定他项权利等有关的属于建档范围内的文件材料：
第三种是房屋属界定位置图及其所占用的土地使用权：房地产分幅平面图、分层分户平面图、分丘平面图等。
这些文件材料扫描建档中管理人员必须加以辅助的工作，辅助工作融合到实物档案的人工整理归档的过程中，因为页面纸张厚薄、大小、纸质均不一致；可以直接转换为位图格式存储，有分丘平面图、分幅平面图、分层分户平面图，已实现计算机绘图。如直接存储矢量图，查阅时还需要安装专门的工具软件，并且归档后的资料已不能修改，不利于档案的方便利用，保留矢量图已无必要；对于超大页面，可以采用低成本的数字照相方式，或工程扫描仪扫描。
档案扫描过程与目录管理实现无缝连接，省去为文件取名、建立对应关系等多余步骤，提高建档效率。提高建档效率在档案数量庞大的房地产权属档案管理部门具有特别重大的意义，即使每页的扫描建档时间只节约几秒，最终对整个工作进度的影响可能是几个月，甚至上年。扫描图像的存储有两种方式：文件方式和数据库方式，文件方式虽然简单易于实现，但在检索效率和安全性方面都得不到保障，只适合于速度、安全性要求不高的小型档案库。即使采用数据库方式，当档案数量大时，如几十万卷档案的记录数就有几百万，方案设计时应注意选择高性能、大容量的存储系统。
二、房地产权属档案数字化管理的基本原则
数字化档案是一种安全又快捷的档案管理形式，比普通档案管理有很大的管理优势。解决了以往利用档案的诸多不便，可以使档案利用不受时间和空间的限制，可同时多人多次使用，不会有所冲突。
(一)数字化产权档案管理的基础是全程化管理的重要部分
建立一个完整的管理体系，对数字化房地产权属档案的整个生命周期从产生到永久保存或销毁进行全程管理，这个过程称之为全程管理。这是基于信息技术而建立的数字化档案管理理念，以实现整个系统(软、硬件及信息)资源的最大共享和最大效益，其中包括档案管理的规则、方法质量的要求以及档案从收集、整理、归档、利用各阶段活动统筹兼顾的全局调控。
(二)实施数字化权属档案的安全性是基础保障
系统软件或硬件免受人为破坏和自然灾害的能力称之为安全性，安全性保障应从制度着眼，技术手段着手，也可以指防止房地产权属档案的散失、泄密。合理设置用户权限，健全安全保密制度，坚持定期数据备份。
(三)数字化权属档案存在的意义是真实性
真实性指档案仍然保持其真实性、可理解的方式输出在经过存储、传统、压缩、加密等处理之后。保障档案的真实性措施应贯穿于全部管理工作的始终，如不能保证档案的准确检索查阅利用，数字化档案也就失去了存在的价值。要统一数字档案的一般程序，文件无论如何变化和存储信息，都必须保证其真实性，必须与原文档相符。
三、关于房产管理部门建立数字化权属档案的一些合理化意见
房地产管理现代化的重要组成部分包含了权属档案的数字一体化管理，目前处于初始起步阶段的权属档案的数字一体化管理，及相关实际情况有几点合理意见，如下：
第一点：国家档案局已就电子文件档案制定了规范标准，房地产权属档案的数字化应当建立合理化的统一规则。房地产权属档案的特别性决定了其管理的独特性，房地产权属档案的特别性决定了其管理的独特性，为全国性电子文件管理提供了普通管理标准。当前已经建立了权属数字化档案的地方由于种种原因，没有制定出统一的合理化标准，有的在建设过程中还处于摸索阶段，在实际应用中也不是很理想。当务之急应制定出一套适合于房地产管理的数字化档案统一标准，因此，各地的权属档案现代化工作的规范和指导应加以重视。
第二点：通过多年的信息化建设，培养一批既懂房地产业务又精通数字化档案管理方面的专业性人才，工作人员的计算机使用技能大幅提高。数字化档案管理是一项科学的、真实的、实践性较强的工作，这种综合性人才是当前档案管理中迫切需要的，各级领导也对信息化建设给以了足够的支持和重视，把它作为提高管理服务水平和效率的重要手段，投入大量人力、物力进行建设，培养这种人才应当引起重视。
第三点：房地产权属档案数字化管理不可能一蹴而就，是一项系统的管理工程，它必须分步骤有层次地实施，并且在完整的规范体系指导下进行。对存量档案，可以考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档，以保证数字化档案库能在较短的时间内产生更好的利用价值。数字化过程必须充分考虑到房地产档案管理部门以往形成的数量庞大的历史档案，以及每年数量倍增的新建档案。新建档案建档工作可安排在发证之后，实物归档之前进行的数字化过程最关键的是不能影响日常正常的工作。