信息时代高校办公室档案管理工作的创新

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【摘要】众所周知，在当前高校档案管理工作中，信息化手段已经成为了一种主流手段。我们不得不承认这是档案管理工作的一大发展与进步，但是，当我们为之欢欣鼓舞的时候，更要保持冷静客观的态度，来仔细分析现阶段高校档案信息化管理工作中存在的问题和弊端。只有革除弊端，才能够保证高质量地完成好高校办公室档案管理工作的创新，才能够适应高校的发展要求。本文将就信息时代高校办公室档案管理工作的创新进行深入的分析与探究。

【关键词】信息时代；高校办公室；档案管理；创新策略

我们应该都知道，高校的管理工作当中，有一个非常重要的组成部分，那便是档案管理。档案管理对于一所高校发展的重要作用是不言而喻的，我国高校都在积极致力于创新与改革档案管理的工作之中，信息化技术已经被广泛应用到高校档案管理工作当中，采用电子介质管理档案，追求档案管理方式的自动化。纵观我国当前办公室档案管理工作的现状，其技术设备基本上都得到了更新，这为档案管理方式的创新工作奠定了非常坚实的基础。以下是笔者结合自己多年的相关工作经验，就如何创新高校办公室档案管理工作提出自己的几点看法和建议。

一、创新高校办档案管理工作的意义

（一）推动了档案管理事业的发展。在信息时代的大背景下，已经有越来越多的现代化设备被应用到办公室档案管理工作中，极大地提升了高校档案管理工作的便捷性。伴随着各项新设备和新技术的使用，高校办公室档案管理的面貌焕然一新。除此之外，伴随着互联网技术的不断普及使用，数字化档案逐渐进入了人们的视野中，在档案检索工作中发挥着至关重要的作用。

（二）工作效率得到有效提高。在传统的档案管理工作当中，最主要的形式便是手工管理和服务，这种工作形式，无论是在工作质量还是在工作效率方面都是不够完美的，是存在着一定程度缺陷的。传统的管理方式有着难以突破的局限性，既没有办法对电子档案产生影响，更没有办法实现采集、收集与利用，这些缺陷都严重浪费了管理人员和信息使用者的时间，严重影响到了档案管理工作的效率。但是，创新高校办公室档案管理工作，不仅仅有效增加了高校档案信息的利用率，更在很大程度上提高了档案管理工作的透明度，实现了档案信息资源的合理分配与充分利用。

二、如何创新高校办公室档案管理工作

（一）创新管理机制。改革传统办公室档案管理工作的重要前提和基本保障便是要建立起一套完善的管理机制，换而言之，就是要制定出具有高度统一性的标准规范，为高校办公室档案建设与管理工作提供一个合理的依据，结合实际，逐渐建立起标准的管理方式。此外，必须要保证高校综合档案室达到既定的规定与标准，合理存放各种硬件设备和归档信息材料。

（二）提高专业人才质量。一般来说，高校办公室人员是计算机专业或者其他专业毕业的高材生，他们对于参与档案管理工作的积极性并不是很高，甚至有一些办公室人员不愿意参加档案管理工作。档案管理人员的责任是非常重大的，因此，我们必须要竭尽全力扭转办公室人员的管理理念，尽可能多地造交流与教育培训的机会，也可以通过学术研究等方式来全力提高办公室管理人员的整体素质，不断优化办公室管理人员的知识结构，提升办公室管理人员的责任意识。

（三）创新档案管理理念。档案管理的重要目的之一是为档案使用者服务，所以，我们必须要对此进行高度的重视，进一步对服务功能进行创新，这就要求档案管理工作人员首先要确立起一个科学、正确的服务理念，根据实际的工作情况以及档案使用者的实际需求，来积极创新与完善服务体系。首先，从不同的专业领域分别着手，为其提供更具专业性的服务信息，全面提高服务的质量，以满足使用者需求为最终目的。然后，在保证专业服务质量的同时，适度追求个性化服务，我们要以不同用户的不同使用习惯和对信息的不同需求，不断调整和改进检索的功能和性能，保证所有的使用者都能够通过自己最习惯用的方式来查询到对自己有用的信息，这就是所提到的个性化信息服务，其标准就是以使用者的要求为导向。不同的使用者，使用信息的目的不同，所处的环境不同，所需要的信息也不同，因此，档案管理工作人员可以根据采集与管理档案信息的过程，对档案信息中不同的知识体系进行分层管理，根据不同层次的信息进行管理，提供服务，创建出一套科学有效的服务方式来改善管理工作，使用户检索更为便利有效。

三、结束语

综上所述，对于高校来说，其发展越快，就意味着高校办公室的档案材料越多，要想为高校每一个阶段的发展做出真实客观的记录，就必须要不断改善高校办公室档案管理的客观环境，时时刻刻不忘对办公室档案管理工作的创新，全面提高高校办公室档案管理与服务水平，为高校的稳步发展奠定基础。

【参考文献】

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