优派:“1%”的秘诀
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我们的IT运营成本占全部营业额的1%，而同类公司在IT上的花费一般是其全部营业额的3%到5%。”Moon不无自豪。
8年做到美国显示器市场第一名，不到4年进入中国台湾显示器市场前三甲，1年成为中国LCD市场销量和销售额的“双料冠军”――优派迅速发展的历程成就了又一个IT品牌的传奇。缔造这一传奇的优派创始人兼CEO朱家良的创业故事早已为人们津津乐道，然而造就这一传奇的另一个重要手段却鲜为人知，答案竟是对IT人来说最不具浪漫色彩的“信息化”或者说“IT应用”。但事实正如优派CIO Robert Moon所说，“IT是秘密武器，是优派成功的原因之一。”
不简单的“简单”
“我们的IT运营成本占全部营业额的1%，而同类公司在IT上的花费一般是其全部营业额的3%到5%。”Moon不无自豪的说。优派是一家营业额超过13亿美元的全球性公司，而其全体雇员只有800人，甚至IT部门只有40人，这么小的团队能够创造如此惊人的营业额，需要有一个效率很高的运营系统的支撑。
“我们IT应用的原则就是保持简单化和标准化。优派是一个销售硬件产品的公司，我们的毛利率并不是很高，在竞争激烈的大环境中，我们别无选择。在IT上每多花一分钱，就意味着在产品营销上要少花一分钱，所以，作为IT部门，我们必须更加讲求效益，花很少的钱，做更多的事。我的工作重点就是怎样使用最少的经费，把所有信息都传达给全球的同事，让他们更好的工作。”Moon这样介绍他的工作原则。
为此，Moon和他的团队尽量使用标准的软件和系统，尽量避免做个性化的特殊定制，这与很多其它公司的做法完全不同。“我做了12年的CIO，我深信像SAP、Oracle、Peoplesoft这些公司，他们通过学习其它公司的业务流程，已经把最好的实践模型都整合到产品中去了，所以只要能运用这些标准的流程，就能达到很好的效果。我认为CIO应该永远牢记：复杂等于费钱，个性化等于花钱，‘酷’也等于花钱。”
优派的CEO朱家良也是这一主张的坚决拥护者。在当初换新系统时他曾对员工表示，“希望以我们的商业操作模式去适应软件的模式，而不是改变软件标准的流程以适应我们已经习惯的工作流程。”据Moon说，自新系统上线以来，优派从来没有对其做过任何个性化的修改。“当然，也许我们的模式只适用于跟我们的业务模式类似的公司。”
复杂的教训
目前，优派全球统一使用同一版本的Oracle系统。尽管优派使用Oracle的产品已经有很多年了，但是这种“大一统”的局面也是在最近两年才形成的。
当初，优派在欧洲、亚洲、美国3个区域的商务流程是不一致的，3个地方用的是3个不同的后台管理系统，而每个系统都是为各自区域定制的，以至于后来一共有500多个定制的项目、3套计算机系统、3套数据库、3套应用模式，整体上看，就像3个不同的公司一样，各不相关，也互不相联。当这种“割据”的状况逐渐成为优派迅速发展、实现全球化目标的最大障碍时，美国最资深的CIO之一，RobertMoon被请到优派来解决这个难题。
“三年前，我们扔掉了所有东西重新开始。我用一天时间说服了CEO，之后，我们花两个月的时间和其他商务管理人员一起讨论、制定出一套大家公认的业务流程。在这两个月内，我们几乎每天都会跟亚太、欧洲分部的同事开若干个视频、电话会议。通过这些交流，我们大家制定出一套很完整的将三套东西合而为一的解决方案。”Moon回忆道。
全球同步的流程改造和系统更新，对任何一个公司来说都不是“小手术”，难度当然是有的。在这过程中，CEO朱家良给予了Moon最大的支持。“我觉得我们成功的秘诀之一就是CEO的支持，他坚持全球用同一样的标准产品。这一点非常重要，只有公司里每个员工都知道CEO很支持CIO，这样CIO才能成功。而且，朱先生从来不干涉我怎么运作IT这个部门。我想这就是一个好CEO所具备的素质，他并不一定知道解决每一个问题的方法，但是他知道有什么样的问题，然后找什么样的人解决这些问题。”Moon非常欣赏他的中国老板。
流程统一化、标准化的新系统上线后，优派以前要30天才能结清的月营业额，现在3天就能完成；整个公司的IT运营成本也降低了一半；更重要的是通过这次IT系统的更新，使优派变成了真正的全球化公司。“现在无论业务成长多快，变化多大，我们的系统都可以支持。”
同时，单一品牌的系统也满足了优派“少花钱，多办事”的需求。“我们用的是单一供应商的产品，这样就减少了集成方面的成本。”Moon对目前的系统状况很满意。“我们只用一个系统为全球业务服务，所以每次维护只需做一遍，相应地，每次更新升级和备份也只做一遍就够了。而且我们自己的员工用周末的时间就可以完成这些工作。如果用不同品牌的系统，那么升级换代就可能带来很大的困扰，因为不能确认所有的产品都能一次性运行得很顺畅。”
新挑战
IT系统永远是不完善的系统，因为它永远在进步和完善之中。当四年前Moon刚刚加入优派时，优派迫切需要的是后台管理系统，包括财务系统、订单管理系统、库存管理系统、渠道管理系统等，如今这些系统的应用已经基本成熟，最近优派全球刚刚开始进行前台管理系统的部署，这个系统包括三个组成部分：顾客关系管理（CRM）、供应商关系管理（PRM）及市场、销售的自动化，目的是把优派全球的顾客和合作伙伴的信息集中在一个数据库里，以提高市场和销售人员的工作效率，让CEO能及时了解全球各地区不同产品的销售情况，进一步提高市场反应能力。
然而，这是一个很有挑战性的课题。由于工作性质的差异，市场和销售员不像财务等后台工作人员那样清楚他们真正需要的是什么，而且，销售人员一般来说不能够坐下来学习新的东西，他们更愿意为完成销售任务在外奔波。“他们希望你把东西准备好，拿给他们用就行了。”Moon认为，为了部署前台管理系统而与销售们进行沟通和培训是他有史以来遇到的最大挑战。
尽管有些棘手，但经验丰富的Moon还是有办法。“我的解决方式就是请他们把需求写下来，写下来的时候就会用脑子去思考。还有我会经常组织一些同事开会，开会的时候能把一些问题讲得比较透彻。”
Moon认为，IT部门的一项特殊意义就在于，它是整个公司中唯一能把不同部门的人员组织在一起讨论问题的部门，他很珍视自己这种“整合”的特权。“我的职责之一，就是去了解我的客户――优派员工们的需求，有时候他们所要的，并不是他们所需要的。那么，我就要了解各种可选择的软件产品的功能、性价比，然后根据员工们的需求进行挑选，我的原则是简单、实用。我情愿让员工得到更有效的系统，而不是更多的性能。就像我很喜欢保时捷，但是现在我开的是奥迪。我必须说服他们使用我们选择的软件产品。因此，如今CIO必备的素质之一就是他必须是个好销售。”
在说服教育的同时，Moon还很注意从一开始就培养员工对系统的自主意识。“我们的系统都是员工自己来做设置和安装的。我，或者说优派的理念就是，员工是这些系统的真正主人。从第一天开始，我们就让员工亲自参与系统的设置和设计，这样他们才能真正重视和使用这一系统，并对此有自豪感。而我们只是一个服务单位。如果直接把系统交给他们用，将不可能达到这种效果。”