信息化环境下高职院校微视档案资源管理研究

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【摘 要】随着“互联网+”理念的不断推行，档案行业的管理也应顺应时代潮流，形成档案管理的新形态、新常态。对高职院校而言，微视档案对记录学校的一系列活动具有重要的意义，作为“高校记忆”的重要组成部分，微视档案具有直观、生动的特点。随着数字化理念和档案电子化管理的不断推行，在当前信息化环境下微视档案资源的优化整合利用成为档案管理人员热点关注的话题。本文将在分析微视档案管理问题的基础上，提出高职院校微视档案的管理策略。

【关键词】高职 微视 档案管理

微视档案全称微型视频档案，是利用数字多媒体技术，对一系列实践活动进行拍摄、制作和展播等影像化处理，形成的声像记录视频文件。就高职院校目前的微视档案管理来看，无论是档案的资源整理、保存还是利用，都不尽如人意。而如今信息化社会下，发展微视档案是顺应时展的趋势，因此在信息化环境下，对微视档案的资源管理展开研究具有实践和理论双重意义。

高校微视档案管理现状

第一，管理制度不健全或有制度不落实。现有的高职院校的微视档案管理主要有三种形式：一是由基层各组织单位和处室管理；二是每个科室自行管理，每年递交至档案室统一管理；三是由档案室统一管理，各组织单位随时进行汇交。由此可见，目前微视档案的管理上并没有形成一个统一的原则和管理制度。

第二，不重视微视档案的管理。微视档案由于存储介质的特殊性，使得其管理比较复杂，目前主要的保存方式有存储卡、硬盘、光盘等形式。从管理现状来看，只有极少数的高职院校拥有视频档案专柜，大部分高职院校将微视档案直接置于文书柜内，但是视频档案的存储介质对于外部的物理环境有着较高的要求，当湿度、温度，以及辐射保护环境都无法满足要求时，则将引起存储介质的损坏，从而遗失档案。

第三，微视档案过度分散、缺乏系统性的资源整合。和普通视频档案不同，微视档案由于时间较短，一般在三十秒到二十分钟之间，其内容也是多样化的，具有短、快、精的特征。而高职院校的微视档案资源十分分散，各系部、档案馆、网络中心、学生处、教务处等都有微视档案，一方面档案管理质量良莠不齐，另一方面缺乏统一的资源整合，使得微视资源无法发挥其应有的价值。因此对微视档案进行优化整理具有紧迫性意义。

第四，档案管理存在壁垒。鉴于微视档案的独特性，其资源整理需要多个技术部门来完成归档整理，而技术部门和档案管理部门之间缺乏沟通与协调，甚至是相互推诿档案管理工作和任务，使得微视档案得不到有效的归档整理，资源被浪费，形成档案管理壁垒。

微视档案管理的思路

第一，严格规划过程管理。微视档案属于数字资源，数字资源的管理需要有专门的技术标准和数字化工作流程加以约束，建立管理制度和标准管理流程办法，从而实现微视资源的高效率管理。

第二，建立微视资源的专业化采集队伍。微视档案资源的采集过程，需要档案人员对原始视频进行制作、保存和销毁等处理，需要专业人员对数据进行分类、编目，而后期的微视档案资源的管理也需要借助计算机技术和信息化技术，因此微视档案的管理很大程度上依赖于人力资源的质量。

第三，完善的硬件设施。微视档案本身的色彩、清晰度、音质等条件是微视档案的核心价值，而微视档案的保存对硬件设施要求条件更高，完善的硬件设施是微视档案管理的基础条件，要引入高质量、高容量的硬件设施，同时严格控制微视档案的保存环境，配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施，保证档案存储介质不发生损坏而遗失。

高职院校微视档案的资源整合与利用措施

1.建设微视档案管理数据库

根据《声像档案质量要求》和《数字声像档案著录规则（征求意见稿）》的规范建立微视档案管理的数据库，做到统一规划、协调分工；遵循系统性、完整性原则；规范数据库建设的标准。这其中微视档案要保证其完整、连贯，符合视频格式标准，避免微视资源重复建设和低水平建设。

第一，建设内容。从微视档案的内容价值、价值利用需求、微视资源质量三个角度来建立数据库资源，优先考虑高质量和高价值的微视档案，以实际价值利用为导向建立微视资源数据库。

第二，著录信息管理。主要包括微视档案资源的责任者、版权、语种、格式、来源、关联、权限管理等。

2.视频档案的编研工作

高校档案部门可围绕重点活动内容来进行微视资源的编研选题，基于馆藏微视档案资源进行二次开发，运用多媒体技术手段，制作专题，形成微视档案资源开发的独特优势。

在编码的时候把以前记录不清楚的视频素材进行整理归类，将视频素材保存为最普通的视频文件格式（MPEG、WMV格式），对整理好的视频素材按“年份+主题内容”的命名方式进行命名。与此同时，对编辑好的视频，可记录更加详细的内容，如“时间+主题内容+分类+级别+储存位置”。

3.微视档案的质量控制和成本控制

微视档案的文件风险管理不当，极易造成视频文件质量缺损。低质量或不合格的微视档案不但造成微视档案资源价值贬值，还可能造成社会活动和科技生产活动的混乱，甚至造成经济、政治、历史文化等方面的损失。因此，对微视档案进行质量控制，是保证微视档案资源整合和利用顺利进行的重要环节。

参考文献：

[1]庞莉、赵豪迈：《基于数字信息长期保存的音频、视频档案数字化研究》，《城建档案》2011年第4期。

[2]吴小辉、刘建军、傅俊庆：《照片档案数字化管理中若干问题的探讨》，《档案时空（业务版）》2005年第2期。

[3]方莹芬、岑淑儿：《档案管理自动化网络化的思考》，《宁波高等专科学校学报》2002年第3期。

作者单位：宝鸡职业技术学院 陕西宝鸡