重大活动档案工作策略研究

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摘要：针对重大活动筹办机构的工作特点，本文就工作机制、收集归档标准、档案保管条件、利用与移交工作方法等四个方面，深入阐述了重大活动档案工作的策略。

关键词：重大活动档案档案工作工作机制

近年来，随着我国国际社会地位的不断提升，重大活动日益增多，如何做好重大活动档案工作、不断合理优化重大活动档案管理策略是各级档案部门共同的研究课题。重大活动档案是国家在筹办重大的政治、经济、文化、体育、宗教等活动过程中形成的珍贵记录，是重大活动遗产的重要组成部分。做好重大活动档案工作，确保重大活动档案的齐全、完整、准确、系统，切实发挥重大活动档案辅助决策、服务筹办、记载历史、传承经验的重要作用，对国家和社会意义重大。笔者结合自己在北京2022年冬奥会和冬残奥会组织委员会的工作经历，对重大活动档案工作策略作进一步剖析。

一、重大活动档案的工作机制

由于重大活动的筹办周期相对较短，筹办机构的存在时间相应较短，且筹办机构撤销后人员迅速撤离，如果不能在筹办机构撤销前做好全部档案工作，重大活动档案将面临很大的遗失风险。因此，笔者认为在重大活动筹办机构成立之初，按部门建立完善的档案工作“三级责任制”体系，并厘清工作职责，对于重大活动文件材料的完整、快速、有效归档和档案的安全保管具有重要意义。“三级责任制”实际上是在重大活动筹办机构的内设各个部门内建立一套完善的档案工作体系，各部门负责完成本部门档案工作的任务，这样做可以有效分摊档案工作的压力。

（一）工作原则

重大活动档案工作宜施行“统一领导”、“分级管理”原则。统一领导的意义在于领导层级高，由于重大活动筹办机构的人员组成基本上都是相关单位选调和临时聘用，人员管理难度较高，需要由筹办机构的主要负责同志全面I导档案工作，在收集归档过程中便于档案部门协调各内设部门。分级管理的意义在于明确文件形成部门的档案工作责任，建立机构撤销时的工作进度审核机制，确保文件材料归档完毕后才会批准机构撤销。

1.重大活动档案工作应由筹办机构主要领导负总责，由办公厅（室）或承担相应职能的部门或设立专门的部门具体负责档案工作的统筹规划、组织协调、监督检查。

2.筹办机构的内设部门应建立起行之有效的档案工作“三级责任制”体系：部门主要负责人对本部门档案工作负总责；综合办公处（室）负责人全面负责本部门档案工作的日常开展；综合办公处（室）安排专人（以下简称“部门档案员”）具体承担本部门文件材料的收集、整理和归档，以及本部门档案的保管、利用和向机构档案部门移交等日常档案工作。

3.筹办机构应建立档案工作队伍登记制度，各部门与档案工作相关的责任人员确定、变更等事宜均应及时登记，确保人员流动性较大的临时机构不会因人员变动导致档案工作的衔接不畅。

（二）工作责任

按照前述的档案工作原则和“三级责任制”建设方法，厘清各部门间的责任。对于重大活动的筹办机构，工作责任可以细化为负责全机构档案工作的办公厅（室）或专门档案部门的职责，以及负责本部门档案工作的各部门的职责。

1.办公厅（室）或专门的档案部门。（1）负责统筹规划筹办机构档案工作，制订档案工作总体计划。（2）定期向筹办机构主要领导汇报档案工作开展情况、存在问题和工作建议，推动筹办机构档案工作有序开展。（3）负责研究制订筹办机构档案工作的方案、制度和标准。（4）负责建设筹办机构档案工作队伍，组织档案工作培训。（5）负责检查、指导各部门档案工作，负责协调涉及多部门的档案工作。（6）负责筹办机构档案库房的建设、管理，负责档案信息化的建设、管理。（7）负责筹办机构档案的集中保管和统一利用。（8）负责联系涉及档案工作的相关单位，负责向相关单位移交重大活动档案。

2.各部门。（1）负责制订本部门档案工作计划，上报年度档案工作总结。（2）负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。（3）负责本部门档案向办公厅（室）移交前的保管和利用工作，负责本部门档案向办公厅（室）移交的工作，负责配合办公厅（室）完成涉及多部门、多机构的档案工作协调任务。

二、重大活动档案的收集归档标准

为了完整记录重大活动的筹办过程，同时考虑到“定期”档案到期后的价值鉴定难题，笔者认为重大活动档案可以统一按照“永久”期限进行保管。当然，这就会产生另一个非常重要的问题，就是需要筹办机构严把收集归档的质量关，既要确保重大活动筹办过程中形成的、具有保存价值的、各种形式的文件材料均能无遗漏归档，又要确保归档的文件材料确有价值。由于重大活动完成后，筹办机构撤销、人员解散，形成的档案没有重新整理的时间和条件，这就要求文件材料的收集归档标准要高，收集归档的标准要切实执行，确保一次到位。同时，在实际工作中，筹办机构的办公厅（室）或专门的档案部门也需要及时制订详尽的整理操作规程和具体细化的归档范围。

（一）文书类文件材料

现阶段的重大活动筹办机构一般不会部署完整的、具有各层级领导数字签名技术的办公自动化系统，形成的具有法律凭证效力的公文等仍以纸质为主。因此，对于文书类的文件材料一般应归档纸质版本原件，对于使用办公软件制作的演示文稿则可直接归档、且仅需归档电子文件。同时，按照立卷改革的要求，文书类的文件材料应以自然件为单位归档，即以每份文件为一件，且应归档一式1份。笔者认为，每份文件应按字面意思界定为每文立为1件，对于来文与复文一类的情况应算为2件。此外，为确保信息安全，文件材料在归档过程中应注意符合国家保密工作相关要求，对于密码电报的归档应根据机要部门的要求执行。

（二）声像类文件材料

1.鉴于目前普遍使用数字系统（数码相机、数字摄像机和数字录音机等）拍摄或录制照片、影像和声音，在归档时可直接归档、且仅需归档电子文件。

2.使用数字系统拍摄或录制的声像类文件材料，在归档时需要注意使用符合国家要求的长期保存格式。

3.数字视频和数字音频应以每个数据文件为一件归档，数码照片应以每次活动的若干张照片为一组归档，且应归档一式1件。

4.对于数码照片的后期技术处理，应注意严格按照国家有关数码照片档案管理的相关规定执行，不可出现任何像素迁移的处理。

5.筹办机构除了需要齐全、完整归档本机构自行拍摄或录制的声像类文件材料以外，还需要注意收集其他机构（尤其是新闻机构）拍摄或录制的与重大活动直接相关的声像类文件材料。

（三）实物类文件材料

1.实物类件材料。应以自然件为单位归档，即以每件物品为一件，套装物品以一套为一件。由于重大活动在社会发展过程中所处有的特殊地位，且有些重大活动是受国际组织委托筹办、有些重大活动由多地协同筹办，其形成的实物档案并不单向属地档案馆移交，往往存在多个移交方向，如协办地区、国际组织、博物馆和其他国内外相关机构等。因此，在制定归档份时需要充分考虑实物档案的移交方数量，在归档之初就尽量确保单件实物档案的份数可以满足各方需求。

2.对于有特殊编号的实物类文件材料，应注意归档编号为“1”的实物，并且需要注意齐全完整归档筹办机构授权制造、生产的产品。印信在归档时不应做破损处理。

（四）会计类文件材料

会计类文件材料的归档，需要注意严格按照《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》执行。同时，根据筹办机构的存在时间，适当调整会计档案向办公厅（室）或专门的档案部门的移交时间。比如，对于存在时间超过5年的筹办机构可以每2-3年集中向办公厅（室）或专门的档案部门移交一次，对于存在时间较短或是重大活动筹办工作临近结束时，可按需调整为半年、季度、甚至月为单位向办公厅（室）或专门的档案部门移交会计档案。

（五）出版物类文件材料

出版物类文件材料中的印刷出版物应归档纸质版本原件，电子出版物应归档、且仅需归档电子文件。同时，应以自然件为单位归档，即以每册出版物为一件，套装出版物以套装内每册为一件，报纸类出版物以每期为一件。出版物每件归档1份即可。

三、重大活动档案的保管条件

对于筹办机构的档案形成部门，即使工作独立性较高、且档案的形成量相较一般单位会大很多，也并不一定要求设立独立的档案保管库房，但是有必要在办公区内安排相对独立的办公空间，用于保管本部门形成的档案。鉴于筹办机构的临时组建性质，其人员构成相对复杂，档案形成部门有必要配备带有锁具的、密闭的、全金属材质的五节柜或文件柜存放档案，以确保档案的保管安全。同时，按照相关规定，档案必须存放在符合国家保密要求的保密柜中单独管理，不应与非档案一起放在普通的五节柜或文件柜中。此外，对于存储档案电子目录、电子档案等的存储载体，也应当专盘专用，并且保证至少有一套主盘、一套备份盘。

筹办机构的办公厅（室）或专门的档案部门则应该按照档案工作相关规定和标准建设档案库房，如前文所述，重大活动的临时筹办机构并不一定要投入大量精力和成本建设可长期使用的档案库房，但是为确保档案的保管安全，必须的条件仍要充分满足。除了一些基本要求外，还需要重点注意：

（一）档案用房三分开问题

对于档案用房，整理区、利用区和库区三分开是十分有必要的，只不过鉴于重大活动档案向档案馆移交的周期短，为节约本就紧张的办公环境，可适当减少使用面积。笔者认为，按照整理区、利用区、库区分别为20/20/60平方米的标准配备即可，如档案形成量确实较大，库区可适当增加到80平方米。此外，对于有档案数字化需求的筹办机构，还应为档案数字化工作安排加工场地，场地面积则应该结合档案形成量和档案数字化加工团队工人数量进行合理设置。

（二）档案库区内的档案架设置问题

由于大部分重大活动筹办机构都是租用的办公区，其建筑结构已经完成，选择的档案库区往往难以满足密集架的摆放要求。况且，只临时使用几年的档案库区，似乎也确实没有必要安装带有导轨的密集架。这样来看，无地轨的金属双面档案架更符合筹办机构的实际需求，既能安装和拆卸，节约档案库房建设时间、避免投资浪费，又能很好地满足档案存放需要。但需要注意的是，除了普通的档案架以外，还要配备必要的防磁柜和保密柜。

四、重大活动档案的利用与移交工作方法

因重大活动的筹办主体复杂性、筹办机构组成的复杂性和档案资源需求方的复杂性等造成的档案移交对象不易确定的情况，因筹办机构存在时间短、各筹办机构存在时间长短不一和短期内集中产生大量档案等造成的移交时间不易统一规定且需要灵活调整的问题，因档案多、档案利用时效性强、从提出利用到获取档案信息的时间紧迫等造成的利用程序必须简化、但又必须满足档案信息安全保密的矛盾，是重大活动筹办机构在档案利用和移交工作中面临的主要难题，也是在重大活动筹办初期就需要统筹考虑并尽快制度化的工作重点。笔者根据自身经历提出上述难题的解决方法仅供参考：

（一）移交对象的确定问题

对于全国性的重大活动，往往并不是完全由一地或单一政府承办，也有国际组织授权筹办的重大活动，对于有多组织、多地、多政府筹办或协办的重大活动，档案原件向属地档案馆移交并无疑问，但是需要考虑其他协办地区或组织的档案需求，可通过档案数字化工作，将档案数字副本分发给相关的协办地区或组织。对于实物类的档案，可在归档时就多套制归档，在移交时确保有需求的地区或组织都可以获得宝贵的实物档案收藏。为满足这一需求，需要筹办机构的档案部门在最初建章立制的过程中就充分考虑档案的移交需求，研究、确定完善的归档和档案数字化工作策略。

（二）移交时间的灵活调整问题

由于重大活动结束后筹办机构会快速撤销，工作人员也会解散，因此为了确保重大活动结束时不会由于时间紧迫而导致档案的移交工作出现空档，筹办机构的档案部门应充分考虑机构撤销时的复杂情况，在重大活动初期可以根据筹办周期设定一个合理的移交周期，避免频繁移交档案带来的工作压力。同时，根据筹办工作的进展情况，结合重大活动越临近举办、形成档案数量越大的特点，在重大活动举办过程中或邻近结束前灵活调整、合理缩短档案移交周期，确保筹办机构撤销前，可以顺利完成全部档案的移交工作。

（三）档案的利用流程问题

重大活动档案包含较多的敏感信息和事项，很多内容关乎国家利益。为了更好地服务筹办，查档工作的流程可以进行优化，但绝不能无原则的简化，而这就需要筹办机构档案部门按照严谨的查档工作流程办事。

笔者认为，必要的档案利用流程起码应包括：（1）对于含有非密敏感信息的档案，利用人所在处室负责人和所在部门负责人需批准同意，机构档案部门需审核同意，方可提供利用。（2）对于机密级以下（含机密级）档案，除履行非密敏感信息档案的审批程序外，还应增设办公厅（室）负责人审核的环节。（3）对于绝密级档案，除履行机密级以下档案的审批程序外，还应增设筹办机构负责人审核的环节。此外，由于重大活动的筹办档案都由俚氐蛋腹荼9埽这就牵扯到筹办机构与属地档案馆、甚至是跨地区档案馆的关系问题。为了能够满足档案利用需要，筹办机构可以与档案馆一起研究简化档案利用程序的方法，专门就某项重大活动的筹办开通“绿色通道”，建立一种以从简从快、专人负责、优先办理、限时办结为原则的档案利用机制，确保重大活动档案在新的重大活动筹办过程中发挥最大的作用，提升档案自身的价值。