新形势下如何加强煤炭企业合同管理
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【摘要】 伴随市场经济的不断深入发展，合同管理成为现代企业管理中的重要组成部分。合同管理是有效防范经营风险，保护自身合法利益的重要手段，煤炭企业作为自负盈亏的独立市场主体高度重视合同管理制度的构建与贯彻落实。本文整理了煤炭企业合同管理的主要内容及其重要性，并分析得出煤炭企业在合同管理过程中存在的不足，主要表现为合同管理意识淡薄，制度不健全，对合同当事人资格以及合同条款的审查不足，合同签订后缺乏有效的执行监督机制。合同管理中的不足给煤炭企业的经营带来很多风险，因此强化煤炭企业合同管理在提高企业经营效益、控制企业经营风险具有重要现实意义。
【关键词】 煤炭企业 合同管理 问题与对策
一、煤炭企业合同管理的主要内容及其重要性
合同管理是指企业对因经济关系产生的合同进行的签订、履行、变更、解除、转让、终止、监督审查等一些系列行为。煤炭行业现在基本上都是产销分离的，所以现在一般煤炭生产企业极少销售业务，因此本文主要探讨煤炭企业采购合同的管理。煤炭企业合同管理具体可细分为三个环节：一是合同订立前对合同当事人的资格、价格、商品质量、履约能力等进行审核；二是在采购合同签订过程中，对合同条款进行审核并采用规范的合同范本；三是在合同签订后，对合同执行的监督管理，主要内容为货物的验收、入库以及支付，并定期对供应商履约能力进行评估。
现代经济活动大多通过合同的形式对合同当事人的权利、义务等进行约定，一个企业经营的成败往往与其合同管理密切相关。煤炭企业大多为大型国有企业，其每年签订的采供合同金额高达几十亿元，因此煤炭企业重视采购合同的管理具有重要现实意义，主要体现在：首先，良好的合同管理能有效树立企业良好的企业信用形象，彰显企业的品牌信誉度。其次，通过加强煤炭企业采购合同管理，能够保障其生产经营所需的物资材料价格公道合理、质量符合技术要求，保障煤炭企业的顺利生产。再次，通过加强煤炭企业采购合同的管理，能够在后续的合同执行过程中，明确合同各方的权利与义务。以便在合同发生纠纷时，能够依法维护煤炭企业的合法利益，减少或控制合同执行过程中风险因素对企业经营的不利影响。
二、煤炭企业合同管理中存在的问题
虽然作为独立经营、自负盈亏的独立市场主体，但是由于受“生产为主，经营为辅”传统观念的影响，造成部分企业存在合同管理意识薄弱、合同管理制度不健全、对合同当事人资格以及合同条款的审查不足，合同签订后缺乏有效的合同执行监督机制等问题。
1、合同管理意识淡薄
一是企业管理人员单纯重视企业生产指标与生产安全方面，忽视了合同管理的重要性。对于合同管理在控制企业经营风险、保障企业合法经济利益方面的重要作用认识不足。二是虽然各煤炭企业已建立合同管理机构或规章制度，然而由于对合同管理工作的不重视，造成在合同管理部门人员配备不足、人员兼任其它岗位而无暇顾及合同管理、合同管理人员缺乏必要的法律知识等现象，造成煤炭企业合同管理机构形同虚设。三是落后的合同管理理念。煤炭企业往往只注重合同的签订，认为合同的签订即为合同管理工作的结束，错误的合同管理理念导致企业忽略了供应商执行合同能力的动态监测，往往出现供应商由于经营不善等原因造成无力执行合同的现象，对煤炭企业的生产经营造成不利影响。
2、合同管理制度不健全
虽然煤炭企业大多已建立一系列的合同管理规章制度，然而由于某些规章制度过于强调原则而缺乏一定的操作性、缺乏相应的保障制度等原因，造成合同的审查、签订、执行与监督的混乱，主要表现为：一是合同签订前缺乏对供应商的资格审查，人情合同或关系合同比例较大；同时，由于缺乏对供应商的事前考核，造成采购合同的无效或无法履行。二是合同的签订程序不规范，合同法律意识不强，出现合同的补签倒签等不规范操作。三是对合同的履行缺乏行之有效的监督机制。
3、合同签订前，对合同当事人资格审查不足
一是，大多数煤炭企业在签订采购合同前，缺乏对该类商品市场价格区间及其趋势的把握，同时缺乏对供应商提供的价格与商品质量的审核，无法保证采购商品的质量与价格的合理公道，给煤炭企业经营带来经济损失。二是，缺乏供应商的资质的审查，且存在部分企业采购未通过正规的招标程序进行，造成煤炭企业采购的商品质量难以达标或者价格高于市场价格等不合理现象，或在合同执行过程中面临供应商无力执行合同而造成的合同违约风险。
4、合同签订过程中，对合同条款的审查力度不足，合同签订行为不规范
一是对合同条款的审查力度不力。部分合同存在对合同双方在合同执行过程中的责任与权利约定不明确、表述不清等问题，造成煤炭企业发生合同纠纷时难以保障自身权益。二是合同签订行为不规范，部分交易操作不规范，仅凭口头预定即实现交易，没有书面签订合同。同时，也存在合同的制定不规范，造成合同对权利与义务约定不明确等合同漏洞，给煤炭企业带来经济损失。
5、合同签订后，缺乏对合同履约的有效监督以及纠纷处理机制
由于缺乏正确的合同管理意识，多数煤炭企业认为合同签订后即完成了合同管理的全部内容，而忽略了对合同履行的动态监督。一是由于煤炭企业支付延期造成的违约责任，主要原因为煤炭企业在对货物验收入库后，财务部门忽略合同约定，未在约定的支付日期支付货款。二是由于信息沟通不畅造成保证金退还的延误造成企业违约责任。三是对供应商的履约能力缺乏有效的动态监督管理机制，当供应商经营状况恶化时不能采取积极措施防范违约风险；同时，合同出现纠纷时，不能通过有效合法的渠道维护企业经济利益。不能及时向债务人提出债券追索或贻误诉讼时期，给企业造成较大的经济损失。
三、加强煤炭企业合同管理的措施
1、转变经营观念，强化合同管理意识
针对煤炭企业在合同管理中普遍存在的管理理念落后、法律意识淡薄等问题，首先，转变企业经营理念，强化合同管理在企业管理中的重要地位。加强对企业合同管理人员的业务培训，强调合同管理对企业经营效益以及风险管理方面的重要性；定期通报企业合同管理中存在的问题，规范相关人员合同管理的操作，明确合同管理流程。其次，强化合同关人员的法律意识，使其具备一定的合同法律基础。当发生合同纠纷时，能够根据合同条款、法律规定予以及时处理，尽量降低煤炭企业的经济损失与经营风险。
2、完善合同管理制度，优化合同管理流程
完善的合同管理制度是煤炭企业提升其合同管理的制度基础与保障，煤炭企业应该严格遵照《合同法》的基础上，逐步建立适合本企业的合同管理规章制度，保障合同管理有章可循。合同管理制度的主要内容包括：合同管理机构的建立及其职责的明确界定；合同签订前的供应商资格、价格、质量与履约能力审查；合同签订的程序、权限设定、法人授权委托书办法、合同专用章的管理；合同履行与纠纷的处理等具体内容。合同管理制度的建立要本着层次清晰、职责明确、程序规范的原则，保障合同的签订、执行以及纠纷处理都有章可循。
3、合同签订前，加强对供应商的资格审查
首先，合同管理部门在采购前要对所需采购的物料进行充分的市场调研，深入了解该类商品的市场价格区间以及价格走向，以为后续供应商提供的价格作对比。其次，加强对供应商的资质、商品价格与质量、履约能力的审核。合同管理部门要认真审核供应商提供的相关材料与证明，并讲该类文件的出具作为招标条件之一。最后，合同管理部门在对供应商材料进行审核并形成审核意见后，要将审核报告上报主管部门，只有在合同管理部门与部门领导都审核通过后，才能与该供应商签订采购合同。
4、合同签订过程中，加强合同条款的审查力度，推行使用合同示范文本
首先，加强对合同条款的审查力度，保证合同条款的完备、清晰。要求合同条款要对合同各方当事人在合同执行过程中的职责与权利进行充分界定，当发生合同纠纷时可根据合同条款进行协调。其次，统一合同文本是加强企业合同管理的有力保障，便于消除由于业务人员专业素质不足造成的各种漏洞，同时有利于明确合同各方的权利与义务，减少合同纠纷的发生。积极推行合同示范文本，参照国家工商总局制定的合同范本，根据企业自身实际情况，制定适合煤炭企业的合同示范文本。
5、建立合同执行监督机制与纠纷应对机制
构建实时动态的合同执行监督管理机制。合同执行的监督管理机制能够保障合同的如约履行，同时积极有效防范合同纠纷的发生。首先，合同管理机构应加强对合同周期长、标的金额大的合同项目的监督与管理，形成定期对其进行考察与检测的报告制度。对于发现的问题要及时向有关领导部门报告，并形成有效的应对措施。其次，要求仓储部门加强对采购商品的质量、数量把关，对于不符合合同要求的一律拒绝验收。同时加强财务部门与仓储部门的交流，对于验收合格的商品要及时向供应商付款，杜绝煤炭企业违约的发生。再次，加强供应商履约能力的检测，及时发现出现的不利于供应商履约的风险因素，适时运用撤销权、变更权等有效的法律手段，防止违约事件的发生。
建立及时的合同纠纷应对机制，保证一旦发生合同纠纷，煤炭企业能够快速反应。首先，合同签订时应注重合同执行过程中可能出现的种种意外情况，充分分析意外情况发生时对合同签订双方的影响，并细致界定合同签订双方的权利与义务关系。其次，合同产生纠纷时，法律顾问部门要充分根据有关法律规定以及合同条款，及时与供应商进行沟通协商，严格按照合同规定或相关法律法规进行纠纷的协商调节。与供应商协商不成时，企业要向法律机构提出仲裁或诉讼来解决，通过法律手段积极维护企业的合法权益，减少企业在合同产生纠纷时造成的经济损失。
【参考文献】
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[3] 张强、于国庆：浅析加强煤炭企业合同管理[J].江苏煤炭，2000（3）.