工程项目档案数字化管理论文
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1工程项目文档编码规则
为了使各部门/现场自主地控制文件编号，项目组制定了各部门代号、工作地点代号和文件类型代号，而来往文件编号组成规则见表1：发文为“项目名称－文件类型－地点代号－对方单位代号－年号－流水号（4位）”。收文编号从对方来文中提取。针对各个承包商提交的工程文件，项目组也为其制定了一整套统一的编码规则。工程项目各个工程阶段的相关编码规则主要包括地理信息码、设计图纸编码、设备编码、材料编码、建造完工资料编码、模型编码、供应商设备完工资料编码等，见表2。
2EDIS_PIP技术设计
有了标准化的档案编码规则，工程项目档案管理平台的应用便可以标准的文档编码为基础进行开发，其功能模块主要包括：收文管理、发文管理、版本跟踪、文档管理等。发文管理指项目组发送给外单位发文的拟稿、审批、发送全过程管理，流程示意图如图1。收文管理指项目组对外单位来文的登记、审批、处理、跟踪等全生命周期管理，流程示意图如图2，图2中虚线部分表示为可选分支，实线部分为主流程。版本跟踪通过对设计文件的传递和审批过程进行管理，对设计文件的版本升级过程进行跟踪，并形成跟踪报表。文件传送单的生成可自动进行，从而大大简化人员的操作，降低了人为出错的可能，设计图纸审批流程示意图见图3。文档管理模块提供了文档的统一查询界面。通过全文检索或高级检索，可以在全部文档范围内或特定目录范围内查询和管理文档。文档管理模块下主要有文档权限管理、文档目录管理、文档归档、新增文档等功能。
信息技术在企业的广泛应用，不仅改变了传统的手工处理数据的方式，而且触发了企业的管理模式、生产方式、交易方式、作业流程的全面变革，实现信息化管理与企业未来发展的战略目标一致，EDIS数字化工程的实施及推广取得了良好的效果。相对于以前线下办公，EDIS_PIP具有以下优势:改变了传统的管理模式。EDIS_PIP平台工作流很好地取代了原有的线下办公流程,把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入统一的系统之内，避免不必要的重复劳动，能极大地节约资源和成本，并提高了工作效率。实现了档案工作的标准化和规范化建设。从文件的形成开始，一直到立卷归档，都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范，有效保证文件质量。实现了档案管理的现代化。文档一体化管理把文件管理和档案管理两套系统合并为一套系统，删除了不必要的环节，为计算机管理提供了方便。特别是，计算机联网或者向档案馆上报软盘制度可以加快档案馆档案管理的现代化进程。基于网络的管理方式使得企业内部沟通和协调不再受到地理位置的限制。让项目组与各现场之间保持更畅通、高效的联系，更好地实现信息共享，各类材料的传输更为快捷，最大程度地发挥这些信息的实效性。工作安排部署和贯彻落实情况实现了即时归集。
4未来发展与展望
作为一种新型的项目管理辅助工具，EDIS_PIP在推广和使用的过程中遇到困难和阻力是不可避免的。但只要从使用者的角度出发，及时了解项目的需求，通过准确分析，在保证EDIS_PIP标准化和规范化的前提下，研究出符合项目实际情况的应用模式及功能，就能够将困难和阻力大幅度降低，从而使其能够更好地为工程建设项目服务。通过各个项目的实施过程中的不断优化，EDIS_PIP将逐步走向成熟，真正成为一套使用方便、实用性强、易于掌握、高效的标准化项目协同及档案管理系统，为中海油信息资产数字化管理跻身国际领先行列做出更大的贡献。
作者：王艳齐潜江伟宋哲旭单位：天津中海油工程设计有限公司