SJ公司溯源防窜系统项目管理及质量控制
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摘要:有效的项目管理是提高项目质量的关键。全文首先阐述了项目管理及一般方法,然后以sj溯源防窜项目为例,从团队建设、成本控制以及进度管理三个方面分析了项目管理理论在实践中的应用。
关键词:溯源放窜项目管理质量控制
近年我国药品安全问题突出,为加强对药品流向的监管,SFDA强行推行药品流向监督管理制度。为此SJ公司实施了药品溯源防窜货信息管理系统过程。在该项目进行过程中,该公司注重以项目管理理论为基础,并结合企业实际情况,积极提高项目管理质量和系统实施质量。
1 项目管理概念
项目管理是指项目管理者在有限资源的条件下,运用系统理论和方法,对项目涉及的全部工作进行管理,使项目从决策到实施全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和总结评价,以一实现项目的特定目标。项目管理包括范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、风险管理和综合管理等9项内容。
2 项目管理在SJ公司溯源防窜防伪系统项目中的应用
2.1 项目团队建设与组织管理
项目团队是由项目组成员组成的、为实现项目目标而协同工作的组织,它通常是为了设计一个新产品或者提供一项新的服务,往往随着任务的结束而解散。SJ公司在项目进行过程中,非常重视项目团队建设和组织管理。集中体现在以下几个方面:①成立项目小组。小组集合了销售部、销售办公室、生产部、设备部、生产车间、采购部、储运部、仓库、计算中心、质保部、市场部、财务部等公司多个部门,以及项目实施方合肥中鼎科技信息技术有限公司的项目经理、硬软件实施负责人组成的项目组,组长由销售部部长兼任,项目负责人为销售办公室主任及计算中心主管,其他部门为业务协调部门及配合部门。②项目小组与各机构关系如下:项目组长归属副总经理管理,并监控各项目的总体进展情况;各部门部长必须积极配合项目小组成员工作,并按照项目计划安排本部门相关工作,并在例会上工作内容进行汇报;各部门内部工作遇到问题时,由组长会同副总经理与相关部门部长进行协商,以解决出现的实际问题。③组织管理。由于该项目实施期间将对公司生产、采购和销售将有较大的影响,因此对各部门的协调配合要求较高。
2.2项目成本控制
就SJ公司防伪窜货系统而言,甲方项目组在系统选型前、项目实施前对对项目的内容、复杂程度、项目管理的方法进行了分析。并从以下几个方面对成本进行控制:①硬件采购以招标为主。原则如下:与系统密切相关的设备如软件、采集器、赋码通控制器、工控机、解码器等由乙方提供,而与生产密切相关的喷码机、传送带、传送台等则自主采购。②合同管理。合同中明确规定:系统总价格及包含的范围为“系统购买、安装调试等本合同约定涉及到的一切费用”,在支付方式上,明确说明“5个工作日内支付合同总额的50%,支付方式为3个月承兑汇票;软件、硬件安装调试完毕,验收合格后付款45%,支付方式为现金,剩余5%作为一年质保金,质保期内无任何质量问题,则期满后支付”。同时要求乙方提供全额增值税发票。在附件中则明确说明系统实施的方案和细则,以及相关硬件的采购价格及数量。③时刻跟踪合同的履行情况,这是进行项目成本控制的一个关键性的内容。在SJ项目实施过程中,主要从三个方面进行控制:计算中心对软硬件进行较为严格的复查,并做好交接货记录和备忘,一旦发现质量问题则按照合同约定立即进行处理,对软件资源则制 定周密的测试计划和调试,保证软件功能满足合同规定,同时定时向财务部提交资金计划,有利于财务部统筹安排资金;工程部,对生产线的设备采购以及安装、调试进行质量跟踪,保证新购设备之间的工作的协调性和生产效率;财务部门则侧重于项目款项支付的正确性,统计各类款项支付的比例,根据各个部门的资金计划统筹安排资金的使用,以免因工程款的拖欠,导致工程的延期或出现索赔现象,并从财务角度分析项目进行过程中存在的风险,确保资金的安全。
2.3项目进度管理
项目周期越长,对企业采购、生产、销售影响越大,因此保证SJ公司防伪窜货系统的实施进度是项目管理的重要内容。①制定项目总体计划并每周对计划进行核实、修改、确认,然后由组长发给相关部门。项目组成立之后,即由组长召集各相关部门人员对需要完成的任务进行了分析和总结,并列出了需要完成的事项及完成时间,以及负责部门和协助部门。②利用甘特图对项目进度进行跟踪。合理的项目进度管理方式有利于组长对项目进度和质量进行判断。SJ溯源防窜系统在实施过程中,采取了使用甘特图的方式来对项目进行控制:如总体计划的甘特图如图1所示:
甘特图可以利用微软project软件进行描述,在该计划中,清楚的表明了每一项活动的前后衔接顺序,以及每一项活动的开始和结束时间。需要注意的是,每一活动完成的标准,不是以能否继续下一阶段活动为标准,而是必须交付应交付的文档通过评审为标准。当然,甘特图的缺点就在于,难以反映多个活动之间存在的复杂逻辑关系,没有指出影响项目生命周期的关键所在,不利于合理的组织安排整个系统,也不利于对整个系统进悉尼港动态优化管理。但不可否认,甘特图对一般项目管理者而言,应该是表述相对清晰、前后衔接关系紧密的表达方法。
参考文献:
[1]曹汉平.信息系统开发与IT项目管理[M],清华大学出版社,2006
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