高校科研经费项目的信息化管理模式研究

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【摘要】本文从高校科研经费项目信息化管理的可行性分析和总体框架出发，按照需求分析中的要求，尝试提出了高校科研经费项目管理的信息化建设解决方案，建立了高校科研经费项目信息化管理的体系结构，丰富和充实了当前国内外的科研经费项目管理理论，对高校科研经费项目管理效率和水平的提高具有一定的借鉴意义。

【关键词】高等院校 科研经费 项目管理 信息管理

一、高校科研经费项目管理的内涵及特征

高校科研经费项目是高校为了促进学科建设，提升科研水平，在既定的时间、经费和其他约束条件下，所开展的一系列具有独特性、一次的科研工作任务活动。科研经费项目内容上一般又包括基础研究、应用研究和试验发展等三类项目。本文所指的高校科研经费项目是指基础研究项目和应用研究项目。从课题的经费来源上讲，高校科研经费项目具体包括横向科研经费项目和纵向科研经费项目。高校科研经费项目除了具备一般项目的一次性、独特性、目标明确性、后果不可挽回性等典型特点之外，还具有风险性、创造性和探索性等科研经费项目所独有的特征。虽然高校科研经费项目有不同的类型，不同的高校科研经费项目类型可以划分为不同的阶段，每个阶段工作的内容也不相同，管理内容也不相同，但高校科研经费项目大致可以划分为三大阶段：即高校项目立项、项目实施和项目成果验收。

二、高校科研经费项目的信息化管理的内涵

高校科研经费项目的信息化管理是指在现代信息技术、信息理念和信息规范的指引下，通过对科研经费项目管理过程和项目信息资源的集成、整合，从而实现了科研经费项目管理的标准化和自动化，加速了科研项目管理信息的传递及反馈，提高了科研项目管理的运作效率。依托于网络和信息技术的科研经费项目管理，规范有序、科学高效，是检验项目管理工作质量及水平的重要标准，也是高校科研工作综合协调作用的重要手段。

三、高校科研经费项目的信息化管理现状分析

（一）高校科研经费项目信息化管理的应用现状

自 20 世纪 90 年代以来，现代信息技术被广泛应用于高等院校的各个领域和部门，我国高校也纷纷建立了自己的局域网，并开发出一批 MIS 系统用于日常管理，“校园信息化”即所谓“数字化校园”开始受到各高等院校的重视。目前，高校科研经费项目管理信息化建设一般采用以下三种模式：（1）自主开发。（2）联合开发。（3）引进与吸收相结合。目前高校科研经费项目从课题中报指南的到课题信息的上报、评审、公示、立项、管理，从成果的鉴定、评奖到促进科技成果转化，各个管理过程都离不开信息技术的支持与应用。

（二）高校科研经费项目信息化管理的制约因素

1、缺少稳定可靠的经费来源

由于缺少研究经费，很少开展过针对于局域网在科研管理方面利用的研究类项日，网络仍然缺乏统一的科学规划，基于 INTERNET 的新兴网络技术尚较少被用于日常科研管理工作中。

2、 缺乏复合型信息技术人才

随着科研经费项目管理信息化建设的深入发展，对高校科研管理工作者在信息处理方面的能力要求越来越高，要求掌握的信息处理技术越来越多。

3、尚未开展有关科研管理信息化的系统研究和科学规划

由于高校科研经费项目的研究范围也千差万别，有的以基础研究为主，有的以应用研究为主，对信息化要求不一，因此针对性较强、市场较小，所以缺少市场上专业的系统的高校科研经费项目信息化管理软件。

4、信息化意识较为薄弱

有相当一部分科研人员不了解本校建有数字图书馆，在现有信息资源的使用上，有约三分之一的人并不经常使用这些资源。

四、高校科研经费项目信息化管理模式的构建及实施

（一）高校科研经费项目信息化管理的可行性分析及基本思路

随着科研事业的发展，快速高效的开展各项工作成为管理部门和研究部门共同的目标，信息技术为实现这一目标提供了手段。目前我国高校信息化硬件条件建设已经有了一定的基础，在信息化应用方面也有了一定的尝试，充分利用现有的网络基础，发挥信息技术优势，适当增加经费投入，开展科研经费项目管理信息化的系统研究和实践，整合现有信息资源、优化科研管理流程，建立科学有效的科研经费项目管理信息平台，实现科技资源共享，必将有利于提升科研管理水平和效率，推动科研工作快速发展。

高校科研经费项目信息化管理的基本思路：利用信息技术对传统的科研管理模式进行改造； 对科研经费项目管理的流程进行整合、优化科研管理信息化是重要的管理革命。

（二） 高校科研经费项目信息化管理模式的需求分析

在信息管理系统设计和实现之前，必须要进行详细的调查研究和需求分析，只有在很好的完成了需求分析之后，才有可能设计出符合需要的有效的信息管理系统。需求分析在所有管理信息系统的设计和实现过程中都占有非常重要的地位。

按照科研项目运作和进行的逻辑过程进行分析，高校科研经费项目管理的全过程包括项目的申报、项目审批、项目立项、项目研究进程、项目结项和成果转化阶段。

1、在项目的申报阶段，对应的信息管理系统功能，对于这个阶段的支持需要有方便的知识地图和查询系统，提供文档管理和合同管理的功能。

2、项目的审批过程需要通过科研经费项目信息管理系统提供的协作工作环境进行及时的沟通，保证较高的审批通过率。

3、项目立项阶段，科研经费项目信息管理系统不仅要保证基本的记录存档功能还要提供专家系统与模型库支持计划和决策的制定。

4、项目结项阶段，需要信息管理有方便的操作界面和管理功能，具体的主要需要文档管理系统和知识库、模型库的建设，必须保证实用性和可扩充性。

5、成果转化阶段，科研经费项目管理的信息管理系统就是要提供各方交流合作的平台，利用互联网的便利性为科研成果的转化提供更多的途径。

（三）高校科研经费项目信息化管理的实施建议

1、开展调查研究和科学规划

科研经费项目管理信息化工作是一项系统工程，需要开展系统研究和科学规划，对于各高校来讲，要在充分研究科研经费项目管理工作流程的基础上，从信息化角度对科研经费项目管理流程进行优化，调查分析各部门的信息化需求，进行宏观谋划，制定信息化总体目标和整体规划，指导信息化工作的稳步开展。

2、 培养和引进信息技术人才

要加强科研管理人员、科技服务人员和科研人员的信息化意识，开展计算机应用基础、网络应用技术、数字化建设等方面的知识培训；加强上述人员的信息处理能力，使之掌握科研数据整合、应用等基本信息技术，提高科研项目信息处理和应用水平。另外，引进专业的信息技术人才已经成为改善人才不足这一现状的可行途径。

3、保证基层数据采集的准确性和及时性

基层数据的采集对于高校科研经费项目的信息化管理至关重要，有了准确的基础数据，才能有正确的数据分析，才能为决策服务。当然，数据的完整性和准确性同样重要。没有完整性，信息就缺少可用性，不能够提供准确的决策支持数据；没有准确性，甚至有可能误导决策。

4、建立有效的制度作为保障

首先，要制定信息化总体发展目标与规划，建设科学高效的科研管理信息化平台；其次，要制定信息征集制度，建立一支素质过硬的信息员队伍，各个机构都要有专人担任本机构的信息员，负责及时向信息平台报送相关信息，保证科研经费项目管理信息平台中的科研信息具有权威性、准确性和时效性；第三，要制定一系列信息平台使用管理规定，分级别、分权限使用信息平台，保证科研数据的安全。第四，要引入奖惩机制和监督机制，保证信息数据的数量和质量，保障平台有效运行。最后，要对科研管理平台的用户，即管理人员、科技服务人员、科研人员进行宣传和使用培训，使之充分感受到科研管理平台的实用和高效。

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