试析中小企业存货的内部控制

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摘要：本文阐述了存货及其内部控制的主要内容，对目前中小企业存货的内部控制存在的主要问题进行了分析，从管理意识、制度建设、控制手段等方面提出措施来推进中小企业的存货内部控制措施，以便于达到确保企业财产安全完整、存货会计核算信息正确真实可靠的目的，对中小企业存货的内部控制具有参考作用。

关键词：存货，内部控制，控制措施

Abstract: this paper describes the inventory and the main contents of the internal control, and the current stock of small and medium-sized enterprises of the main problems of internal control are analyzed, from the management consciousness, system construction, control means etc, put forward measures to promote small and medium-sized enterprise inventory internal control measures, so as to achieve to ensure enterprise property safety integrity, inventory accounting information correct true purpose, for small and medium-sized enterprise inventory internal control has reference function.

Key words: inventory, internal control, the control measures

中图分类号：F224.1文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2013）

一、引言

存货是指企业在生产经营过程中持有的以备出售的产成品或商品，或为了出售仍处于生产中的在产品，以及在生产过程中耗用的材料、物料等。包括原材料、在产品、产成品、半成品、商品及包装物、低值易耗品等。

内部控制作为企业的一种管理工具，是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。

存货内部控制是企业为管理好存货，针对存货收、发、存与供、产、销各环节的特点，事先制定的一套相互牵制、相互验证的内部监控制度。存货内部控制是企业整个内部控制中的重点内容和中心环节。

存货虽在中小企业资产中所占的比重十分高，但其流动性不如现金，因而往往容易被中小企业的管理者们所忽视。他们往往不会注重存货的品质情况，更不会关心存货的滞销状况。存货控制事实上是中小企业中最为复杂而又最为重要的一种内部控制，会涉及到企业各生产经营部门业务，如生产、销售、物流、财务等部门业务。存货种类多，范围广，渗透到企业整个经营过程。健全的存货内部控制是提供正确的存货数据，财务报告数据的工具。没有健全的存货内部控制，会导致存货成本、产成品及销售利润的失真，所反映的财务报告也是虚假的。因此，对中小企业存货的内部控制进行分析有是必要的，有助于中小企业加强存货的管理，有助于中小企业管理者提高存货内部控制的意识，以保障存货资产的安全完整，加速存货资金周转，提高存货资金使用效益。

二、存货控制的主要内容

有效的内部控制是可信赖的会计报表的基础。存货的内部控制主要包括两个方面：一是对存货的实物流转环节的控制，二是对存货实物价值流转记录环节的控制。实物控制主要是对存货的采购、验收、发货、仓储以及处置等环节工作程序的规定。存货价值流转记录控制是指财务部门根据会计制度的规定，从原材料的采购到产品的生产及产品完工、入库，最后到产品的销售全过程价值量的控制。关键步骤有如下几个方面：

1、存货的请购与采购控制

企业采购部门应当根据年度存货预算的有关规定，编制月度和季度存货的采购、生产、存储、销售预算，并按照实际执行情况对预算予以适当调整。

企业应当根据各种存货当前实际库存以及存货的周转情况，综合考虑市场供求和企业生产经营计划等因素，合理确定存货采购品种、日期和数量，确保存货处于最佳库存状态。采购业务应按计划流程进行申报，由采购部门根据企业生产经营的计划编制存货采购计划书，在预算范围内的内容，采购部门将采购计划书报财务部作本月资金预算安排，预算经批准后组织采购。对预算范围之外的部分，采购部门应作出详细请购计划书，计划书应载明采购的品种、数量价格及超出预算原因的说明，报批后根据企业资金情况组织采购。

2、存货计划：对存量进行有效控制是存货管理的核心环节。存货计划的合理制定，是存货控制的一项重要内容，既要保证生产与销售的需要，又要防止存量过剩，对采购、销售及平衡库存量具有强有力的制约作用。

3、岗位分离：存货控制涉及到企业的采购、生产、物流、财务等多个部门，他们之间应该有明确的职责分工，采购人员、验收人员、保管人员、记录人员之间岗位严格进行不相容职务分离，以达到相互牵制、相互监督的作用，以有效保证企业的财产安全。

4、实物盘点：盘点是对存货的真实性及质量状况进行实地核查。对产品要进行定期盘点，做到每月一次，同时进行不定期抽查；半年度和年度要对所有的存货进行全面盘点，盘点主要包括存货种类和数量。盘点时要特别对容易忽视的存货品质进行核查，对存货的残次、过期、滞销情况要一一登记，以正确评估其价值变动情况；要做到帐实相符、帐帐相符；及时做出存货盘点报表，对存货的盘盈、盘亏及时进行处理。

三、存货内部控制存在的主要问题

中小企业由于管理者本身的管理理念以及企业所配备的资源的限制，在存货的内部控制上主要表现存在以下问题：

1、存货内部控制观念不强

有些中小企业管理者认为存货内部控制可有可无，不能给企业带来直接的经济效益，反而会增加费用、增加成本，无形中增加了各种条条框框，增加了管理的难度。管理者的这些认识，也直接导致了整个中小企业对存货内部控制重视不够。员工则认为存货内部控制给他们增加了工作量，变得不自由。

市场经济中，中小企业面临的市场竞争十分激烈，风险无处不在。存货的品种、品质以及价格随时都在变化，企业应该根据市场变化及时收集相关信息。对存货的相关风险进行评估，采用定性与定量相结合的方法进行分析，经过分析后，采取进一步应对策略，使企业的存货风险控制在一定的范围内。

2、存货内控制度建设不健全

存货控制涉及企业的方方面面，需要多个部门协调、配合。如果企业只注重存货的采购环节，而忽视了存货的领用、中转、存储等环节。哪里出了问题才堵哪里，对存货盘点制度，等问题出现了才想到了要盘点。很多企业在采购环节，没有实行招投标制度，采购价格、品种往往由一个人完成，增加了营私舞弊的可能性。

3、执行不得力

有些中小企业虽然也意识到存货内部控制的重要性或者也有内部控制的相关制度，但是执行力度不强，或者根本没有按内部控制执行，使存货的内部控制形同虚设。

4、存货管理的方法落后

现在许多中小企业还没使用上计算机来进行存货管理，存货的流动需靠手工账来处理，这势必会影响存货管理效率和数据失真的风险。

四、存货内部控制主要措施

为对存货的内部控制进行有效管理，一般采取的主要措施包括以下几方面：

1、加强中小企业管理者的存货管理意识

通过中小企业管理者自身的学习、内部员工的推动以及外部力量比如顾客的审核等推动中小企业管理者意识到存货的内部控制的重要性。

2、选择合适的存货管理信息系统对存货进行管理

企业管理的存货种类多，光靠人工办理各类手续效率低、易出错，且分析数据时整理过程长，因此，选择一套适合企业的存货管理信息系统是非常重要的。在选择存货管理信息系统时，需考虑与财务信息系统的对接。

3、加强存货入库、储存、出库手续的管理

存货入库验收须有采购员、质量管理员、仓库保管员三方参加，对入库物资的品种规格、数量、质量进行严格验收并做好相关记录。发现不合格产品应及时标识并做好记录，由相关采购部门按不合格品处理程序进行处理。对合格采购品，根据经相关人员签字的送货清单、发票、实物验收报告填制入库单（一式三联，如果供货商未开具发票的，根据送货清单暂估入账）办理验收入库，入库单需要连续编号。采购员持票到仓库经保管员核对后在发票上签字，并交财务部门办理入账手续，财务部门进行相应的帐务处理。

对库房进行有效管理，主要包括：1）物资的储存保管应以物资的属性、特点、使用情况等科学设置库位，比如，成批物资按区分类存放，物品摆放成行成线、垫支平稳合理，要尽量减少物资转库搬运工作；2）做好库存物资的动态管理，所有库存物资数据均应进入计算机信息系统管理，对每天的库存数据须及时更新；3）所有库存物资标准应标识清楚，建立实物卡片，标明存放地点详细；4）保持帐、卡、物三一致以及与计算机信息系统中的数据统一，便于财务部门及时获取与存货相关的数据；5）保管员须熟知库存物资的型号、规格、结构、性能、用途及质量标准等；6）要做好库存物资的保密工作，未经同意，不得向外提供库存物资的相关数据。

存货的出库包括内部领用和销售出库两方面。对于内部领用，经办人根据生产需要填制领料单，经部门负责人审核后，经办人凭领料单到存货所属仓库领取物资并在相应的出库单据上签字。销售商品出库是根据由销售部门审核客户订单后开具发货通知单，由存货进销存软件系统开具销售出库单。销售出库单需要客户提货人确认后，转至财务部门开具发票及进行帐务处理。

4、认真做好存货盘点及存货处理工作

物资保管部门根据存货的品种定期分类盘点存货，采取每月、每季自行清查。企业可根据实际情况，每年至少进行两次全面盘点（半年度盘点和年度盘点），并出具盘点报告。存货的全面盘点工作由财务部门组织，采购、仓储、使用等部门负责实物盘点，填写盘点表，并与实物账册、财务账表核对。

盘点以及日常储存管理工作中如发现存货发生短缺、毁损、灭失，要及时进行处理。公司对发现的盘盈、盘亏、毁损的存货，可由公司财务部门和采购部门共同审核，提出处置意见，报审批后处置。

报废物资的处置：报废物资包括公司生产、技术改造及各类基建项目过程中所产生的各类废旧物资，由相关部门编制报废物资审批表，注明产品报废的原因，及处理方式报公司财务部门审核并经批准后，由负责报废物资处理的部门进行处理。

5、按要求做好存货核算工作

对于存货核算，一般的处理方法为：1）财务部门审核存货增减变动原始凭证，符合审批权限且报账手续齐全的予以入账；2）不符合审批权限或手续不全的，由经办部门更正后入账；3）对在途存货、货到票未到的，月末暂估入账，单到冲回。财务部门需每半年根据存货盘点记录及生产、仓储、采购、营销部门提供的有关资料，对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算存货跌价准备，经审批后进行账务处理。财务部对存货处置的净损益,要纳入当年的损益。财务部门按照存货计价方法,正确核算存货的实际成本，编制存货管理报表。如存货计价办法有变更，经审批后在下一年度实施。

6、加强存货内部控制的监督检查

中小企业应不定期对存货管理情况进行专项检查，也可结合财务检查、审计等工作同时进行。存货内部控制监督检查的内容主要包括：1）存货业务相关岗位及人员的设置情况，重点检查是否存在不相容职务混岗的现象；2）存货业务授权批准制度的执行情况，重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为；3）存货收发、保管制度的执行情况，重点检查存货取得是否真实、合理，存货验收手续是否健全，存货保管的岗位责任制是否落实，存货清查、盘点是否及时、正确；4）存货处置制度的执行情况。重点检查存货处置是否经过授权批准，处置价格是否合理，处置价款是否及时收取并入账；5）存货会计核算制度的执行情况，重点检查存货成本核算、价值变动记录是否真实、完整、及时。对监督检查过程中发现的存货内部控制中的薄弱环节，有关部门应当及时查明原因，采取措施加以纠正和完善，并进行持续改进。

五、结论

随着我国市场经济的快速发展，中小企业发展迅速，不少中小企业已成功登陆资本市场成为经济发展的主力军，成为当代经济中的主要创新力量。中小企业的快速发展给中小企业管理模式特别是内部控制机制带来深刻的影响，并由此产生一系列新的存货内部控制问题。本文分析了中小企业存货内部控制存在观念不强、制度不全以及执行不得力、管理方法落后的现状和问题，提出了从意识转变、信息化管理、实际操作、存货核算以及检查监督等方面的采取措施，使中小企业能从意识、制度、手段、工具等方面提高存货的内部控制水平，以确保企业资产的安全完整和存货会计核算信息正确真实可靠。

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作者简介：

1、申昌民，女，会计学本科，会计师。江苏亚太轻合金科技股份有限公司。

2、罗功武，男，MBA，高级经济师，企业法律顾问。江苏亚太轻合金科技股份有限公司董事、董事会秘书、副总经理。

3、胡飞燕，女，会计学本科。无锡市潇湘投资合伙企业（有限合伙）执行事务合伙人。