E环境下馆藏书目数据的维护方法与技巧

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摘要：维护馆藏目数据，保证书目数据质量是图书馆编目人员的重要工作之一。E环境下图书馆维护馆藏编目数据具有重要意义，在海量的馆藏数据中运用系统查错、技巧查错、分编新书壹重过程查错以及其它部门的协作查错等方法，查出错误，并根据书目数据出错情况不同，采取不同方法进行修错，达到维护馆藏书目数据的目的。

关键词：图书馆；书目数据；数据维护

中图分类号：G254.3 文献标识码：A 文章编号：1008-0821（2012）07-0122-04

网络环境下图书馆事业发展日新月异，计算机的普及、图书馆编目业务外包以及几大联编中心的日益壮大。扩大了图书馆编目数据源，编目人员既可以自制数据。也可以将数据外包给书商制作，还可以从国家图书馆联合编目中心、上海联合编目中心、中国高等教育文献保障系统（Calis）等中心下载套录数据……，多渠道的编目方法使图书馆编目速度加快了，书目数据质量提高了，但也由此带来了一些困惑：由于我国数据标准尚未完全统一，这么多来源的书目数据如何保证馆藏数据的一致性？如何在海量的馆藏数据库中发现书目数据错误？通过何种方法查错、修错以维护馆藏书目数据库质量呢？编目数据维护具体有何意义？实施数据维护有哪些步骤？笔者结合本馆的实践经验对上述问题进行阐述。

1、E环境下维护馆藏书目数据意义和实施步骤

E环境下对编目数据进行质量管理对图书馆有着重要意义，有计划地、系统地维护馆藏书目数据能够保证编目数据规范、标准，是实现文献资源共享的重要环节，能够准确、完整地揭示所有实体馆藏和虚拟的数字化馆藏，保证馆藏书目数据标引和著录格式前后一致，提高图书馆藏书的整序质量，保证将同种图书集中归类排架、同一主题文献归入相同的类目，避免“一书两分”现象，便于图书馆管理，利于读者准确、全面、快捷查找文献，是为读者提供高质量服务的前提和保障。

众所周知，馆藏书目数据是不能随意更改的，图书馆是在严格执行各项标准的前提下，有组织、有步骤、科学地组织人员修改数据错误、清理垃圾数据，达到净化馆藏数据，使馆藏书目数据规范、标准、一致，在书目数据维护工作中应遵循以下步骤：

1.1 规范岗位责任，明确职责划分

由专人主管，专人负责，一般情况下，由主管领导负责，技术主管定义维护操作权限，维护人员完成维护任务，图书馆书目数据维护工作通常由业务领导主抓，系统部与采编部配合协作，编目人员负责具体数据维护工作。

1.2 实施计划管理

书目数据维护工作不能采取“一次改一个错”的零敲碎打方法，要统筹安排计划内容，包括维护的工作范围、采用的方法、所需资源、确认的需求、维护进度安排等。

1.3建立维护依据

数据的标准化、规范化与一致性是书目数据质量的关键，在保证遵守“数据质量控制工作规程”规定的各项国际、国家标准基础上，针对本馆工作实践中提出的具体问题，采用国内权威机构制定的具体业务细则，求同存异，建立本馆质量控制细则，对略有出入的细节问题，建立文档予以注明，以保证馆内数据加工细则的完善与统一，保持数据的一致性。

1.4 监督、检验维护成果

当维护工作告一段落时，维护人员要将维护内容形成书面报告，交给维护主管，由上级进行监督，进行抽检验收。

1.5 建立系统维护文档

建立文档是维护数据过程的“痕迹”，是系统维护人员延续进行的保证，文档的缺欠和文档的随意性极有可能导致原来维护人员流动后，数据维护有遗漏，因此要重视文档的建立。要维护文档的一致性，保持文档的可追踪性。使文档管理制度化。

2、查找馆藏书目数据错误的方法和技巧

尽管我们在数据入库前进行了严密地组织，严格地审校，但数据中仍会存在各种各样的问题，编目员应运用一定方法和技巧，有计划、系统地在馆藏数据库中查找错误。找出在分编库中没有被发现而转入了馆藏的书目数据错误，以便改正错误，维护馆藏，提高馆藏书目数据质量。

2.1 有计划、系统地在馆藏数据库中全面核查

凡检索途径均可查错，如用索取号查错法、分类号查错法、主题查错法等，在有计划、有步骤、系统地查错过程中，最常采用索取号查错法。这种查错法操作有序，具有可行性、连续性和无遗漏性，它依据中图法的分类体系，检出索取号由A类到z类的馆藏数据，通过逐条翻检。发现书目数据错误，进行修改。

为保证馆藏数据库的稳定和查错过程不发生遗漏，用索取号查错法检索时，要化整为零，每一次提取少量数据，可单独用索取号提取A类、B类……，当某类的馆藏数据较多时，还可以拆开，分段查错，比如T类，可以拆成二级类目TB、TD、TE……来提取数据；也可使用“介于”的关系，将介于TP3与TP4的数据提取出来。如图1，待数据通过翻检维护完成后，再提取其它类目的数据，每天检到哪个索取号为止要记下来，第二天接着查，照这样的方法查错、修错，直至所有类目查完为止。

2.2 运用技巧查遗补漏，找出零散数据错误

编目员要善于运用逆向思维来寻找错误数据，如通过检索错误的符号、数字来提取含有错误的书目数据，查错，例如索取号为0（拼音“喔”）经常被误录为0（阿拉伯数字“零”），编目员一般很难分辨，但是用数字O做分类或索取号的检索点，就可以提出分类、索取号中带有数字“0”的错误数据。以此类推各种各样的错误均可查出来。

还要善于运用图书馆自动化系统强大的检索组合查询功能查找错误。如大家都知道，如果索取号A——K类馆藏地点分配到自科，N ——Z类馆藏地点分配到社科是不符合馆藏分配的，在自动化系统中运用组合检索，将检索项设为“索取号”，检索条件选择“介于”，检索内容为A与K之间，并且馆藏地点设为“自科”，设置方式如图2，这是查找馆藏地点有误的方法之一。用多种检索途径进行组合查询，能够快捷地查找出错误，进行数据维护。

2.3 善用，在分编新书过程中发现错误

馆员分编新书过程中，在馆藏数据库中进行是必不可少的重要程序，并不是所有图书一次就可以完成任务，一般情况下编目员要经过多次后才能达到最终目的。优秀的馆员在过程中，能够掌握规律，运用技巧，既能够以最少的检索途径精准地达到目的，又能够在过程中发现馆藏库中的数据错误。

2.3.1 ISBN发现书目数据错误

不同内容、甚至版本、装帧、文种不同的图书ISBN号各不相同，中如果一个ISBN出现多条书目数据时要仔细分辨，准确判断。细心的编目员善于在这一过程中发现书目数据错误，如“一种书两条记录”、“两种书一条记录”、“一书两分”等现象，笔者用ISBN为978-7-5023-6869-2检索由曹健林主编的《国际科学技术发展报告.2011》一书时，看到索取号给出N11/C09，表面看是正确的，可是却发现是错误的，因为《国际科学技术发展报告》从2003年开始，每年在内容更新基础上出版1次，我馆其它年份的《国际科学技术发展报告》都沿袭首个分编数据一徐冠华主编的《国际科学技术发展报告.2003》的索取号N11/X74，因此2011年给出的索取号是错误的，需要修改。

2.3.2 对题名项、多卷书项、丛书项，发现书目数据错误

用题名能准确判断馆藏数据分类是否正确。著录格式是否一致。比如有些图书的修订版、多次版本等多种形式的不同版本，正题名未变，但重新分配了ISBN号，在题名过程中很容易发现是否分类一致，著录格式是否正确。

多卷书、丛书一定要在馆藏书目数据库中进行，通过检出已到馆的多卷书、丛书的其它卷、册数据，编目员从提出的馆藏数据可以检查分类、主题标引是否前后一致、著录格式是否统一，以保证馆藏数据的统一。例如，笔者检到标准书号为978-7-22109619-7的《南京保卫战》一书，分到K类，在查错过程中发现我馆将这套《话说中国抗战史》丛书的其它分册集中处理都入E类，因此，《南京保卫战》一书的数据需要修改。

2.3.3 善于运用责任者发现错误

遇有如《高等数学》、《概率与统计》、《自动控制原理》、《大学英语四级考试》等题名重复率较高的图书，或在同一领域有大量著作，或常年有考研著作、各种英语水平考试著作、公务员方面著作等的责任者，有经验的编目员善于运用责任者进行图书，能够快捷、准确地判断分类与索取号，发现馆藏数据的错误。例如用著者“伍乐其”能够检出许多条书目数据，由于“乐”字发“le”和“yue”两个音，容易出现同一作者分配作者号时不一致错误。

2.3.4 主题做为辅助

编目员在分编新书过程中，有时会通过主题，才能完全确定主题词与分类号正确与否，用某一主题词检索，往往会检索出很多条相同主题词的数据，通过快速地比较分析，判断分类，也能够查出错误。

2.4 与流通部、阅览部等其它部门协作发现错误

图书入库进行流通之后，需要收集流通部、阅览部等部门反馈回来的信息，使编目人员在其它部室工作人员的配合协作下发现书目数据错误。一些平时不易在编目室被发现的错误，在其他部门的工作运行中比较容易被发现，如010字段中的价格与图书实际不符、题名中的错字、分类号或索书号错误、馆藏地点有误、入藏条形码扫串等现象。

3、对馆藏数据进行维护修错方法

发现错误，如何进行修改维护呢？笔者认为，对书目数据维护要遵循“掌握重点，量力而行，灵活机动，有始有终”的原则，也就是说编目员要认清哪些错误是必改不可的，哪些错误需要立刻修改，哪些错误可以延迟修改。数据修改要看编目部门的修改能力：有没有时间？有没有足够的人手？修改错误要灵活机动，有足够的人力和足够的时间条件下。发现的错误都要及时改正过来，没有时间和人力的，要保证重要检索字段以及影响流通、借阅、管理的数据错误获得及时有效地修改，并且凡涉及数据的替换、更新、合并、删除等重要错误数据必须修改。具体修改馆藏书目数据错误时要视不同出错情况。用以下不同方式处理。

3.1 大量的、共性的字段错误，用计算机程序进行批处理

大量的、共性的字段错误常产生于某一时期大批量的加工过程，如回溯建库过程中，由于各种原因，著录不规范，数据出错率较高，如我馆在1997-1999年回溯建库阶段，225字段既链接生成410字段，同时又生成461字段，应删去461字段；606字段子字段标识有@b、@c现在都换为@x；200字段题名不仅有全拼字段，还拼音首字母字段，拼音首字母字段是多余的，这些都可以利用计算机功能进行批量修改，既改得准确彻底，又修改得速度快。

3.2 对于小量的，单个的数据错误，随时发现，随时修改

在查错过程发现不涉及条形码、分类号、索取号，书目数据著录内容或者著录格式有错误的，能够确定直接修改的，可以边查边修改，例如：

200@a求解代数特征值问题模板@e实用指南@e英文影印版@ghsojun Bai等著@AQiu Jie Dai Shu Te Zheng ZhiWen Ti Mo Ban

701@8白照音@4著@ABai Zhao Yin

701@a德梅尔@g（Demmel，James）@4著@ADe Mei Er

701@a唐加拉@g（Dongarm，Jack）@4著@ATang Jia La

上面这条数据中200字段中@f明显是错误的，像这类错误不必提回图书，依照与7字段直接在数据上进行修改即可。如果不能确定，也可以打开其它馆的书目数据，如国家图书馆的数据，参考进行修改即可。

3.3 不能判断的错误要提回图书，研究分辨

涉及分类、索取号、条形码以及不能判断是否有错的图书要及时提回，依书进行判断，如需要修改，则将书标与数据同时修改，尽量一次全部改完。备有记错本，记下外借图书需要修改的内容和归还时间，并经常审视，以便及时取回图书进行修改。

3.4 在不影响新书分编的前提下，适时维护

众所周知，以最快的速度让新书与读者见面是编目人员的工作目标之一，在分编新书时，若在过程中发现馆藏数据存在错误时，视情况缓急程度进行处理，不得影响新书分编速度。新书到馆后，馆员要以最快速度将其分编上架，发现错误时，如果错误影响新书的入藏，那么立刻提出图书并对错误数据进行修改，如果不影响新书入藏，就及时记在修错本中，等新书分编工作告一段落，编目员有空余时间时再进行修改。

4、结语

做为一名编目员，发现错误是一件很矛盾的事情，既高兴错误被发现了，又自责怎么会有错误存在呢？这种心理很正常，客观地说，每一名有责任心的编目人员都不希望有错误存在，但只要有手工操作的环节，难免会有错误的存在，何况海量的馆藏书目数据呢？我们只要充分认识到数据维护的重要性，将它做为一项长期而艰巨的工作，持久地进行着，那么经过维护后的书目数据必将最大限度地发挥出馆藏资源的效益。