浅谈怎样关闭不合格项
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摘要：当前，如ISO 9001质量管理体系认证 、ISO14OO1环境管理体系等各种体系认证作为提高企业管理水平、消除贸易技术壁垒和扩大产品出口的重要手段,已被广大企业所公认和接受，但是，一些已通过了认证的企业在评审时面对评审组开出的不合格项，却不知如何正确的关闭。本文分析了体系认证中不合格项产生的原因，提出了关闭不合格项的工作思路。
关键词：体系认证;不合格项;纠正措施
在体系认证过程中，不合格项的关闭是受审核单位实现持续改进和向认证机构提供改进证据的重要过程。理解标准要求，掌握正确方法，是有效实施改进的关键。所谓关闭不合格项就是针对不合格的表现采取的纠正措施的过程。ISO9001：2008、ISO14OO1：2004，和GB、T28001：2001标准中纠正措施的内涵是一致的：即为消除已发现的不符合的原因所采取的措施。
采取纠正措施通常要采以下几个步骤：(1)分析不合格产生的原因；(2)制定纠正措施；(3)有效地实施纠正措施;(4)对纠正措施的效果的有效性进行验证。
一、分析不合格产生的原因的方法
(1)应用先进的统计分析的方法，这种方法常用于产品、安全、环境目标的不合格的分析，通过收集与不合格有关的各种信息，通过归纳、总结、分析识别出产生不合格的原因。(2)考核相关人员的法律、法规、技能的知识，识别薄弱环节。(3)运用会议方法、责任部门分析法、相关人员座谈等方法分析。(4)坚持以人为本的原则分析不合格产生的原因，因为任何不合格的产生都离不开人的因素。
二、常见的不合格产生的情况及原因(通常不合格产生的情况有；不会做、不能做、能不做三种)
1.不会做:是指责任岗位因不会做而导致产生的不合格，表现为：不知道法律法规、管理文件、制度、规范的要求，或知道要求，但由于水平有限不能正确操作、执行，表现为能力不足。A、责任人的能力、资质不能满足本岗位需求。B、对标准的要求理解不清.C、管理者习惯于老的经验管理模式，对新的管理体系文件没有认真学习。D、特殊、重要岗位人员未得到或没学习相关规范或作业文件。
2.不能做:是指责任岗位具有管理运作的能力和水平，但却达不到规定的要求。通常表现为管理体系的资源配备不足或没有建立对重要过程、重要危险源、重要环境因素控制文件。A、资源不足，无法满足标准的要求。B、相关的岗位职责不清，不能有效地协作。C、缺少必要的作业文件。D、企业自行编制的文件与标准要求不一致，或可操作性不强。E、企业管理还存在“两层皮”现象。
3.能不做:是指责任岗位因某种原因不愿意做好本职工作而造成的不符合规定的情况，其表现是思想有情绪。原因可能是：A、责任人缺少意识；缺少责任感，习惯于吃大锅饭。B、管理层与执行人员有相互不理解情况。C、组织内部缺少激励和发挥每个成员积极性的环境。
三、常见的不正确分析不合格的表现有：
A、用客观理由、借口由当作不合格产生的原因。B、用不合格的表现当作不合格产生的原因。C、推卸责任。D、分析的原因与不合格无联系。
不正确的分析不合格产生的原因会造成纠正措施的失败，也无助于企业的持续改进。
四、如何制定纠正措施
A、纠正措施的特性:(1)针对性：纠正措施的目的是消除不合格产生的原因，所以制定纠正措施时必须针对不合格产生的原因而制定。要达到措施实施后防止、杜绝、消除今后类似不合格的产生。(2)可操作性：制定的纠正措施是为了有效地实施，那么纠正措施就必须有良好的可操作性，无法实现的纠正措施是毫无意义的。(3)先进性：实施纠正措施除要消除不合格产生的原因外，还有一个重要的作用是实现自我完善、自我提高，进而实现持续改进，达到效率和效益提升。因而在制定纠正措施时要考虑其先进性。(4)时限性：通常制定的纠正措施要有明确的时限要求，这样有利于今早的关闭不合格项，也可以起到督促责任岗位实施改进的作用。B、纠正措施的制定:纠正措施包括两个方面的内容。一是要改进、提高人的意识、能力；二是要明确改进不合格的状况的要求。如果不合格的原因属于“不会做”或“能不做”，那么措施应着重于对人的意识、能力的提高。方法有组织学习、能力培训、专题会议、技能演练等方法，必要时还可以通过对人员的岗位调整达到改进。如果不合格属于“不能做”那么纠正措施除要改进、提高人的意识、能力外，还要明确资源配备改进、管理方法改进、新技术、新工艺、新设备的采用及形成文件的要求。
五、纠正措施的验证与改进证据的提供
一个完整的不合格项关闭的证据内容包括:(1)正确的原因分析记录；(2)正确的纠正措施记录；(3)纠正措施实施的记录；(4)改进证据(改进证据的要求):A、信息应是真实的，切忌胡编乱造。B、时机应是在现场审核之后，而不应补填记录。C、证据可以是、文件、记录、照片、发票、有关部门的文件。
任何管理体系的运行都可能有这样或那样的不合格，发现不合格项是正常的，只有不断的消除不合格项产生的原因，才能实现持续的改进。