文件材料整理制度

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一、本单位实行档案集中统一管理的原则，按《档案法》的有关规定，由各部门收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。由档案人员负责审查把关，分类排列，编制检索工具，妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有，长期存放或拒绝归档。

二、归档范围

凡属本单位职能活动中形成的具有查考利用价值的文件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等各种门类、各种载体的文件材料都应列入归档范围，具体内容详见本单位的《档案分类类目、基本归档范围和保管期限表》。

三、归档时间

各部门要按时收集、整理各类文件材料。文书档案应归档文件材料在次年三月底前收集齐全，六月底前整理归档完毕。会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后，由会计机构编制移交清册，移交综合档案室统一保管。案卷档案必须在结案后三个月内归档，基建档案在工程竣工后三个月内归档。设备档案、声像档案和实物档案随时归档。采用逻辑归档的电子文件实时进行，并定期完成物理归档，采用物理归档的电子文件定期进行，具体按《南通市〈电子文件归档与管理规范〉实施细则（试行）》的要求执行。

四、归档要求

凡归档的文件材料必须齐全、完整、准确、行文规范、书写工整、字迹清晰、签署手续完备，手写材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，打印件采用激光打印机，电子文件的脱机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、针式打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文件排列遵循正本在前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后的原则有序排列。一般要求归档原件，会计凭证、账本、报表必须是原件。同时做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续完备、保管期限准确。归档的照片要附简要说明（内容、时间、地点、人物、拍摄者），音像带要附内容提要和解说词，电子文件要求真实、完整，并准确说明配套的软硬件环境，且使用标准化的文件格式。

五、归档份数

本单位发文一般归档两份，其中一份归入相应门类档案，另一份编制“本单位发文汇编”。

基建档案本单位必须保存一套原件。

电子档案脱机保存三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。

其他各类档案均归档一份。

六、归档手续

各部门整理归档后按规定移交综合档案室，并履行交接手续、填写交接清单，交接双方在清单上签字，以备查考。