浅析TP公司销售与收款环节内部控制对策
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摘要：内部控制制度是企业通过制定一系列的政策、方法及措施，保护业务活动的正常进行，保证财产资金的安全和完整，及时发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实性、合法性、完整性。销售与收款业务的内部控制是其中最重要的环节之一。本文以tp公司为研究对象，针对其在销售与收款环节内部控制制度方面存在的问题，提出了相应的优化对策。
关键词：TP公司；销售与收款；内部控制制度
众所周知，一个企业的主要经济业务离不开款项和有价证券的收付、财产物资的收发、债权债务的发生和结算、收入、成本和费用等方面的核算。在这些环节发生期间，难免会出现差错及舞弊情况，导致企业发展的缓慢，甚至是危害企业的发展。此时，内部控制制度便营运而生了。但很多企业在销售与收款环节内部控制制度还存在很多问题，极大地影响企业业务活动开展。
一、销售与收款业务内部控制的概念
销售与收款业务是指企业通过对外销售商品、产成品或者提供劳务，而收取款项的行为。这项业务主要包括接受顾客订单、批准销售折扣和赊销信用、填制销货发票、发运商品、核算销售收入与应收账款、办理和记录销货退回及销货折让、处理坏账等内容。加强对销售与收款业务会计制度的设计，有利于规范销售与收款业务活动，全面与系统地记录销售过程，监督和控制商品的发出和货款收回，提高企业营业收入的质量。
二、TP公司销售作业流程所涉及的主要业务活动分析
（一）公司简介
TP公司是一家研发、生产和销售于一体的现代大型民营建陶企业，位于资源丰富、风景秀丽的广东省。公司占地面积约1 000余亩，主要生产瓷质哑光砖、瓷质波光砖、瓷质抛光砖、内墙瓷片及产品配件。公司引进国际先进的管理模式，公司拥有强大的经营管理实力和过硬的技术创新能力，并与意大利、德国等多家国际著名的陶瓷企业及研发机构保持着广泛的技术合作与交流，产品研发能力及生产技术始终保持行业前列，综合实力处于国内领先水平。公司通过对资本、知识、人才、技术和信息资源的整合运营，在市场上获得了广泛的认可。其产品具有吸水率低、硬度高、耐磨度好、色泽统一、档次高、质量好、品种多、价格优等多项优点，销售网络遍布全国所有大中心城市，产品远销欧洲、北美、东南亚、西亚等海外市场。
（二）销售作业流程所涉及的主要业务活动分析
1.销售部门根据客户要求编制销售订单
购买者提出订货要求>接受订单后报销售主管审核>签字盖章，编制产品销售订单>再报请销售主管审核、销售经理审核>最终签发产品销售通知单。
2.仓库部门根据产品销售发货单发货
销售助理根据产品销售通知单编制产品销售发货单>送到仓库部门>发货出库。
3.财务部部门开具销售发票
销售助理将发货单送交销售部经理审核>编制开具发票申请书并由销售部经理审批>财务部门开具产品的销售发票>财务部门登记发票信息>一将发票联交给销售助理。
4.审核销售发票是否记录正确
销售助理依据销售发货单登记产品的销售日报表、财务部门的会计人员检查销售发票的编号是否连续、编制相应的记账凭证>登记销售总账、定期检查销售明细账与销售总账是否一致。
三、TP公司销售与收款环节内控管理中存在的问题
（一）企业内部存在问题
1.组织结构不合理，存在缺陷
我国财政部对企业内部控制做了如下定义：内部控制是由董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的，旨在的实现控制目标的过程。然而有些企业并没有妥善设置以上控制主体，导致内部控制管理不到位。
2.尚未建立客户的信用管理制度
企业对客户的资信情况没有做好调查，在不清楚客户是否有付款能力的前提下，只一味追求销售量，最后导致款项无法收回，形成坏账、呆账。
（二）销售环节存在问题
1.合同的制定不够规范，存在漏洞
在制定合同时，应该明确双方的权利与义务，对相关条款的描述应准确无误。然而有些企业忽视合同的某些要求，如产品的规格型号、计量单位、供货时间等细节问题，导致经济纠纷，使企业的合法利益受到损害。
2.销售的产品质量参差不齐，引发退货风险
有些企业为达到一定的销售指标，将劣质产品高价出售，客户购买后发现质量问题，向有关部门反应，要求退货处理，损害了企业的直接利润，更损害了企业的信誉和形象，最严重的是将迫使企业倒闭。
3.赊销问题严重，应收账款增加
某些销售企业为了拉拢客源，占据市场，完成年度销售的指标，采用了赊销的手段，完全忽视由此带来的生产成本、费用，以及坏账损失的增加。
（三）收款环节存在的问题
1.销售人员私吞货款、中饱私囊
销售人员一人包揽了合同签订、产品发货、收取款项等工作，这么做虽然简化了工作程序，提高了工作效率，但是也由此带来了隐患。某些销售人员肆意更改发票价格，私吞货款的情况也时有发生。
2.财务处理不及时，资金周转困难
有的企业存在大量的应收账款，回收期过长，周转速度慢，坏账随时产生，导致资金回笼困难，影响企业经营发展。
（四）在控制环境方面存在的问题
TP公司大部分员工对企业内部控制的了解很少，内部控制意识淡薄，而对内部控制稍微有点了解的员工只是认为内部控制就是公司制定的有关规章、制度。此外，TP公司只注重对员工的制度约束和奖惩措施的制定，不注重对员工道德层面的精神鼓励，缺乏道德指导方面行为准则的制定。
（五）在风险管理方面存在的问题
1.风险管理机制不完善
从其组织结构中可以发现TP公司没有自己的信用管理部门，没有建立完善的风险管理机制。TP公司的做法是把信用赊销的权力授权给了销售部门。销售部门的销售人员在审核赊销客户的赊销额度时主要是根据客户购买产品熟练的多少以及销售人员自己与客户的个人关系的好坏确定给客户的赊销额度的大小。这样做的后果就给TP公司日后回收所欠货款带来了很大的风险。
2.不相容职务未分离
TP公司出于节省成本的考虑销售部门的工作人员大部分是一人身兼数职，接受客户产品订单的人员和审核赊销客户信用的人员往往是一人兼任；财务部门开具产品销售发票的人员与进行产品销售发票审核的人员也是一人兼任；在仓库部门的产品出库的环节，没有设置相应的审核岗位，无人监督发货环节。发货执行者与检查者、出库单填制者为同一个人，没有独立的第三个人进行监督，使得其控制政策形同虚设，未能防止货物被擅自运出仓库。
3.销售发票的开具缺乏严格控制
开具销售发票时，TP公司财务部门只是根据销售部经理审批过的销售发货单就开具产品销售发票，缺乏与产品销售订单和仓库部门的产品出库单互相核对，这样做的结果可能会导致部分销售收入账不及时或不准确，也可能会导致产品销售发票上的商品销售数量与仓库部门的产品出库数量不相符或者重复开具产片销售发票的情况出现。
（六）在监控方面存在的问题
销售与收款环节控制制度的最后一个重要环节就是制定相应的监督检查制度。没有有效的监督检查制度，再完善的销售与收款流程也必将流于形式。我国《内部会计控制规范
销售与收款（试行）》规定：
“单位应建立对销售与收款环节控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期的进行检查。”，而TP公司没有设置独立的监督检查机构，也没有设置专门的监督检查岗位，TP公司仅在销售部门设立了一名财务内勤人员，财务部门缺乏对销售业务的审核工作，缺乏监督机制。四、TP公司销售与收款环节内控优化对策
为了解决TP公司销售与收款环节内控管理中存在的问题，下面对TP公司销售与收款环节中应关注的控制点做一下重新设计，以达到使TP公司销售与收款环节的内部控制制度更加科学有效，并防止内部舞弊案件的发生的目的。
（一）TP公司销售与收款环节控制环境及制度的再设计
1.设立信用管理部门
TP公司应该设立信用管理部门并制定该部门相关的规章制度及岗位职责。TP公司应将由销售部门的销售主管进行客户审批的责职拿出来放到设立的信用管理部门中去，使对客户的审批能够独立于销售部门和财务部门。
2.严格职责分工，着重解决企业内不相容职务分离的问题
针对发现的问题可做如下调整：接受客户订单和审核客户信用的人员进行的分离，分别由销售部与信用管理部门负责；开具的产品销售发票的工作由财务部门的会计人员负责，财务部门的会计主管负责对产品销售发票的审核，产品销售发票的审核工作也可以由总经理助理承担：应收账款的总账和明细账的登记由财务部门的会计人员来做，财务部门的会计主管或总经理助理负责产品销售发票的审核：在仓库部门产品发货环节中，销售部门制定的销售发货通知单可由仓库部门的主管检查，仓库员负责而发货，出库单的填制则由另一人负责。
3.完善合同的管理制度
在合同制定时，应该通过会计部门与法律机构的审核，确保合同的相应条款准确无误，不存在含糊不清的情况；确保签约双方具有履行合同的能力和资格，维护企业的合法利益。
4.制定严格的质量管理标准
从产品开发、工艺流程设计到原料采购，从第一道工序到产品下线，从装箱到运输，每个环节必须制定详细的、可控制的质量管理标准，落实质量管理责任制。同时要明确谁应该对哪一个生产步骤负责、产品需要达到什么标准，以及谁来检查、谁来对绩效打分等责任，将质量管理的理念贯彻到生产的各个环节。一旦发生由于质量问题导致退货的，先查出问题所在环节，而后由负责该生产环节的人全权负责。
（二）TP公司销售与收款环节风险控制方面的再设计
TP公司要建立客户信用档案，在客户信用档案中要详细登记以下资料：客户的基本情况信息、信用历史记录及相关交易信息、客户的市场占有率等等。TP公司信用管理部门根据客户档案将客户分类，并给与不同的销售政策。对客户信用进行动态管理，每年至少对其复查一次，出现大的变动要及时进行调整，调整结果要经公司授权审批人批准。
（三）TP公司销售与收款环节关键控制点的再设计
1.组织发货控制
TP公司发货部门要严格按照销售发货单中所列示的产品出库时间、送货方式、发货品种、型号以及商品数量组织发货，还要明确仓库管理人员的岗位职责以保证发货的安全性。
2.销售发票的控制
为避免TP公司财务部部门开具销售发票过程中出现风险，故作如下控制设计：①开具销售发票应由TP公司财务部门制定专人负责开具：②开票人员必须以客户的购货合同和销售业助理开出的销售发货单、出库单为依据：③应依据已授权批准的商品价目表编制销售发票：④独立检查销售发票计价和计算的正确性；⑤将装运凭证上的商品总数与相对应的销售发票上的商品总数进行比较；⑥财务部定期对销售发票开具进行检查。
3.销售账务登记控制
为完善TP公司的销售账务登记控制，应从以下几个方面人手。①编制销售记账凭证时要有证明产品已经销售的运输部门的运输发票和销售部门制定的销售发货单为原始凭证。②TP公司财务部门要设立专职人员审核已经开具的产品销售发票上的货款、税款和总账、明细账上登记的金额是否一致。③TP公司财务部门要设立专职人员审核应收账款的明细账同总账是否账账相符。④TP公司应定期与客户对所销售的产品进行核对并给对方客户寄送对账单，若发现异常情况应及时向会计主管报告。
4.加强企业应收账款的管理
对于应收账款的管理可以分为事前控制、事中防范、事后监督。事前控制应制定科学严谨的计划，对对方的经营状况做足调查，确定其是否有偿债能力；事中防范应建立应收账款的责任制度，明确规定责任单位和责任人；规范合同条款，防止某些企业钻法律空子，损害本企业的利益。事后监督应注重款项的收回，对单位发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已注销的坏账又收回时，应当及时入账，防止形成账外款。
（四）TP公司销售与收款环节监控方面的再设计
加强内部核查监督，设置审计部门或设立一名独立的审计人员，由内部审计人员核查销售与收款业务的处理和记录。核查内容主要包括：一是检查销售与收款业务相关工作岗位的设置中是否存在销售与收款业务不相容职务的混岗现象。二是检查销售与收款业务是否是按照公司制定的相关授权批准制度进行的。三是检查客户的信用管理情况，重点检查信用政策制定的是否合理以及销售过程中对相关规章制度的执行情况。四是检查销售与发货的内部控制，重点检查销售发票的连续性、计价和计算的正确性、及所附原始凭证的真实性；检查发运凭证的连续性，并将其与主营业务收入核对：检查销售发票的数量与发运凭证的数量是否一致：检查保管的未开票发运凭证，确定是否包括所有应开票的发运凭证。五是检查应收账款管理是否到位，重点检查销售收入会计人员是否及时登账，是否进行了应收账款的催收，坏账核销比率及方法是否恰当。