浅谈广播电视网络档案信息化管理

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摘 要：广播电视是党和国家的重要宣传阵地，是一个口径宽、涉及面广的专业技术领域。广播电视网络档案信息化管理工作是企业信息化管理的重要组成部分。随着数字技术与网络技术在广播电视生产中的广泛应用，它不仅能够产生直接的经济效益，而且能够产生巨大的政治和社会效益。文章着重对中广有线信息网络有限公司扬州分公司档案信息化管理进行阐述。

关键词：档案管理；信息化；问题应对

中图分类号：G22 文献标识码：A 文章编号：1674-1723（2012）11-0113-02

档案信息化是在国家总体规划和系统组织之下，采用现代信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化，最大限度地满足社会档案需求的建设过程。随着计算机技术的迅猛发展，方便、快捷的档案信息化在企业管理中普遍推行、应用。中广有线信息网络有限公司扬州分公司从2004年9月公司成立之际，管理层就注重各类档案的收集、管理、利用。2007年3月公司成立综合档案室，并于年底通过江苏省二星级档案室验。目前，公司档案室收集的档案，依据公司文件材料归档范围、保管期限表和档案分类大纲，确定了文书档案、会计档案、设备档案、基建档案、工程档案、用户档案、声像实物档案等七大类25个子项目的档案收集标准，并按照部门职能和涉及到的档案类别进行全面管理。2008年3月，公司邀请档案管理和档案软件管理专业人员，对公司档案的信息化管理进行整理、开发、应用，提出切实可行的运行方式，并实施综合档案室所有档案信息化管理和查阅。进一步深度开发和利用档案资源，更好地服务于公司的发展、经营、管理，为提高公司管理水平和盈利能力发挥作用。5年来，所收集的档案在企业管理中已显现出作用，通过这些年综合档案室各类档案信息化运作和管理磨合，得出以下几方面想法；

一、档案信息化管理的优点

计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递、传阅都变得简单易行，办公效率大幅度提高。

（一）档案资源和文字信息得到充分共享

截止到2010年1月，中广有线信息网络有限公司扬州分公司综合档案室，共存有档案3995卷和802件。其中，文书档案802件，会计档案673卷，设备档案162卷，工程档案1535卷，用户管理档案1515卷和照片档案2册87张，实物档案27件。这样规模的档案量，用原始的手工操作管理、查阅是很难的，长期以往，会造成文件和信息查找困难，使得大量信息闲置在文件柜中，造成资金和资源的浪费。运用计算机技术对档案进行管理后，资源充分共享利用，查阅方便、准确、快捷。档案管理由目录深入到卷宗文件，由单途径管理发展为体系管理；由对档案外部特征（目录）管理到内部特征（内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率。可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

（二）电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如防虫、防光、防尘、鼠害、高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生损坏、水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘，现阶段的云档案系统设想等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。方便加强档案备份，来保证档案存续性，特别值得一提的是将来的云档案系统设想。

二、档案信息化管理存在的问题

（一）电子文件保存、真实性和保密性受限制

信息化的难点在于“收集”、“保存”，而不是“利用”！

原因之一：电子文件易改变、易丢失、可分离性（内容代码载体）、内容的记录方式复杂、载体不稳定、不断流转中、变化不易察觉、电子文件如果使用或保管不当就会造成文件丢失，导致“数字失忆”（每年有6%的计算机会发生数据

丢失）。

原因之二：电子文件难以长久保存：载体寿命有限电子文件载体寿命远不如纸张。

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱；电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹；电子文件形成以后其信息始终处于“游离”状态，存储载体和存储方式不断变化，已经没有了传统意义的“原件”概念，因而其载体对信息内容伯真实、可靠不再具有“固化”和验证。网络环境下，黑客攻击、病毒侵拢、操作失误、程序漏洞等，都成为电子文件真实性和保密患。虽然已有一些成熟技术可以防止上述问题，防伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

（二）对档案综合管理人员要求高

重视信息化人才的培养，提高档案从业人员的信息素养和信息技能十分必要，专业人才是档案信息化建设的重要内容。对数码资料、电子文件、电子档案、影像档案归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要求管理人员要有较高的知识素养和先进的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化：

三、应对方法

档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，我公司采用以下几点应对方法。

（一）信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。对查阅者采取适当技术手段，采取多信息加密、信息确认，访问控制，防写、审核，运用电子签名等。

（二）提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。档案管理工作政策性强，技术含量高。我们采取送出去、请进来的人员培养方针，邀请市档案局有关专家来公司，就档案的搜集、整理、装订、保管，档案管理软件的使用等分别进行专题辅导。先后选派四名员工参加了扬州市档案局组织的档案人员上岗培训，经考核后取得江苏省档案局、江苏省人事厅颁发的上岗资格证书。经过学习和培训，提高了公司档案管理网络成员的自身素质和能力，推动了档案管理工作的开展。经市专业技术职称委员会评定，我公司有二位档案管理员获得馆员资格，一名档案管理员获助理馆员资格，并被公司聘用。

（三）以软定硬，充分挖掘利用档案资源

扬州分公司建立综合档案室以来，一贯坚持以软定硬，根据实际需配置必要设备、器材、工具，坚持整体规划，立足当前需要，采取成熟技术原则，充分考虑设备的效用周期。对企业而言，追求的是效益最大化。投入必须产生效益，才能保证投入的价值和持续。综合档案室成立前后，公司上下通过大量工作实践深深体会到，档案管理工作不是摆设、门面，档案的收集、整理、利用，能够给企业的生产经营产生效益，是科学管理、决策的重要依据。只有发挥档案资料的作用，才能体现档案管理工作的重要性。

档案作为人类社会活动历史的产物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设，综合档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，充分发挥档案的信息功能，迫切需要实施档案信息化管理，提高档案管理和利用水平。

参考文献

[1] 谢波.档案工作新探[J].南京大学出版社.