山东省高校图书馆固定资产管理调研
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摘 要：在对全省高校图书馆固定资产进行全面调研的基础上，对各校图书馆固定资产管理方面的现状及存在的问题进行了全面的研究，并针对目前的问题提出了对策和建议。即在网络化管理平台的基础上，形成“领导负责、分级管理以及强化固定资产流动折旧、注销”的树型资产动态管理模式，以完善我省高校图书馆固定资产管理。
关键词：高校图书馆 固定资产 管理模式
固定资产是各类高等学校开展教学和科研活动的物质基础，也是衡量高校办学水平的重要指标之一。图书馆固定资产是高校固定资产的重要组成部分，是图书馆对外开展信息服务的物质基础。近年来，高校对图书馆的资产投入大幅增加。办馆规模、办馆条件都有了很大程度的提高。特别是在实现信息化管理以后，现代化设备被图书馆广泛利用。高校图书馆的固定资产在数量、质量以及结构上都有了质的飞跃。同时，随着高等教育改革的不断深入，合校后“一校多馆”现象也日益普遍。固定资产管理体现为资产多、金额大、分类复杂,管理难度也越来越大。我国高校图书馆长期以来偏重于文献服务，很少顾及图书馆固定资产的有效管理，阻碍了高校图书馆事业的发展。
1.调研的方法及回收情况
本调查采用问卷方式，分层次、分内容的方法进行逐一调研，包括高校、独立学院、民办高校、成人高校等，以确保调研的准确性。通过信息调查、比较分析、问卷调查、宏观和微观结合的分析等方法从规范管理、账务管理以及资产档案管理等三大方面进行调查。本调研根据中国教育科研网和教育部网站公布的部分山东省高校，包括公办普通高校47所，普通高职院校66所，独立学院9所，民办高校22所为对象进行调查。本次共发放问卷159份，回收有效问卷144份，回收率90.6%。
2.调查发现的主要问题
2.1在所有调查的高校图书馆当中，基本上没有专职的固定资产管理员，大都属于办公室人员兼职管理，虽然大部分馆使用了自动化管理系统，但只是粗略的登记一下账目，很多系统项目都没有开发使用。再加上还有少部分专科院校当中使用手工纪录，在账目管理上存在不少的缺陷，例如，在资产登记当中，只注重增加而很少涉及到注销等。有些图书馆的领导者在资产管理方面并没有达到应有的程度，学校图书馆领导所关心的馆内固定资产有较大的差异，多数是注重一般服务设备的采购，而很少关注馆内具体的服务设施、藏书，以及音像制品，电子文献等资产的数量与实物是否相符。定期进行图书资料等固定资产清点也是《普通高等学校图书馆规程》中所求的。否则不坚持按照规定要求做好这项工作，将会对后期文献管理和清点工作带来更大的难度，同时也会导致对固定资产的管理出现模糊不清的局面。固定资产管理制度不健全，多数图书馆规章制度中很少涉及到固定资产管理制度，无论在要求上还是在内容上，都过于简单化，缺乏有力度的管理措施和追究方法。
2.2 在固定资产账物管理方面调查发现：部分高校图书馆不按照规范设立图书资料购置、典藏、流通账簿。有的在实物使用部门不设立明细账簿。这主要是因为固定资产管理者本身的自我要求意识薄弱，他们从减轻工作量角度考虑，自我主张简化资产移交、接收等规范手续。如新书采购至流通各个环节，没有详细的传递清单，入库文献不履行正常的清点，没有严格的交接手续，图书入库数量的准确性就无法得到保证。
在账物管理方面缺乏相互监督，出现交接不严的问题。例如：没有建立固定资产明细账，仅简单的记录接收数量，缺少对资产流通环节的规范管理；无严格的清点制度和规范的清点要求、对丢损情况无约束、正常注销被忽略，致使馆内固定资产没有准确的数字纪录；有的馆缺乏严格的统计制度，不认真填写报表，有些图书资料未作固定资产登记入账；捐赠文献不入账；内部管理制度不完善，资产丢失现象时有发生；重使用不重管理，账物不符。在有院部的高校图书馆中部分馆与院部资料室的管理体制不协调，致使高校图书馆图书资料固定资产与院部资料室非一体化管理，阻碍了图书馆对院部资料室的业务的正常指导，双方从图书资料采购方式、财会手续到管理使用等多方面都是分块自行管理，图书馆业务指导缺乏权威地位支撑，许多工作无法正常进行。
现阶段电子文献已经大面积的渗透到各个图书馆馆藏里面，作为图书馆的固定资产，与纸质书刊相比具有较高的信息作用和资产价值，应纳入固定资产重要组成部分进行管理。但目前各个图书馆缺乏电子文献统计方面权威性的指导性意见，没有针对性，大部分没有按照固定资产管理要求进行管理与统计。还有部分院校图书馆在资产购进与注销方面只注重资产添加登记，而对于报废的资产没有实行注销处理，降低了固定资产账目的准确性。
2.3 在文献资料管理方面主要问题，部分图书馆对积压文献由于没有建数据库所以大都采取估算法，必然与实际账面存在较大的出入。新进图书标价有些是不统一,为日后图书资料价值核算、清点带来很大困难。期刊册数统计方法不科学，固定资产统计的要求是现刊装订以前不记入固定资产，而是把期刊合订本作为一册图书入帐。因装订期刊在统计上存在一定的延时性，数量不能做到及时统计，就造成了有的学校图书馆只管装订，而没有把期刊合订本入固定资产帐。影响了数据总量的真实性。由于院部资料室图书资料的购买方式、经费的分配方式的限制，影响了学校整体图书资料固定资产统计数据的准确率。同时图书资料折价购入在入固定资产时没有统一的标准，也会造成账物不符。对于捐赠文献，虽然是属于无偿所得，不用动用经费，也应当作为馆内的固定资产来管理，但各个馆因为缺乏规范的管理规定，还没有形成一个行之有效的管理方法。只注重实物，而没有把其列入固定资产的居多。
3.解决问题的对策及建议
图书馆固定资产涉及到多种物品，要达到总账、明细、实物三者相符的管理要求，必须分门别类有层次的来管理,笔者认为高校图书馆固定资产管理应把服务设备和文献资料分开来分别管理为易。
3.1服务设备等固定资产的管理
建立切实可行的 “统一领导,分级管理”的固定资产管理制度,建立固定资产分级管理责任制，建立以图书馆领导——各部门负责人——部室内具体使用责任人的分级管理制度形式，监管资产的使用。其次，健全服务设备资产日常管理制度。综合全局，合理调配，避免资产的重复购买，提高固定资产资源的利用率。建立图书馆服务设施固定资产的总账、明细账。账目管理者要时刻注意记录各类固定资产的增减变动情况，按照使用部门建立分类账目，以固定资产使用部门为基础从各个环节加强固定资产的动、静态管理。对发生变动的固定资产，所有涉及固定资产管理的部门都要随之做好账目的调整。保持账、物的一致性。