浅析国内办公自动化的现状及发展趋势
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【摘要】：办公自动化的研究现状办公自动化（OA， Office Automation）是在70年代中期，发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的问题，发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的计算机及网络技术，使人们可以借助各种设备处理一部分办公业务，提高人们对办公业务的处理效率和质量，达到提高工作效率，方便管理和决策的目的。
【引言】：办公自动化的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科，并且办公自动化体现了多学科的相互交叉、相互渗透性，所以办公自动化的应用是企业管理现代化的标志之一。
1. 办公自动化的基本涵义
所谓办公自动化，是指利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科W化水平，以实现办公活动的科学化、自动化【1】。办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公。
2.我国办公自动化现状
在我国办公自动化发展的过程中，办公自动化取得了不
少成绩，奠定了基础，同时也不例外暴露了很多问题，如投资大，效果不明显，水平低，重复建设多，硬件投入多，软件投入少，模拟手工作业增加管理负担等，阻碍了它的发展进程。据分析，造成这些问题的主要原因有四条：首先是对办公自动化的本质作用理解不深刻，通常只认为对办公自动化就是在办公过程中使用先进的技术和设备，以提高工作效率。实际上，通过实现办公自动化，提高管理机构的决策效能更为重要。其次，忽略了对办公自动化发展的基础，通常认为只要有了先进的技术和设备，就可以实现办公自动化。殊不知，对办公自动化的发展必须依赖于两个基础，一是管理基础，一是信息积累基础。脱离了这两个基础，对办公自动化就会成为空中楼阁。第三，技术条件的制约，也会阻碍了对办公自动化的发展与实现，如早期的网络技术在信息的共享和沟通方面的支持显得明显不足。最后，员工专业技能不足，造成了办公过程中的浪费与反作用。
3.办公自动化未来发展趋势
3.1新时期办公自动化应具有的特征
3.1.1强大的数据处理功能。功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能面向知识管理的办公自动化系统可以充分集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是Internet上的数据；还可以充分利用各种协同工作手段包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等；并且可以提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、统一消息为基础的提醒功能以及信息的传真功能【2】。
3.2.2知识管理原则。办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用，面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融入每个员工的日常工作中去。
3.3.3办公自动化是不断发展的科学体系。在实施办公自动化时，办公自动化的内涵是不断在发展变化的，为了使办公自动化取得最好的效果，应该密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展，用最新的技术、设备和观念来制定办公自动化的有关规划，以达到花费最少，收益最大的目的。
3.2新时期办公自动化建设的趋势
在新的时期，基于多年办公自动化建设的经验和互联网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚。从网络的性质来看，办公自动化应定位于内部网；从办公的性质来看，办公自动化应定位于数字化办公；从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。机构运行办公自动化系统，有利机构内外信息的共享，提高成员的劳动生产率，减少开支、节约成本。并能加强交互协调、沟通、及时高度、果断决策，在线实时检查机构运行情况。由于政府机构、企业、服务行业和学校等本身的行为目标、服务对象、信息量不同，不同的机构的办公自动化类型也不同。可分为以下四种类型：
（1）政府型办公自动化系统；（2）企业型办公自动化系统；（3）服务型办公自动化系统；（4）学术型（校园型）办公自动化系统；政府上网工程一直是近一二年来业界炒作和关注的热点。政府上网工程是由于互联网的普及，政府把一些致政务信息到Interner上，进而建立与老百姓沟通的渠道，以实现政务公开和政府接受监督的目的。从现实效果来看，很多政府部门在网上存放一些静态的政府信息，实质性的工件却非常少。并且，在很多情况下，不少人将办公自动化与政府上网工程混为一谈。这种现象导致很多部门重上网工程轻办公自动化工程/甚至把上网工程误认为是办公自动化工程。实际上，从网络划分的角度来看，政府上网划工程是外网工程，而办公自动化则是内网建设。办公自动化工程是政府信息化的基础，政府上网工程是政府信息化的对外表现形式。办公自动化工程在政府信息化建设中所占的比例远高于政府上网工程。只有办公自动化建设运转成功，政府上网才会有源源不断的信息，政府上网工程才会有意义，否则只能逐渐成为无源之水【3】。当然，政府上网工程的宣传对我国的信息化建设有一定的推动作用。
结语
总之，要努力开创新形势下我国办公自动化的新局面，就必须从更高的层次，更高的角度出发，积极探索提高办公自动化效率的新途径，不断丰富其内容，为提高我国办公自动化建设而努力。
【参考文献】：
[1]ROGER APPROACH.北京：机械工业出版社，2002.201―215.
[2]谭慧蓉.办公自动化的发展趋势及策略。太原科技，2003（5）：10-1
[3]王景洪.办公自动化与电子政务.河南机电高等专科学校，V01.11N0.4：81，2003.12.