论供电企业人事档案管理
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【摘 要】人事档案是在人事管理工作中形成的产物，反映人的工作和参加社会实践活动等情况的真实记录，是人才信息的重要载体。人事档案工作是供电系统人力资源管理工作中一项必不可少的基础工作，人事档案真实地记载和反映干部职工的个人经历、政治思想、品德作风、任务能力等，是个人自身成长历史的一个真实、完整的记栽，能够为组织、人事工作的决策提供可靠的依据，为合理调配使用人力资源提供可靠的信息参考。
1.人事档案管理对人力资源开发的促进作用
1.1有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力
人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程，通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才；依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。
1.2促进人力资源的合理配置
利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理，根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在组织内进行合理配置，因事而择人，因人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的特长，促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才挤压和用非所学的现象产生，为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
1.3有利于人力资源需求预测的科学化与规范化
影响人力资源需求的因素主要来自组织内部，有效的人事档案对分析组织内部人力资源状况是否适应组织的变革与发展要求，制定科学的人力资源计划起着重要作用，脱离人事档案管理而做的人力资源需求预测必然是盲目的。
2.人事档案的收集方法
2.1定向收集
就是向形成人事档案或与形成人事档案有关的单位和部门收集。因为个人工作的现单位、原单位、上级主管部门（含职称评定和科技成果评定、奖励部门）可能形成有关人员的人事材料。为了做到不致遗漏，可根据有关人员的经历和社会活动变化情况，列出有关单位和部门的名单，逐一进行收集。
2.2按时收集
由于人事档案的形成具有持续性的特点，其收集工作必须坚持经常化。所谓按时收集，包括随时收集、定期收集和不定期收集三种情况。随时收集，是根据形成人事档案的时间特点和掌握的信息，及时向有关部门进行收集。定期收集，是根据本单位工作的实际情况，确定每个季度或每半年与有关部门联系，收集在一定阶段内形成的人事材料。不定期收集，就是从人事档案管理和利用的实际需要出发，不确定收集的具体时间。
2.3追踪收集
这种方法是根据人事档案内容的需要，沿着人事档案在清理、核对中发现的问题和线索进行的收集，它是帮助拾遗补阙的一种重要措施。以上是人事档案收集的主要方法，在具体工作中也可根据不同情况采取其他一些方法，比如，对于人事档案管理基础差、存在问题较多的单位，就需要集中一定的时间，集中人力，广泛动员，突击进行收集工作；对于人事档案管理较好，制度健全、内部分工责任明确的单位，有关部门和人员能主动、及时地向人事档案机构移交归档，就简化了收集的方法和形式。
3.人事档案管理中存在的问题
供电系统档案管理现状在新形势下，档案的管理工作得到了空前的重视。但是由于历史原因，档案管理还普遍存在如下问题：
（1）机构改革，减员增效，岗位合并使市级由多名专职档案员减为1名专职档案员，而县级1名专职档案管理员，还要身兼数职。
（2）档案意识和法制观念淡薄，档案管理不规范。各种档案集中在一个库房，却由各职能部门管理，没有真正做到意义上的集中统一管理。
（3）人事档案信息开发利用程度低，未发挥应有作用。现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料，落实政策和工资调资方面的。真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。
（4）迫切要求档案管理的现代化。档案室管理工具落后，没有实行电脑软件管理，技术手段、人员素质低，不能适应现代化的发展需求。
4.加快人事档案规范化管理
（1）加强硬件建设加强硬件建设是实现档案规范化管理的基础。硬件的建设合理与否，直接关系到供电系统档案管理工作的成效。实现档案规范化管理，必须要有符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防有害气体要求的档案专用库房，并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”。
（2）改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对于干部人事档案的检索，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
（3）建立健全各项规章制度在认真贯彻《档案法》的基础上，供电系统需要根据档案规范化管理工作的需要，结合实际情况制定并完善档案管理工作的各项规章制度。使档案管理工作有章可循，有制可依，使工作标准化和规范化。
（4）开发利用档案信息资源在深化供电系统改革、建设文明行业、提高供电质量中发挥重要作用。实现供电系统档案规范化管理，要重视档案的开发利用工作，为机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供资料。为解决法律纠纷、变电站及线路设计、设备缺陷故障、设备改造、编制各种计划和方案书、招投标书等方面提供依据，从而创造经济效益。
（5）利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
5.结论
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。人事档案管理必须要适应现代化管理的要求，积极拓展管理职能，为人力资源开发提供强有力的保障。改革人事档案管理，首先应该创新激励机制，提高管理人员的基本素质，改进档案提供利用的方式，提高档案服务的效率和质量。打破传统的被动收集为主动参与、主动服务，与时俱进，适应新形势的需要，从而不断地提升管理水平。