声像档案管理浅析

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摘要:声像档案是指生产、生活中形成的应当保存的声像资料,这方面的资料在现代档案管理中的比重有增加的趋势,并且在档案利用过程中也发挥着越来越重要的作用。但是由于种种原因,声像档案的管理工作还存在一些问题,所以,必须采取有效措施,加强和提高声像档案的管理工作。

Abstract: The audio and video files is the audio-visual information that formed in the production and living which should be kept, this information has increasedproportion in the modern records management and archives use of the process is also playing an increasingly important effect. However, due to various reasons, the management of audio and video files still has some problems, so, we must take effective measures to strengthen and improve the management of audio-visual archives.

关键词:声像档案;管理工作;特点;问题;措施

Key words: audio-visual archive;management work;features; problem;measures

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)15-0127-01

1声像档案在档案中的特殊价值和特点

1.1 形象逼真,与文字融为一体,给人以活灵活现的感觉声像档案以画面的可视形象,生动地展现在人们面前,而且配有音乐、语言,给人以身临其境的感觉,便于利用者理解和接受。

1.2 时间和空间感强烈一般载体的档案,作为相互交流信息的工具,在时间和空间上是有限的。而声像档案由于依赖于先进的科学技术和快速的传递手段,它的时间感与空间感比一般文字档案强烈,可以将一瞬即逝的容貌记录下来并予以再现,可以把人们引向对历史的深刻怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。

2当前声像档案管理中存在的问题

2.1 声像档案管理制度不健全科技的进步使各单位的声像设备都有了很大的改善,但普遍存在着声像设备管理混乱现象。一是没有制定声像设备管理制度或无相应的使用要求,从而出现不协调的现象,导致一些重要活动没能及时摄录或摄录质量不高,给声像档案的后续管理设置了重重障碍;二是虽然有制度,但各业务环节中制度化落实不力,缺乏有效的保障机制和责任追究制度,使得各管理阶段无法像文字图表档案管理那样按部就班地“流水作业”,管理上缺乏有机联系;三是制度的订立“照猫画虎”,缺乏调查研究,没有体现出社会活动的特点和声像文件运动的种种规律;四是声像资料初次形成后,流转中声像资料的格式载体可能发生变化,数码格式的声像文件,其存储转换更灵活易变等。

2.2 声像档案意识淡薄声像档案的意识淡薄,主要体现在与档案生成及管理直接相关人员的档案意识上。目前,除档案馆专业摄录人员外,各单位形成声像档案的摄录人员中普遍存在着两种思想认识上的误区:一是误以为只有上级来文、红头文件才是档案,而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像拍完、录完、制作完就算完成任务了,不需要归档保存;二是缺乏全局意识,个人虽担负着摄录和暂时保管档案的重任,但保管措施不当,移交不够及时,造成声像档案难以及时完整归档。因摄录人员档案意识的淡薄所造成的声像档案管理上的不规范,那只是“亡羊补牢”待用时再靠档案员去催要。

2.3 声像档案的管理条件差声像材料多由纸质照片、光碟、录相带等载体构成,因此保管条件比纸质档案的要求更严格,然而多数单位仍将声像档案与文书档案混合存放,没有配备声像档案室或声像档案专柜,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求,致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用。

2.4 声像档案的管理手段落后声像档案的数字化趋势使各种新型的声像材料、应用技术以及电子文件越来越多地产生,从而对声像档案信息的组织要求更高,相关信息之间的内在联系必须能够得到恰当的揭示,这就需要提供更加全面和深入的信息检索,然而目前我们的声像档案管理仍然普遍停留在传统的实体分类和手工检索上,并没有利用计算机和通信网络技术来实现快速高效的检索。

3加强声像档案管理工作的对策及建议

3.1 加强宣传教育,提高声像档案意识声像档案意识淡薄是造成“收集难”的重要原因。由于多年在工作中形成的惯例,许多单位只注重文书档案的收集,宣传重点放在了文书档案上,致使人们对声档案重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够。因此,档案管理人员在工作中要利用多种形式,强化声像档案重要性的宣传,提高人们对声像档案的认识,自觉关心、支持、参与档案部门对声像档案的收集工作。

3.2 制定收集规章制度,明确收集范围在收集声像档案中,要明确声像档案的收集范围,并结合已颁布的相关档案法规,建立和健全声像档案收集的相关制度,对声像档案形成部门和人员应履行的职责、声像档案收集程序、途径和奖惩等作出明确规定,使声像档案的收集有章可循,增强收集说服力,确保收集渠道畅通。

3.3 结合实际,创造条件,力求妥善保管从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒温、防磁、防光、防火等。而目前依然有档案保管部门的声像档案保存条件不符合相关要求。因此,应结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密封铁皮柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等,尽量延长声像档案的寿命。

3.4 以提高声像档案管理水平为目的,强化声像档案管理人员队伍的建设首先,应健全机构,形成上下结合、专兼结合的声像档案工作网络。其次,配强专业人员,保持声像档案管理人员队伍的稳定。再次,要加强业务培训,提高声像档案管理人员素质。抓好专业队伍业务学习和培训,是提高声像档案管理工作水平的基本环节。

4结语

声像档案工作需要档案部门与声像资料形成部门的共同努力,解决好声像资料归档整理及管理过程中出现的各种问题。档案部门和档案管理员工作的主动、职能的有效发挥,以及声像资料形成部门的积极配合和良好协作,为搞好声像档案工作创造有利的条件。并根据自身的客观实际,改进传统的工作思路和方法,把声像档案的管理标准和要求推向深入,建立行之有效的管理机制。

参考文献:

[1]李正伟.试论声像档案管理的职能强化和机制创新[J].机电兵船档案,2009(6).

[3]赵列桃.关于学校声像档案管理的思考[J].山西档案,2009增刊.