集中办公对建设项目档案管理的意义

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按国家档案局要求，重大建设项目竣工验收前必须先进行档案专项验收。但重点项目工作难度大、要求高，参与单位众多、关系庞杂、人员变动大、周期长、管理难。如何避免上述因素对档案的影响，提高管理水平，是档案工作人员一直思索的课题。

1 问题存在的原因

众所周知，重点建设项目管理难度大，档案质量难以保障。尽管建设单位从一开始就采取措施要求竣工文件材料同步形成，但实际上，在基本同步后仍需精心编制，故此文是在强调同步形成基础上探讨对后期档案统一管理的必要性，而非过程失控的事后补救。探索推行集中办公模式，主要出于以下考虑：一是避免档案人员办公时间难以保障。收尾阶段几乎没人愿意留下承担竣工档案归档整理，人员少，人心涣散。二是办公地点和设备难以保障。结算期为节约成本，不少单位会退租或改租较小办公场所，存在“不严肃、不正规、保密性差”等诸多弊端，因陋就简，草率应付，安全环境大打折扣。留下的小型办公设备一旦有故障，直接影响档案工作质量和进度。三是办公效果难以保障。人员更替使之前传达的精神无法落实，业主和监理就需要花更多时间精力指导。个别单位甚至会因结算合同谈判运走全部竣工档案，要挟变更审批，档案实体安全及整理质量进度更无从保障。

2 采取措施，分三步保障集中办公效果

所谓“建设项目档案工作人员集中办公”，是指参建各方以节约成本、提高效能为目标，将各参建单位档案工作人员集合到统一地点（同一大楼或大院），进行集中办公和管理的工作模式。此举能加强沟通、提高效率，为竣工资料迅速按标准整理成档案提供方便，外观及内在质量统一，提高项目档案整体质量效果显著。

此模式主要分三步推行，一是解决两个“问题”。首先解决思想接受问题，让参建单位认识集中办公的好处，消除抵制思想。其次解除留守人员后顾之忧。广梧高速公路（马安至河口段）项目结算期业主与各参建单位集中一个大院吃住办公，共用办公设备和会议场所，十分便利。湛江海湾大桥则相对集中，创新地给集中办公的档案人员发放津贴。本地人员就近上班，外地人员在营运中心免费住宿，伙食优惠，目的是让档案员安心剩余的整理工作。二是明确“三个重点”。为防止办公不积极，自觉性不强，对集中办公档案工作人员明确三个重点内容：（1）抓紧未完部分档案资料整理组卷；（2）细心核查竣工图编制是否到位。（3）对已同步形成的档案质量反复检查、整改、优化，达到优质工程档案目标。三是坚持做到“三有”。一有“考勤”。实行考勤制度，广梧高速公路（马安至河口段）项目要求留守领导每周至少有一天集中办公，无故缺勤将不予优先结算。二有“监督指导”。集中办公对各参建单位档案存在问题及时检查指导，反馈迅速，能第一时间避免不良行为对原始材料损害；还便于各方互相学习，利于全线项目档案统一。三有“兑现”。湛江海湾大桥项目按工作天数核发档案津贴，成员积极性高，归属感强，促进工作开展。

3 推行集中办公模式效果明显

一是方便业主与施工、监理单位直接沟通，提高效率。同一地方办公，遇到问题及时解决，省时省力，比电话和网上沟通更直观；具体细节可以手把手教。二是方式转变和情感交流促进工作效果。集中办公增加了公开性和透明度，对原来下去检查或施工单位搬资料上门请教进行改变；档案集中由业主临时保管，直至符合要求才按程序移交，保证安全，不易散失。业主也从原来的检查指导角色，转变为同事和伙伴关系，更好体察档案员工作生活情况，感同身受的情感交流消除档案员孤独感，积极性得到提高，更乐意主动做好工作。三是促进档案管理水平。沟通畅顺带来高效率，为移交和验收留出更多时间，案卷内外质量精益求精。四是成绩显著。从上述两项目实践看，集中办公对促进档案管理效果明显，均被评为广东“全省重大建设项目档案工作质量优秀项目”。湛江海湾大桥项目获得“广东省重大建设项目档案金册奖”，是对项目档案工作质量和管理水平的最好肯定。

综上所述，要加强建设项目档案管理，不但要重视档案集中管理，更要加强对人员集中管理。集中办公这种行之有效的模式可供有条件的单位尝试推行，只有尽可能为档案工作提供良好的大环境，才能更好地为项目档案提供保障和有效服务。

（作者单位：港珠澳大桥管理局 来稿日期：2013-02-19）