谈政府部门人事档案的信息化建设
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[摘 要]信息化、数字化的发展建设给了政府部门档案管理的发展以质的飞跃，使政府部门档案管理水平更高，管理更加方便。可是，在政府部门实际的档案管理中也存在信息资源滞后，配套设置跟不上行势发展，档案管理人员的综合能力无法满足档案信息化建设要求的现状。笔者就围绕政府部门档案信息化管理中存在的问题展开分析，并谈谈如何提高档案信息化管理水平。
[关键词]政府部门、档案、信息化
中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0209-01
信息化、数字化的发展建设给了政府部门档案管理的发展以质的飞跃，使政府部门档案管理水平更高，管理更加方便。可是，在政府部门实际的档案管理中也存在信息资源滞后，配套设置跟不上行势发展，档案管理人员的综合能力无法满足档案信息化建设要求的现状。笔者就围绕政府部门档案信息化管理中存在的问题展开分析，并谈谈如何提高档案信息化管理水平。
一、政府部门档案信息化管理中存在的问题及分析
1.政府部门管理经费投入不足，基础设施建设滞后。
软件和硬件的配套设施比较落后，软件设施也跟不上相关的要求，无法做到跨库检索，这给相关的档案管理工作带来了很大的麻烦，同时也制约着我国政府部门档案信息管理发展的水平。相关的调查数据显示，我国大多数政府部门档案的信息网还比较封闭，尚无法实现数字资源的有效传递与共享，要跟上国际化发展的水平还有很长的一段路要走。其落后地方主要表现在我国政府部门的基础设备的运行主要还停留在一些简单的业务管理上，还没有达到真正意义上的信息化管理水平。
2.政府部门档案信息资源滞后，更新速度慢。
在我国政府部门中，对于档案的管理，传统的载体档案依然占据着主体的地位，这些载体管理档案的方式比较落伍，信息化的程度比较低，具体表现在其存档形式主要是采用传统的案卷级文件级目录的形式，就算建立了相关的数据库系统，其所使用的对象只在本单位的内部，所花费的费用比较高，数据标准化程度相对而言比较低，无法做到资源共享。档案信息化的最基础的目标就是要实现资源共享，节约资源，节约档案管理的成本。
3.政府部门部分档案管理人员敬业精神不足。
每个行业都有每个行业的职业守则，每一个工作人员都有基本的职业操守。档案管理的一项最重要的任务就是要保证机关干部档案的安全性。档案其实就是每一个人的个人隐私，所以档案管理部门的一项基本的责任就是要为机关干部们的档案保密。但是目前在我国的政府部门中，许多政府部门档案管理人员的保密意识还比较薄弱，甚至根本没有保密意识，基本没有对需要保存的档案作相关的保密措施，尤其在引入信息化管理手段之后，这一问题更加突出，很多管理人员只是单靠安装杀毒软件或者是对数据进行定期的备份，而没有考虑到其他意外情况的发生，这样就有可能造成无法挽回的错误与损失。
4.政府部门档案管理人员综合素质不能满足信息化发展需求。
目前，我国多数政府部门档案管理人员是一些将近退休的职员，他们的知识结构一般比较传统，计算机的知识比较薄弱，甚至有的对计算机信息的管理一窍不通，更谈不上应用，也有的相对来说学历比较低，既不了解通信技术、网络技术，也没有相关的档案管理专业知识，而很少有既精通档案管理知识又精通计算机信息专业知识的复合型专业人才。
二、提高政府部门档案信息化管理水平的措施
1.政府部门档案信息化软件平台要完备。
数据库和统一的管理平台建设是政府部门档案信息化建设的核心。其一，档案信息化的前提是实现档案系统的办公自动化，政府部门有其自身特征的运行规律，只有建起具有高效管理和开发利用档案信息资源能力的档案网络管理系统，才能够实现档案信息从接收、整理、归档、著录、存储到开发利用的现代化管理。要实现档案信息化，必须从文件材料的产生开始，就运用统一的计算机管理系统，完成文件处理和档案管理的全过程。使文件材料的公文处理与档案管理紧密结合起来。这样，政府部门各部门就可通过网络实现对这些档案信息资料的共享。另一方面，政府部门档案都是以传统的形式存在的，随着信息数字化的发展，就需将传统意义上的档案进行数字化处理。而档案数据库的建设是决定档案信息化水平高低的决定因素，档案数据库的规模和内容决定着共享资料的能力和水平。因此，具备一定的档案数据库规模才能产生一定的使用效应，数据库的建设应遵循实用性、安全性、多样性的原则。
2.政府部门要重视多媒体技术在档案管理的应用。
多媒体手段具有较强的直观性、信息量大、易于接受和传播迅速等特点，已引起档案界的普遍关注，并在档案领域中大量运用、不断扩展。政府部门档案信息化建设要充分运用这个技术。一方面要建立档案多媒体信息库，另一方面要编制检索程序，要加强建设档案目录信息数据仓库和档案着录标引及档案机读目录的建立。运用多媒体技术手段，不断在技术上更新，管理体制上完善，人员素质和管理理念上紧跟网络发展的步伐。多媒体技术在档案管理中的应用，使档案管理有了突飞猛进的发展，为档案信息提供了现代科学技术手段，对提高管理、开发、利用档案信息资源的能力，最大化发挥档案信息量的价值，推动档案管理理论和档案管理技术及方法的转变，都具有重要的现实意义。
3.政府部门要加大档案管理信息化建设的资金投入。
经费不足是制约档案管理走向信息化的最大障碍。政府部门档案管理信息化建设需要大量的计算机、网络等硬件及配套管理软件，这些都离不开资金的支持。同时档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，这就要求各个政府部门建立长期、可持续资金投入方式。首先应依靠国家财政资金，将信息化费用列入到单位的管理、建设发展项目之中。其次，单位应积极自筹资金，提高信息化水平，将一些有价值的信息有偿对外开放，利用获取的经济利益促进档案管理的进一步发展。
4.政府部门要加强档案信息化管理的人才培养力度。
档案管理人员的整体素质关系到政府部门档案信息化建设的实施效果。一是要培养政府部门档案管理人员具有良好的政策水平和思想政治素质。档案工作既具体又细致、琐碎、平凡，档案要求完整、真实、系统、安全。二是要培养信息化管理理念和团结协作的精神。首先，档案人员要与时俱进，树立档案管理的信息服务观念。其次，档案管理人员要加强团结协作.互相配合，相互弥补技术技能上的不足，齐心协力做好档案管理工作。三是培养现代管理技术和方法。政府部门档案管理工作是一项专业性和技术性都较强的智力劳动。其运用的技术、方法有其自身的特点。要求管理工作人员不仅要熟悉业务，而且要不断学习提高，紧跟形势的变化，与时俱进。
三、结束语
综上，笔者就政府部门档案信息化管理中存在的问题进行了分析，并从软件平台建设、多媒体技术运用、资金投入和人才培养四大方面谈了笔者的浅显认识，希望能为政府部门档案信息化水平的提升起到推进作用。
参考文献
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