建立农业科学技术档案安保系统

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随着我国现代农业的发展，农业科学技术研究机构承担着农业发展的全局性、方向性、基础性、关键性的科研任务和国家重大农业科研攻关项目。同时，还要面向市场，进行成果转化，为现代农业的大发展和新农村建设提供有效的科技信息支撑。面对新的机遇和挑战，农业科学技术研究工作在不断的深入和创新，形成的科研材料在成倍的增长。为此，最大限度地做好农业科学技术档案的资源建设、安全管理和有效利用，构建农业科学技术档案安全保障体系势在必行。

1农业科学技术档案的安全管理现状

近年来，一方面，由于强烈地震、泥石流等自然灾害和突发事件的发生，可能使农业科学技术档案遭受损毁；另一方面，由于管理机制、管理制度的不健全，也存在安全隐患。另外，一些别有用心的人，企图用非法手段窃取重要的农业科学技术档案信息也将造成隐患。这不仅使农业科学技术档案信息资源出现缺失，而且对本单位科研工作的创新也将造成严重影响。

1.1管理机制上的疏忽

农业科学技术档案的规范管理不仅是档案部门的工作，更是农业科研单位行政管理和科研管理工作的重要组成部分。但是，有的农业科研单位在制定中、长期规划纲要、农业科研工作计划和目标任务时，对农业科研档案的安全管理工作并没有列入其中。比如，在制定“十二五规划”时，对农业科学技术档案资源建设、安全管理工作不列入其中；在年度计划、总结中对农业科学技术档案工作不重视，对广大农业科技工作者对档案资源的利用需求不做统计；对“农业科研工作和农业科研资料建档工作实行‘四同步’”的政策规定不能全面贯彻落实等。鉴于管理机制上的不重视，造成农业科学技术档案管理不规范，制度不健全，档案人员责任不清、业务不精、意识不强等不良现象，将造成农业科学技术档案的严重缺失。

1.2管理制度不健全

目前，有的农业科研单位对农业科学技术档案在形成、收集、鉴定、整理、移交、保管、借阅、利用、销毁以及向综合档案馆移交等环节中，制度建立不够健全完善；对负责资料收集、档案管理的不同岗位上的相关人员的责任、素质、技能、培训等没有具体明确的职责规范。另外，对于电子档案，在其形成积累、整理归档、移交、保管利用等各个环节也没有健全完善的管理制度。将会存在着电子载体遭破坏、信息被篡改、材料丢失和破损的可能性。因此，依法建立科学规范，健全完善的管理制度，确保农业科研档案的原始性、真实性和系统完整性是农业科学技术档案资源建设、安全管理和有效利用的法制保障，应当引起各农业科研单位的足够重视。

1.3库房及设施设备中存在的问题

农业科学技术档案的存放库房是其安全最重要的保证。但是，由于受经济所限，各级农业科研单位对档案库房建设的投入不足，很多档案库房设在本单位办公楼区域内，一般都建于20世纪80年代末90年代初，有的多年没有进行维修，雨季室内漏雨，库房湿度过高，水暖管道锈蚀,电路老化，存在水灾、火灾隐患；大多没有安装安全监控系统、自动报警系统、自动灭火系统等设备；有的在基本建设中，不能根据农业科学技术档案的年扩增量，对档案库房的建设面积做详细的预算，盲目的留置一些闲置的小房间用于存放档案，库存面积小，导致现在《纸质档案数字化技术规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》赋予的档案安全保障措施等业务工作无法正常开展。另外，在购置存放实体档案的存储柜、密集架时为了方便查阅，整齐美观，不考虑在自然灾害、突发事件发生时，便于搬运，给抢救工作创造便利条件等因素。上述现象将造成农业科学技术档案的安全隐患。

面对复杂的农业科学技术档案安全隐患，尽快建立安全保障体系，最大限度地保障农业科学技术档案的安全管理和有效利用刻不容缓。

2农业科学技术档案安全保障体系的构建设想

一个相对完善的农业科学技术档案安全保障体系，一般应当包含安全人员保障体系、安全管理法规体系、设施设备安全保管体系以及电子档案安全管理体系等。

2.1农业科学技术档案安全保障人员体系

安全人员保障，是在国家档案行政管理部门的法规要求和专业指导下，通过农业科研单位内部的岗位设置、人员分工、部门配合、制度约束等管理机制的建立，为农业科学技术档案的安全管理提供组织上的保障。具体包括决策、管理、执行方面。决策工作由农业科研单位相关部门组成农业科学技术档案安全管理工作领导小组等机制，制定安全保障体系的总体规划、实施目标、重点工作任务、档案灾害预警机制及演练方案等。做好各阶段前期工作的统筹安排及全过程技术实施方案等，以科学的态度，作出科学的决策。

管理工作由档案部门负责，依法处理农业科学技术档案安全管理的日常工作，协调各方面实施执行。并提出制定、修改具体业务工作中的安全策略、操作规范、实施细则等意见，记录和处理农业科学技术活动中形成的文件材料在收集、整理、立卷归档、保管利用等过程中出现的安全问题。

执行者则是具体负责特定档案事务的设在各个岗位上的工作人员。要选择有强烈的事业心和高度的责任感，具有良好的服务意识和安全意识的专业人员，还要为他们创造业务学习和培训的机会，不断更新知识，以便更好地适应档案工作的要求。除档案工作人员外，收发人员、安全保卫人员等也是安全体系中的执行者，要对他们进行定期或不定期的培训，明确责任，增强意识，做到警钟长鸣，尽量减少人为因素给农业科研档案带来的安全风险和隐患。

2.2农业科学技术档案安全保障法规体系

威胁农业科学技术档案安全的因素来自各个层面和各个环节，因此需要构建全面的法规制度体系。即由国家的法律、行政法规、地方性法规和规章制度所构成的相互联系、相互融合的统一体，来保障农业科学技术档案的绝对安全。

2.2.1农业科学技术档案安全管理的法律

涉及农业科学技术档案安全管理方面的法律主要有《中华人民共和国档案法》以及刑法、民法等基本法律及其他专门法律中涉及到档案的内容或条款等。认真学习和深刻领会档案法律，对于保证农业科学技术档案的真实性、完整性、系统性和开发利用具有重要的意义,是我们构建农业科学技术档案安全管理体系并赖以实施的依据和准绳。

2.2.2农业科学技术档案安全管理的行政法规、标准、地方性档案法规

可以遵循的行政法规主要有《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作条例》、《科学技术档案工作条例》等。可遵循的国家标准有《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《电子文件归档与管理规范》等；行业标准有《科学技术研究课题档案管理规范》、《归档文件整理规则》、《纸质档案数字化技术规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》等。地方性法规有《甘肃省档案管理条例》等。行政法规、标准、地方性档案法规规定了对各种档案各主要管理环节的操作要求及质量标准，既是建立标准化、规范化档案管理工作的依据，又是进行档案日常管理工作的操作指南，我们应当认真学习，熟练地掌握和运用。

2.2.3农业科学技术档案安全管理的规章制度

除了要执行国家有关档案法律法规外，还应针对自身的特点和实际需要制定本单位的规章制度。包括档案工作制度、管理规范、部门工作职责以及电子档案管理规范等。工作制度是依据法律法规，结合本单位实际，对农业科学技术档案的管理体制、管理分工、保密、档案利用原则等所做的规定，要求本单位所有部门和工作人员都要执行。管理规范包括对归档范围、分类方案、保管期限、鉴定标准、整理、移交、保管、借阅利用、鉴定销毁、业绩考核等环节所做的规定。部门工作职责包括档案室、档案工作人员、库房管理人员、保卫人员等工作职责。电子档案管理制度包括计算机使用、密码管理、电子档案异质备份、业务系统操作制度等内部规范。建立健全农业科学技术档案规章制度，是进行科学化、规范化管理的有效措施，也是确保其安全的有效手段。

2.2.4落实各项规章制度

有了科学完善的农业科学技术档案安全管理的法规制度，关键在于落实，要加强对农业科学技术档案资源监测，严格其管理和利用活动，依法管理，按章办事，科学有效地实现档案的管理与保护。依法对破坏、危害农业科学技术档案的安全行为进行查处，追究责任，维护档案法规的严肃性。

2.3设施设备安全保管体系

确保库房的安全无疑是整个系统安全的前提。包括库房建设、设施设备配备、日常管理等方面。在库房建设方面。对于计划重新修建的库房，严格按照《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》要求，建设满足未来30～70年需求的坚固、安全的现代化档案库房[1]。对于现有的库房，要进行安全风险评估，增强防患意识。同时，要开辟足够的库房存储面积，配备监控自动报警、自动灭火、温湿度控制、门禁系统等先进设施，实现档案安全管理的自动化和可控性。库房除了传统意义上的日常存放实体档案外，还必须放眼长远，考虑到兼顾存放备份磁盘、光盘等离线电子档案，在做到“八防”要求外，应增加针对电子档案特性的电磁屏蔽等安全防范措施。小规模离线电子档案存储库房，可考虑使用恒温恒湿防磁柜用以存放电子介质[2]

。

另外，在配备存储档案密集架和防磁柜时，应当考虑在应急搬运时的安全便捷因素。做好设施设备安全保管体系建设，为农业科学技术档案的安全保障打造第一道防线。

2.4电子档案安全保障体系

目前，许多农业科研单位对于电子档案的管理，认识不足。一方面，由于开展此项工作资金投入大，要配备完善的支持电子档案运行的设施设备；另一方面，电子档案安全管理保障技术尚未普及，现有的农业科研档案管理人员也不能保证具有与其岗位职责相适应的技术能力和管理能力。在现有条件下，我们可以从以下几方面尝试。

2.4.1开展电子档案的组织保障

随着信息化和办公无纸化的飞速发展，农业科研项目的研究工作、鉴定验收、成果转化等系列流程都离不开电子设备，因此，从组织机制入手，进行电子档案的规划建设，是立足长远的发展之路。

多渠道筹措资金，配备完善的存储电子档案的最佳磁、光载体等先进的设施设备，建立归档数据安全监控系统，确保存储的电子档案长期安全可读，有效利用。确立将纸质和电子两种版本并存和异质异地备份策略管理的目标，是加强农业科学技术档案安全保障的有效举措。

2.4.2开展电子档案的技术策略

实施电子档案策略，一方面，应以现存农业科学技术档案纸质载体为基础，选择利用纸质档案数字化技术，扫描纸质档案产生数字图像，存储于安全性能好的磁、光介质上，供快速有效利用。再利用COM（计算机输出缩微品）技术，将数字图像输出到缩微胶片上，制作成农业科研档案缩微品，进行长期安全保存[3]。另一方面，制定纸质档案与电子档案“双轨制”归档管理实施方案。在文件生成、运转过程中二者共存，即两种版本档案同步随农业科研工作流程运转，使纸质和电子两种版本双套归档[4]。这不但有利于开展农业科学技术档案异质异地备份策略，而且将增加农业科学技术档案安全保障和有效利用力度。

2.4.3电子档案的人才队伍建设

电子档案安全管理工作是一项科技含量很高的知识创新工作，需要高素质的，具有计算机、自动化和网络方面基础知识以及在数字资源开发、组织和提供利用方面有丰富经验的专业技术人员和管理人员。为此，应当通过引进和培养的渠道，建设高素质的人才队伍，有效管理电子档案。

2.4.4电子档案安全操作中应注意的主要问题

为确保电子档案扩散范围的精准控制，需要采用规范的存储方法，选择良好的载体和创造安全的保护环境。在接受电子档案存储时，要对文字、图像、视频、音频处理技术形成的农业科学技术文件材料，转化为通用格式，并要注明格式、文字处理工具，必要时保存文字处理工具软件。对电子档案的可读性、真实性以及传输安全方面，应参考国内外先进的研究成果加强管理。还要采取严密的防尘措施，用先进的除尘设备，减少灰尘对电子载体的损害等。在电子档案的开发利用中，应该严密控制外泄和破坏，选择具有安全保密功能的运行软件，进行安全操作，必要时应该与责任者签订安全使用协议书，确定调阅档案人员范围和档案利用手续，以确保其安全。

3结论

农业科学技术档案安全保障体系的构建是一项系统工程，需要组织保障、技术保障、人员、经费、存储保障等多方面的协调工作。也是一项复杂而严谨的工作，需要科学研究先行，做好前期技术储备及全过程技术保障。

随着现代农业和新农村建设的快速发展，农业科学技术档案的数量将成几何级数迅速增长，危害其安全的问题也越来越多样化，片面地通过单一手段难以完整实现农业科学技术档案的资源建设、安全管理和有效利用。

通过构建农业科学技术档案安全保障体系，为农业科学技术的创新提供信息支撑，为农业科研工作者提供更加全面可靠的科技信息做出贡献。