会计档案管理存在问题浅析

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摘要：会计档案作为会计工作的最终表现形式，对于单位日常财务核算有着重要的作用，是经济业务发生的重要证据及报销依据，具有保存时间长，保存必须保密，要有连续性和完整性的多项要求。但会计档案的保存却很少受到重视，很多单位会计凭证无人专门管理，会出现会计凭证遗失，缺乏连续性。为以后会计档案查阅，会计审计的正常进行造成困扰。

关键词：会计档案；存在问题；应对办法

一、会计档案的特点

会计档案是所有经济实体在经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、和财务报表、财务决算等具有保存价值应作为历史资料长期保存的专业材料。由会计档案的定义可以看出，会计档案由会计凭证、会计账簿、会计报表、财务决算等会计材料组成。

（一）会计资料具有以年度划分整体性的特点

会计资料是以一个年度为一个整体的，从1月到12月产生的会计凭证、会计账簿、会计报表等相互关联，到年末形成一个财务决算，作为一个年度的结束，形成一个不可分割的整体，保持会计档案的完整性、整体性、不可分割性是会计档案管理好坏的基础。

（二）会计资料的种类的固定性

会计资料每一笔的形成都是不同的，内容多样，业务量大，但是它的组成形式却基本相同，主要由会计凭证、会计账簿和会计报表三部分组成。

（三）会计资料的收集整理具有规律性

一个会计年度从业务的发生开始，不断的形成会计凭证，记录会计账簿，月末形成会计报表，年末形成会计决算等，能连续不断的记录业务每一个经济活动，并进行必要的数据分析，能保证经济业务间的相互联系，为以后业务的开展提供历史数据，这种规律性是其他档案所没有的。

（四）会计资料归档特殊性

会计档案是以数字记录业务发生的数字档案，是反映经济业务的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表、财务决算都有特定的格式和记录的内容，与其他文字资料不同，会计档案的装订样式、保管形式也与一般文件资料不同，具有特殊性。

二、会计档案存在的重要作用

（一）会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要历史和重要物证

会计档案是单位经济活动的重要载体。会计凭证，会计账簿，编制会计报表，年末编制年度决算，形成了一年整体的会计档案，多年会计档案连续起来，能够直接反映每个历史时期单位各项经济活动。使会计档案具有连续性和制约性的特点。

（二）会计档案是查处打击经济问题重要依据

会计档案连续客观地记录了各项经济活动轨迹，在审计中会计档案为之提供了重要的凭证，可以为查处经济犯罪的蛛丝马迹提供可靠的书面证据。

（三）会计档案是经济发展研究的重要资料

会计档案记录了经济活动的发展轨迹，记录了经营过程中经历的成功和失败，为经济发展研究提供各种精准的数据和历年对比资料，具有重要利用价值。

（四）会计档案是对经济实体会计监督的重要资料

会计档案在审计和工商、税务、检察院等行政机关的检查过程中有极高的使用效率。各个行政机关首先就会对经济实体的会计凭证、账簿、财务报表等原始资料进行审核，综合评估被审查单位经济业务是否依法合规，会计处理是否实事求是。通过对会计流程和业务处理的审核，发现单位财务处理和内部财务管理方面的问题，从而做出整改建议或处理决定。

三、会计档案管理工作中存在的问题

（一）对会计档案归档整理工作的重要性认识不充分

单位领导不够重视，财务人员管理意识淡薄，导致财务日常工作与会计档案管理相脱节。多数单位只对会计日常核算是否合法重视，对会计档案管理置之不理，没有设置财务档案管理人员，对财务档案管理人员的监管更是少之又少。会计人员培训学习中，很少进行会计档案的装订和保管进行培训，大多数是由会计人员兼管，会计人员大多忙于日常会计核算，疏于档案管理工作，对档案的基本规范，档案的归档范围和标准不明确，使得归档整理的会计档案不规范，不能达到科学归档管理的要求。

（二）会计档案资料归档不完整

大多数经济实体单位只认为会计凭证、账簿、报表等会计专业资料应该整理归档，却对会计文件材料如：财务预算、决算，单位制定的财务制度等会计文件材料的汇集、整理和归档工作，日积月累会计档案的完整性和连续性受到了严重影响。

（三）会计档案管理人员综合素质需要进一步提高

综合素质的提高是多方面的，思想意思和业务水平是提高综合素质的关键。一些单位财会人员兼管财务档案缺乏应有的专业知识，不遵守会计法关于档案管理的相关规定，规章制度不能认真落实，重日常财务核算轻会计账务保存管理，不按法律法规执行，伪造、篡改、更换记录凭证的现象也个别出现：也为自设假账、自建账外账等违规行为创造了便利条件。造成会计核算工作不严谨不规范，导致会计信息严重失实，千里之堤溃于蚁穴，会计人员一点点小过失长期积累严重影响了国家宏观决策、危害极大。

（四）财务档案管理部门设立不完善、归档不规范

单位设立财会档案管理部门是当代财务工作的迫切需要，也是法律法规的刚性要求，但实际工作各单位对财务档案工作均重视程度不够，管理规范，大多数段位都没有设立专门的财务档案管理部门，财务档案管理工作由会计人员兼任。财务会计档案的整理、归档、保管、销毁工作不受重视，大多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，也没有按照会计法的规定定期销毁，由于多种因素导致会计档案的鉴定销毁工作无法完成，造成已经过期的会计档案仍长期存放无人管理，严重影响了档案管理整体工作的质量和成果。

（五）存储会计数据的磁介质档案管理没有全面展开

许多单位对于会计数据磁介管理还很陌生，只是将纸质会计档案归档，不知道纸质会计档案要与会计数据磁介档案同步共同管理，有的单位虽然将会计信息存入磁性介质，但对磁盘、光盘中的会计信息疏于日常管理维护，磁盘、光盘消磁损坏，造成会计信息丢失：会计电算化软件中的账务信息没有定期做备份处理，一旦会计软件出现问题，就会造成会计数据丢失，电算化软件升级换代也很快，许多单位没有把会计正版软件及相关财务数据归档保存，从而造成会计电算化档案无法正常调取阅读。