基于SharePoint的会务计划管理系统的研究与实现
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摘要: 随着计算机网络和信息技术迅速普及与发展 ,信息技术在会务计划管理上应用越来越广泛。本文主要描述了企业会务计划管理系统的功能需求,采用企业门户软件SharePoint 2007、工作流等技术来构建企业的会务计划管理系统。实际应用表明,基于sharepoint的会务计划管理系统,对企业项目的决策、规划和实现具有一定的指导意义。
Abstract: With the rapid popularization and development of computer network and information technology, information technology is widely applied in the meeting plan management. This paper describes the functional requirements of enterprise meeting plan management system, builds meeting plan management system by enterprise portal software, SharePoint 2007, Workflow technology. The actual application shows that the meeting plan management system based on SharePoint, which has certain directive significance on decision-making, planning and implementation of enterprise projects.
关键词: 会务计划;工作流;SharePoint
Key words: meeting plan;workflow;SharePoint
中图分类号:TP39 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)19-0151-02
0引言
会议是企业执行政策、布置工作、调查研究、统筹协调、解决问题的有效手段。企业在研发项目过程中,经常会召开各种类型的会议,项目执行过程中需要通过会议,从而实现项目团队内部之间的沟通与协作,来推进项目的进展。项目在会议的过程会产生各种计划任务,它们在执行的过程中需要实时进行跟踪,督促计划任务按时完成。但传统的会务管理通常采用人工处理,既烦琐又容易出错,不利于信息的共享和任务的。因此,本文基于SharePoint平台设计和实现了会务计划管理系统。
1会务计划管理系统功能分析
会务计划管理系统是综合利用计算机技术、网络技术和办公管理技术,在企业内部建立的一个多任务、多功能的综合信息系统,是办公自动化系统的一部分。是实现内部会议管理自动化、计划任务自动化、日常工作信息化,从而最终实现办公无纸化。在网络技术与信息技术紧密结合的今天,引进与建设会务计划管理系统是企业或单位在新形势下改革与发展的客观要求,也是“数字化建设、节约型社会”的必然选择。
本文以某设计院为例进行分析。一个完善的设计院会务计划系统应具备以下的功能:
1.1 实现可控的会务资源、信息共享和集中管理 在会务计划管理系统中,可以实现资源共享,资源包括会议室、投影仪等,并且可集中对上述会务资源进行管理。
1.2 支持协同工作和移动办公协同工作和移动办公打破了时间、空间的限制使人们可以随时随地通过网络参加到工作中去.大大提高了工作效率。
1.3 大量的工作流应用所谓的工作流就是为完成某一项业务所进行的所有工作与工作交互过程。会务计划管理系统的大多数应用如计划任务审批、新建计划任务自动发送电子邮件等都要使用工作流来实现工作流的应用在会务计划管理系统起到了十分重要的作用,可以说如果没有工作流就实现不了会务计划管理的自动化。
1.4 计划任务提醒功能会务计划管理系统中通常包含了多个应用子模块如任务分配、活动安排等,一是通过界面上的按日期提醒功能另一个是邮件提醒功能。因此说计划任务提醒功能是会务计划管理系统的基本要求。
1.5 完整的安全性安全性控制功能是会务计划管理系统得以正常运行的先决条件和关键保证。
1.6 其他功能作为一个完整的会务计划管理系统,其功能应该远不止以上几点。企业可以根据实际需要来扩展和实现其他的功能.如内部搜索功能、企业论坛、个性化设置、新闻管理、网站备份和恢复功能等模块。
2Microsoft SharePoint Server简介
SharePoint是由微软公司推出的企业级门户平台的解决方案,它基于.NET和SQL Server数据库技术,建立在Window Server 2003的基础上。如今微软SharePoint Server 2007是基于Windows SharePoint Service3.0技术的一个完整的企业协作应用平台服务器,也是一个的中央信息共享平台和协作平台。它通过引入一组集成的服务扩展了WSS 3.0提供的各种功能,如信息共享平台,企业级文档管理平台、工作流平台、业务流程管理框架和开发基础框架,外部网络和互联网门户模板、企业范围内的搜索功能、个性化内容和通知以及扩展的应用程序集成。这些服务可以帮助企业将人员、信息、系统和业务结合在一起,更好地共享知识、加强客户沟通以及提高流程效率。
3基于SharePoint的会务计划管理系统的实现
SharePoint作为构建企业门户的解决方案,具有符合流行各种IT技术标准、灵活、支持单点登录等主要技术特点,它基于微软.NET框架,符合流行的标准Web应用三层模型,结合企业会务计划管理的需求,提出了以下的系统架构图,图1所示。
从架构图上看,该会务计划管理系统主要由用户管理、会议管理、安全管理、工作流管理、企业搜索、计划任务管理六大部分组成.当然也可以在此基础上添加其它功能模块。
系统的功能是由企业的会务计划管理的需求来决定的,结合SharePoint平台来实现该模块功能,实现创建一个会务计划管理首要站点,并且可以在首要站点下添加部门的子站点。如图2所示。
3.1 会议管理会议信息库的创建,包括会议的名称、时间、地点和参加人员等;会议信息内容的增加、修改、删除和查询,可以根据需要创建多级条目或类别;根据会议信息的特性设置浏览用户的类别;附加文件的、下载和删除。基于SharePoint平台的会务管理,解决了如会议安排、会议资源冲突、会议任务的和跟踪等一系列问题,通过工作流应用(如电子邮件自动通知用户参加某个会议等),实现会务管理的自动化,提高了工作效率。通过会议信息视图,可以清楚的查询会议的具体信息,如图3所示。
3.2 计划任务管理由于会议产生了很多计划任务,需要对其进行跟踪计划管理,及时了解计划任务的完成情况,统计出某个项目、部门或者员工的绩效指标;在通过工作流的应用,计划任务责任人网上动态反馈,领导或者部门的审核,实现计划任务的流程管理,达到无纸化管理的要求。用户可以在Web站点汇报自己的计划任务的完成情况,及提交文档交付物。
3.3 用户管理系统采用了基于SharePoint的多层分级用户管理机制,企业内部不同角色的成员分别获得只读、限制、编辑、设计和完全控制等权限。既保证了各成员对企业门户的可访问性,又避免了重要文档资料、会议信息和计划任务被随意修改。
3.4 企业搜索由于企业存在大量的信息资源,如文档、表单等,员工查找有用的文档或内容会越来越困难,导致大量时间被浪费,严重降低了工作效率。而SharePoint 2007在企业搜索方面,它提供了强大的内容索引和搜索功能。这些功能可以方便快速的帮助用户搜索和查找网站、文档、人员和网站内容,以及任何其他符合需要的索引的企业内容,提高工作效率。而借助MS Office和SharePoint的无缝结合性,用户可以轻松的把处理好的Excel数据放到企业门户上等待分享与检索。
3.5 工作流管理工作流可以帮助企业遵循一致的业务流程, 并通过管理业务流程中涉及的任务和步骤来提高企业的工作效率和生产效能。这样就使那些执行这些任务的人员能够将精力集中于执行工作任务而非管理工作流。在会务计划管理系统中常见的工作流,包括文档审批,计划任务审批,电子邮件发送等,可以利用Visual Studio开发自定义工作流。在计划任务列表中可以对工作流进行添加、删除、查看工作流状况等,如图4所示,通过电子邮件分配工作任务的流程图。
4结论
本文以一个研究院会务计划管理系统为例,依据现代企业会务计划管理的需求,应用SharePoint2007软件,开发其会议计划管理系统,该系统能实现会议管理和计划管理的自动化,有效地监管项目计划任务的执行度,控制项目计划任务成本开支,优化资源,降低项目风险。系统的使用对项目计划任务的决策、规划和实现具有一定的指导意义。
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