效率为王 Office 2010全程体验

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Word 2010篇

经常做文档编辑工作的用户,经常会用到专用工具截图、在PS中修图,然后在Word中插图等一系列操作,要完成一个带有图片的文档,感觉步骤相当繁琐,颇费周折。在新版的Word 2010中,大家就可以轻松解决这个问题了,Word 2010可以让你一站式搞定截图、修图和插图的工作,一起来看看。

1.两种截图方式,快速搞定

在Word 2010中,可以直接点击“插入”菜单下的“屏幕截图”按钮,这里会显示当前打开所有窗口的缩略图,你只要单击你需要截取的窗口,窗口图片马上被截取,而且自动插入到Word 文档中。(图1、图2)

以上介绍的是截取屏幕活动窗口的方法,如果你需要截取某个窗口中的一部分,Word 2010能否实现呢,答案是肯定的。点击“屏幕截图”下“可用视窗”中的“屏幕剪辑”,这就可以让大家只截取部分窗口来进行插图了。(图3)

选择此项后,将会自动转入当前屏幕的活动窗口,画面呈灰色显示,按鼠标左键拖动鼠标,选择需要截取的区域即可。(图4)

2.修图也是好手,快速删除背景

由于Word 2010中,截取的图片自动插入到word中,所以,插图的步骤都给我们省掉了,非常易用。插入图片后,点击图片,会自动转入“图片工具”按钮,而且呈红色显示,点击“格式”,在工具栏左侧,我们可以看到“删除背景”按钮,这正是Word 2010的一大新功能,快速删除背景。(图5)

点击“删除背景”按钮后,Word 2010能够快速智能地判断图片中的背景层,从而以粉红色显示,提示这部分是即将移除的。如果正好符合你的需要,你只要点击“保留更改”按钮即可轻松完成背景移除。(图6)

当然,如果不是你需要删除的背景项,或者你有特殊的需求,Word 2010也能满足你,这里提供了人工调整区域的选项,那就是“标记要保留的区域”和“标记要删除的区域”,然后通过手工调节的方式来进行更改。大家可以留意到,标记为要删除的区域相应的选图的地方出现一个“-”号。(图7)

而标记为要保留的区域,则显示为“+”号,通过选择和绘制线条,Word 2010几乎可以简单实现Photoshop的图片处理功能了,这次更新确实非常实用。(图8)

合理用好“保留区域”和“删除区域”,就可以实现勾选图片中任何一部分,比如例子中最终只选择了人像这部分。(图9)

文本复制、粘贴随心控制

在日常的办公使用中,复制、粘贴是我们使用得非常多的一个功能,比如从文档内部拷贝,或者从网页上搜集并整理资料到文档中,复制可谓必不可少。还记得从网页上复制文本到Word中,我们经常都是先复制到TXT记事本中,以去除源格式,进而再复制到WORD中,非常繁琐。而新版的office 2010中,这个问题就变得非常简单了。

Office 2010中,可以在复制的右键菜单项中选择你需要的格式,而且支持格式预览,这让大家操作起来非常省事。具体操作如下:

首先,按照通常的方式先复制文本,接下来在Word窗口中点击鼠标右键,右键菜单中出现的不再是“粘贴”,而是“粘贴”选项,如果复制的是纯文本,则这里只有“只保留文本”一个选项,鼠标指向这个选项,将会在窗口中显示粘贴后的效果预览,确认后即可完成粘贴操作。(图10)

如果是从网页上复制带有格式的文本,则会在右键菜单中出现“保留源格式”、“合并格式”、“只保留文本”三个粘贴选项 ,“合并格式”是指与当前Word中的文本格式相同,另外两个选项就比较好理解了。同样,这里也会提供相应粘贴方式的效果预览,比较直观,可以让大家操作起来更省心。(图11)

超强的权限保护

办公文档中可能有个人的隐私,甚至有高度机密的文件,因此,其安全性一直是大家比较关心的。除了最基本的密码保护外,对用户的权限设置也是比较关键的。在Office 2007中,提供的此项功能是“保护文档”,而Office 2010中此项功能修改为“限制编辑”,功能更加强大,更加灵活。Office 2007中的“保护文档”功能是“绝对”的保护,设置保护后,任何人都无法对其内容和样式进行修改,而Office 2010中,通过权限设置,可以只限制一些特定的修改,或者只允许某些特定的用户具有修改权限。具体操作如下:

1.格式设置限制

对于自己设置好格式的文档,通常都不希望他人随意改动,而Office 2010中就给大家提供了灵活设置的选项,你可以设置他人可以修改的格式,哪些可以改,哪些不能改,你说了算。

点击菜单上的“审阅”选项 ,在右侧可以看到“限制编辑”菜单,点击此项,将会打开一个边栏。其中“格式设置限制”就是允许大家对格式修改权限进行设置。(图12)

勾选“限制对选定的样式设置格式”,然后点击“设置”链接,打开“格式设置限制”对话框,这里可以根据我们自己的需要进行勾选,需要注意的是,这里勾选的是允许设置的样式,比如缩进、代码、地址、主题、纯文本等,你可以将不允许的项目取消。如果想禁止所有的格式修改,则点击“无”按钮即可。设置完毕后点击“确定”按钮返回Office主界面。(图13)

接下来可以在“编辑限制”中勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”,点击下方的下拉菜单,有几个选项可以选择:修订、批注、不允许任何更改等。如果选择“不允许任何更改(只读)”,对于文档中可以允许用户修改的部分,可以将其选定,然后在“例外项”中设置具有修改权限的用户。具体操作时点击“更多用户”来进行添加,具体格式是输入用户名,多个用户之间用分号(;)隔开。(图14)

3.启动保护

以上设置完毕后,点击“是,启动强制保护”按钮,打开“启动强制保护”选项,然后设置好保护密码,最后点击“确定”按钮,文档就进入保护状态。(图15)

4.检验保护效果

设置好安全保护之后,再次打开前面设置的文档,进入“审阅”选项,点击“限制编辑”,在窗口右侧的边栏中将看到“限制格式和编辑”选项,这里默认会突出显示可编辑的区域,一目了然,这里也可以点击“查找下一个可编辑的区域”来查看其他可以编辑的区域。如果要想解除保护,可以点击这里的“停止保护”按钮,当然,接下来会让大家输入保护密码,没有密码是不能解除的。(图16)

5.针对网络文档的保护方式

除了以上对本地文档的保护外,Office 2010还特别提供了对网络文档的版权保护功能,如果直接打开从网上下载的文档(比如,邮件附件),将会自动调节为“只读”的不可编辑模式,从而在一定程度上保护了原有文档的版权。当然,这项功能不能从根本上解决问题,毕竟大家可以采用另存为,或者复制的方式来让文档处于“可编辑”状态。(图17)

此外,Office 2010中还提供了“阻止作者”的功能,就在“限制功能”菜单的旁边,不过目前还处于灰色不可用的状态。相信后续这一功能会开放。总的来说,Office 2010在权限设置方面的保护更加强大了,也更加灵活,允许用户根据自己的实际需要进行设置,而不是Office 2007的“一刀切”式的管理办法。

与Windows 7完美结合

Office 2010能够更好地与Windows 7结合,包括Jumplist、任务栏缩略图、热键控制窗口布局等在内的Windows 7特色功能都已实现。此外Excel 2007中的多文档缩略图Bug(即同时打开多个文档时,任务栏缩略图无法显示)也已完美解决,实际测试中均未发现异常。只是目前的Jumplist功能还有些简陋,很多常用命令并没有设置其中!(图18)

自动保存为草稿文件

在使用电脑的过程中,系统出问题或者由于误操作导致文件没有保存就关闭的情况时有发生,这种情况往往会给大家带来一定的损失,可能辛苦一两个小时的工作就白费了。为此,以前版本中,用户可以设置每隔一定的时间自动保存文档,在一定程度上避免了一些损失。新版的Office 2010则强化了这项功能。

在Office 2010中,当我们退出Office并选择“不保存文档”时(很有可能是误操作),系统能够自动保存一份最近保存的文档(使用的是自动备份版本)作为草稿文件,这在某些情况下却能大大降低用户损失。(图19)

当我们真的需要将文档找回时,只需进入“文件”菜单“最近”标签,点击“恢复未保存的文档”链接,即可通过对话框打开草稿文件,进而进行保存,避免了由此带来的损失。(图20)

文档翻译轻松搞定

Word 2010中翻译功能有了明显提高,其中翻译功能包括两种方式:一是文档的在线翻译,二是增加了一个类似词霸的屏幕翻译助手。“文档在线翻译”就是通过一个接口将文字发送至互联网引擎执行翻译,;而“屏幕翻译助手”则更像是一个迷你版词霸工具,能够在鼠标悬停后,自动以内容框形式给出单词解释。同时它还支持单词发音以及中英文智能识别!具体操作如下:

选择要翻译的文字,之后点击“审阅”菜单中的“翻译”,其下有“翻译文档”、“翻译所选文字”以及“翻译屏幕提示”几个选项。如果选择翻译所选文字,则会在右侧打开一个边栏显示翻译结果。(图21)

如果选择“翻译屏幕提示”,之后选择文中的内容时,将会出现相应的翻译内容,类似同类词典工具中的“屏幕取词”。(图22)

Excel 2010篇

复杂公式快速输入

Excel 2010增加了数学公式编辑,在“插入”标签中我们可以看到新增加的“公式”图标,点击此项可以快速输入各种复杂的公式,比如二项式定理、傅里叶级数等专业的数学公式都能直接打出。同时它还提供了包括积分、矩阵、大型运算符等在内的单项数学符号,足以满足专业用户的录入需要。(图23)

SmartArt更丰富

SmartArt是Office 2007中增加的一项流程图制作工具,而在Office 2010中,SmartArt的资源大大扩充。其中“图片”标签便是新版SmartArt的最大亮点,能够轻松制作出“图片+文字”的抢眼效果,同时其它类别中也有新图形加入。具体操作方法是点击“插入”菜单,然后选择“SmartArt”,之后选择具体的图形来进一步制作流程图。这一功能不仅仅在Excel中有效,在Office 2010中都可以使用。(图24)

易用直观的“迷你图”

“迷你图”是Excel 2010新增加的一项功能,简单地说,就是在一个单元格内显示出一组数据的变化趋势。目前能够提供“折线图”、“直列图”、“盈亏图”三种图表样式。具体操作如下:

首先用鼠标选定要绘制的数据列,挑选一个合适的图表样式,接下来再指定好迷你图的目标单元格(用鼠标点击所在的单元格即可),确定后整个图形便成功地显示在一个单元格中。这一功能实际上就是将以前的大图融入到了一个单元格中,便于浏览和查看,比较小巧精致。(图25)

此外,函数方面与Excel 2007大致差不多,但增加了一组“兼容性”函数。使用这些函数,便能在Excel 2007或更早的版本中使用。同时,Excel 2010增加了更多条件格式,最明显的就是“数据条”标签下新增加的“实心填充”。此外“渐变填充”的效果也与老版本有所不同,总的来说,可供用户使用的功能更丰富了。(图26)

PowerPoint 2010篇

PowerPoint 2010内置了丰富的视频及音频编辑功能,可以很方便地对已插入影音执行修正。除了拥有便捷的视频截取功能外,它还专门提供了“淡入淡出”、“音量大小”等常规调节功能。此外我们也可以通过鼠标悬停,直接在幻灯片上预览影像,大大降低了复杂幻灯的整体制作难度。具体操作很简单:点击“插入”菜单中的“视频”或者“音频”,影音文件添加进来之后,我们可以看到预览图,有播放按钮、调节声音大小、向前或者向后移动等。(图27)

更多在线主题样式任你选

PowerPoint 2010在主题获取上更加丰富,除了内置的几十组主题之外,还能直接下载来自的网络主题。这样的设计除了大大扩充了幻灯片的美化范畴,同时在操作上也变得更加便捷!具体操作是:点击“设计”菜单,然后在“所有主题”下拖动滑动块,找到“来自”,这里直接选择主题即可。(图28)

广播幻灯片多人分享

“广播幻灯片”是PowerPoint 2010中新增加的一项功能,即允许其他用户通过互联网同步观看你进行的幻灯片播放,这与电子教室中经常使用的视频广播颇为类似。如果有远程的会议,这一功能非常实用。具体操作如下:

首先点击“幻灯片放映”下的“广播幻灯片”,然后再点击弹出窗口中的“启动广播”,接下来会要求你用Windows Live ID进行绑定,稍后PowerPoint将会自动分配给用户一个共享网址,将其发送给其他接收者后通过浏览器打开,这时便能与主机同步观看正在播放的幻灯片了。这一功能实际上很好理解,相当于把幻灯片到网络平台上,进而与大家分享,但是比较实用的是,它能够在你播放时给其他分享的人同步显示。(图29、图30、图31)

演示文稿轻松压缩

通常来讲,PPT演示文档中由于会有很多演示图片和音视频,因此体积比较大,庞大的体积不但会占用本地硬盘空间,而且还会影响到幻灯片的播放性能,也不便于分享。PowerPoint 2010中增加了对文稿压缩的功能,在“文件”“信息”标签下提供了一项“压缩媒体”功能,可以根据不同环境压缩成“演示文稿质量”、“互联网质量”、“低质量”三种级别。不过由于影音视频大多属于高压缩格式,因此这项功能更多地还是对那些图片类幻灯作用明显。(图32)

小提示

除了以上所介绍的,这里特别介绍一下Outlook 2010的两个新功能:其一,邮件筛选,这是一项很实用的改进,点击“筛选电子邮件”按钮后软件将提供“未读邮件”、“有附件”、“发信日期”、“分类标记”等七大类几十组小项的条件列表,点击后便能马上筛选出符合条件的邮件。同时这项功能还允许用户自行创建筛选条件;其二,与SNS融合,这是新版Outlook的一个重要特征,具体表现在每封电子邮件下,都能找到一个简易的SNS面板。在这里,详细记述了该联系人的最近活动、邮件、会议以及其他状态更新,同时还允许用户直接登录到微软联机社区获取更多信息。

结语

篇幅所限,以上只介绍了三大组件的一部分功能更新,从中我们可以感受到Office 2010的易用和强大,笔者不禁想到一句话“科技以人为本”,同样,Office 2010的诸多更新也正是以大家的需求为出发点,高效、易用的Office 2010,你没有理由不升级了!