我国企业人事档案管理方法及意义探究

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摘要：随着我国企业内部制度的完善与发展，越来越多的管理者认识到企业人事档案管理对于企业人力资源建设的重要作用，并积极探寻管理方法，可以说，人事档案管理有利于对企业人力资源配置的全面考察，也是企业聘用人员、选拔人员的重要依据，关乎企业职工的退休、养老等切身利益。本文将对当前企业人事档案管理的方法与意义进行探究，并着重分析人事档案查阅登记制度及整编制作人事档案目录的方法及意义。

关键词：人事档案管理；目录制作；查阅登记制度；方法；意义

中图分类号：G271文献标识码：A

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。在人事档案管理中，人事档案查阅登记制度及人事档案目录的编制发挥着重要的作用，下面我们将着重探讨两者的管理方法及重要作用。

一、人事档案的特点

人事档案主要具备以下几个特点：

一是全面性，人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

二是现实性，由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

三是真实性，这是人事档案现实性的基础和前提。人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

四是动态性，人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

二、人事档案管理的重要性及方法

（一）人事档案查阅登记制度的重要性及管理方法

人事档案查阅登记制度能够有效防止企业内部文件外流、丢失，并且便于对各种文件、信息的检索，使得企业内所有文件资源都能够井然有序。人事档案查阅登记制度中主要采用如下档案管理方法：

1、当员工需要借阅、调用文件资料时，应提前填写《人事档案借阅登记表》并上交到档案管理部门，并约定归还日期。其中，书籍与不涉及保密的文件资料可以直接外借，涉及到保密的文件或公司内部文件必须经过许可人的同意方可借阅。所有借阅者不能够将借出的保密性文件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或者以其他任何方式留有附件，也不能够将其进行私自传播与传阅。同时，借阅者要保持文件的洁净与完整，如果出现损坏需照价赔偿。

2、人事档案管理人员要根据查阅人员的需求，及时提供查阅工具，协助借阅人查找，主动征求借阅人员的意见，不断改进服务工作，了解人事档案管理工作的具体效果，并及时进行记录，为将来的人事档案管理工作效率提升奠定良好的基础。

（二）人事档案目录编制的重要性及方法

人事档案目录是由众多著录条目组成并按一定次序编排的，揭示、报道与查找档案的工具。是档案检索系统的重要组成部分。人事档案目录的编写工作企业人力资源档案管理中的基础内容，不仅能够神话档案工作，帮助档案管理人员对文件进行查漏补缺的工作，也能够帮助档案管理人员提升信息检索的速度，提高档案管理工作效率。具体说来，人事档案目录编制的主要方法有如下几种：

首先，在档案管理目录编写的过程中应遵循几个基本原则：唯一性原则，即档案号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象；合理性原则，即档号结构必须与人事档案分类体系相适应；稳定性原则，即档案号一经确定，一般不能够随意改变；扩充性原则，即档案号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要；简单性原则，即档案号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高办事效率。

其次，要对文件进行科学的分类，在人事档案中，一般按照部门的设置分为几个类别，如人事部人员档案、业务部人员档案、办公室人员档案等，如果部门较大，也可以在大类下设置几个分类别，如综合办公室分为人事部、行政部、后勤部等。还可以按照工作方式来进行划分，分为履历材料、自传材料、报告个人有关事项的材料、考察、考核、鉴定材料、审计材料、学历学位材料、政审材料、党、团组织建设工作中形成的材料、表彰奖励材料、涉法违纪材料、招录、聘用材料、健康检查和处理工伤事故处理材料等。

最后，应按照一定的结构编制目录，一般情况下，档案号的结构分为三种：第一种是全宗号―案卷目录号―案卷号―件、页(张)号；第二种是全宗号―类别号―案卷号―件、页(张)号；第三种结构为类别号―项目号―案卷号―件、页(张号)。档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下代码之间用“―”(短横)相隔。件号、页(张)号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。

三、结语

综上所述，人事档案管理对于企业，尤其是事业单位与国企来说有着重要的意义，对于企业人力资源建设与未来发展有着巨大影响。人事档案查阅登记制度的制定与人事档案目录的编写是其中的重要组成部分，其意义与方法决定着人事档案管理的科学性与合理性。作为企业的档案管理人员，我们应加强对人事档案制度的制定、编写、落实与完善，以促进企业人力资源的完善与补充，关注每名员工的切身利益，为企业人力资源建设贡献力量，为我姑的人力资源管理的发展奠定良好基础。

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