如何规范工程资料管理

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摘要：建设工程资料管理是工程建设的一个重要组成部分，记录了建设期间全过程，是建设各方在建设期间的技术质量行为的真实记录。做好资料管理工作已成当务之急。本文对如何规范工程资料管理进行了探讨。

【关键词】工程项目；施工资料；管理；措施

中图分类号：C93文献标识码： A

【引言】

建设工程资料是参建各方在建设期间履职尽责的体现，是建设各方历史的鉴证。它体现了各方的劳动成果与付出，也是各方责任追溯的重要依据。通过工程资料可以看出建设的管理水平，也可为以后质量合同争议、各方的行为免责提供重要的证据。完整的工程资料，是工程建设者辛勤汗水和智慧的结晶 。通过对它的规范管理将有力的推进建设行业的健康发展，能有效的规范建设各方的建设行为，为城市的建设发展积累宝贵的财富。

1、工程项目施工资料归类划分

1.1、完整的工程资料存在的价值

建设行业的健康发展是离不开项目完整的建设过程的记录，完整的工程资料为建设者提供了有利的参考和借鉴支持。它记录了各方在建设中的痕迹，也记录着相关技术质量人员的付出。施工企业项目管理如果没有完整的工程资料，不能提供建设工程中相关原始记录和质量验收合格数据，

施工企业项目管理如果缺少施工过程中的原始记录和各种有说服力的数据，缺少相应的文档资料时。在发生问题时就不能及时、准确、有条理地提供分析资料和证据，从而不能查明原因、解决问题，导致各部门互相推诿、扯皮，争执得不到及时解决，责任难以追究。

1.2、资料划分归类的意义

目前我们在工程资料的抽查过程中发现，总体来讲各个施工单位项目的资料都是按相关要求整理的，也有专门的人负责，但是个别单位工程资料的质量却参差不齐。好多项目都是凭借着自己的理解划分，要达到一个具备竣工使用功能的完整的单位工程却有一些差距，很大一部分都只是为了做资料而做资料。尤其是分包单位，没有统一的规范。

技术资料就是以施工企业建立的工程项目为核心的生产经营的管理体制，确定项目衡量的标准和管理的目标，真正使责任制落实下去，要约束人们的行为必须要严格考核制度、完善监督手段、公平奖罚措施。技术资料是这些制度的最根本的依据，是给项目打分、进行考核评比的第一数据，最具说服力。

1.3、资料管理相关建设方责任落实的鉴证

工程文档资料可全面反映工程情况，如各分项工程的进度、质量检查的验收记录、各种材料进场的检验情况以及试验报告等，若对工程实施过程中的文档资料不及时、准确的收集、整理、分析，则项目经理、企业负责人无法全面了解工程的实际情况，难以判断目标是否偏离程序，难以及时采取整改措施。

2、规范工程项目施工资料的管理措施

2.1、建立健全施工资料的管理部门

施工资料控制分三个等级： 项目经理与分管的生产经理签订责任制； 技术员与项目经理签订定责任制； 资料员与技术员签订责任制。各相关人员也需要签订资料工作协调负责制。只要建设、施工管理人员责任到位， 以及各部门的工作人员积极配合， 真正认识到工程建设中工程资料的重要性， 就不难杜绝资料和进度不相符，资料滞后于进度等问题，方可确保资料的及时性与完整性。

2.2、认真贯彻执行新标准新规范

新标准、新规范的颁布是跟随我国基本建设发展的， 所以施工资料管理规程也作了较大的修改、补充。为增强建筑工程施工资料的规范化管理， 使其真实的反映工程实体质量与技术管理的水平，统一编制建筑工程施工资料的内容与要求，以及建立真实、准确、完整的工程资料， 需要各级管理部门为施工资料配备专门的工程技术人员， 经过培训考试合格后具备岗位资格证， 才能从事施工资料的收集、整理、编制与归档工作。

2.3、重视工程资料形成过程中的管理工作

应将资料工作融入在项目实施、工程建设的整个过程中。管理工程资料，除项目部开展自查外，集团公司职能部门应定期、不定期的结合工程质量、工程进度、文明工地考核、安全检查、贯标等工作，对工程资料形成、管理的情况进行跟踪检查，对检查出现的问题，要求限期整改。此外还应系统性、成套性的做好归档文件的资料整理工作，要求竣工文件的资料以项目幢号、工程标段为单位进行收集、整理、归档。为资料管理的高效性、时效性，需制定保证金制度，要求从工程竣工验收之日起三个月内向有关资料管理部门移交一套完整的工程资料。工程资料移交完毕，再拨付施工单位的保证金。

2.4、及时做好工程资料收集与记录

工程资料真实反映了建筑实物的质量情况， 应根据建筑物施工的进度及时收集、整理各种资料。建筑工程所用的钢材、铝合金、水泥等一些重要的原材料与构配件的质量应检查出厂合格证以及材料取样试验情况。为了防止施工人员没有及时收集资料，等到工程竣工时才发现缺少了某种材料试的验报告或合格证，在承建工程开工之时，管理工程资料应指定专人负责，对质保资料逐项跟踪收集，及时做好分部分项质量评定等原始记录，使整理资料和工程进度取得同步。

2.5、确保工程资料的有效性和真实性

为确保工程资料的真实性、准确性，在项目施工过程中，必须明确法律责任，为提高资料管理的严肃性和法律效力，规定由责任人本人签字的绝不允许代签，如果有特殊原因不能亲笔签字，责任人必须出具委托授权书，让受托人代签，授权委托书连同竣工文件应一并归档保存。工程资料形成的过程中，为保证资料的真实性和有效性，当失误造成的文字表达不确切或数据错误，责任人应对其进行修改，且在修改处加盖修改人印章。

2.6、切实加强资料的信息化建设

为改进目前资料管理中的问题和缺陷，关键是企业资料的信息化建设，没有信息化建设，资料的集中统一管理、有效归集和资料资源的共享等等就无法实现。为全面提升建筑类施工企业资料管理的信息化水平，应首先建立和统筹规划集团公司与子分公司协作一致的资料信息网络服务体系，畅通使用渠道和资料归集；其次要拓展服务范围，改进信息资料的服务方式，提高资料的网络化服务能力和开发利用水平。分布式归集是建立施工企业最有效的资料信息服务平台，统一服务门户的构架，通过服务集群的方式由机关各部门、各区域事业部、各子分公司、各项目指挥部负责收集、整理、编辑、和更新，集成到集团资料信息共享服务平台，连接到企业的门户网站，形成统一的资料服务出口，提供统一的资料信息网络服务，包括公开资料信息浏览、资料目录查询服务、部分资料的下载服务、申请下载服务等，在各个不同区域满足企业内部人员接收数字化资料服务的需求。

2.7、培训提高加强资料人员的业务素质

我国目前正处于信息革命的新时期，资料管理工作会有新的内容和要求，提高资料人员的综合素质是当务之急。为了提高企业资料人员的素质与应对新时期资料工作的要求。一是提高现有资料人员的业务水平，可分批分期的选送资料人员到高等院校的资料专业进修；也可通过请老师办培训班和本企业技术人员讲授资料人员进行轮训；还可不定期地结合实际到外观摩学习，搞专题讲座，交流经验等等。二是逐步引进资料的专业人才。重要的是要有具体目标，讲求实效把资料业务培训纳入本企业的培训计划之中。

2.8、严格审核竣工资料(以下未改

各施工项目部根据集团公司工程资料收交内容和范围，在工程项目竣工验收后，将工程前期准备阶段、施工过程以及竣工验收的文件进行整理，送交集团公司有关职能部门进行审查。职能部门应根据内容和归档范围认真的对照审核，重点审核以下内容：工程资料分类是否科学、系统，移交是否完整、齐全；工程资料反映工程实际状况和工程建设活动是否准确，内容是否真实；工程资料的立卷是否符合现行《建设工程文件归档整理规范》标准；竣工图图面是否整洁、盖有竣工图章，绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求；文件的形成、来源是否符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续是否完备；文件材质、幅面、用墨、书写、托裱、绘图等是否符合要求。发现漏、缺部分，应立即要求补缺补漏。

总之，企业资料管理人员必须要树立市场主体观念，全方位的服务意识和开发新思维，才能使企业资料管理真正有效的服务于企业的经营与发展。

参考文献：

[1]李帅．浅谈如何做好施工阶段监理资料的管理工作[J]．现代经济信息，2009(19)．

[2]冯海珍．项目施工中资料管理的问题及检验措施⋯[J] ．科技资讯，2009(21)．