事业单位人事档案管理存在的问题及其对策

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摘要：加强事业单位人事档案管理，有利于提高人事档案利用率，为事业单位干部任免提供可靠依据。现阶段，随着事业单位改革不断推进，人事档案管理中存在的问题愈来愈凸显。为此，宣传引导事业单位加强人事档案管理，提高人事档案管理水平十分必要。

关键词：事业单位；人事档案；问题；对策人事档案管理就是将人事档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。现阶段，由于事业单位对人事档案管理工作重视不够，致使人事档案在管理工作中暴露出一些问题，影响了事业单位改革的进程。本文将着重探讨事业单位人事档案管理工作中存在的问题与对策。

一、事业单位人事档案的重要作用

首先，人事档案是历史地、全面地了解一个人的必要手段，是人事工作不可缺少的重要工具。干部提拔、任用时除了考察这个人的现状外，还必须通过人事档案间接了解其个人经历、德才能绩、工作表现和奖惩情况等。

其次，人事档案是确定和澄清个人有关问题以及进行正常的政治审查的凭证。比如，干部的年龄和身体状况，是配备领导班子和确定离退休的条件之一；学历和文化程度，与选择干部、调整工资有密切关系。

二、事业单位人事档案管理工作存在的问题

（一）重视程度不够

人事档案管理工作是一项基础性的工作， 它不容易取得明显成绩，因此也不容易引人注意。一些领导干部认为人事档案工作只要“守好摊”，不丢失、不泄密 ，能应付查档、外调就行，往往放在各项工作的后面，导致单位的人事档案管理工作场所、经费等得不到保障，长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

（二）人员素质不高

人事档案管理是一件复杂繁琐的工作，档案管理人员需要熟悉掌握每一份档案材料，并及时地根据实际需要进行增添，严格遵守人事档案管理的保管与利用制度。但是在大多的事业单位中，大部分档案管理人员没有接受过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，再加上他们往往身兼数职，对档案工作精力投入不够，严重影响了档案管理水平。

（三）管理意识不强

主要体现在收集归档工作制度不健全、执行不严格、收集归档工作被动、不及时。人事档案本要求是真实的反映本人各项情况的，但在实际研究中，“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）虚假现象比较严重。另外档案规范方面，有时材料分类不规范，分类不准给人事档案的查阅和利用带来了很大的不便；有时材料制作不规范，管档人员业务不熟练，不能及时将不规则、破损、卷角、折皱的材料进行技术加工后再入档。

（四）硬件设施不到位

目前，许多事业单位安装了“人事档案管理系统”或类似的系统，但由于系统设计的定位和其他方面的原因，使得档案信息化大打折扣。一些事业单位的人事档案管理习惯于纯手工操作，档案利用仍然依赖查阅纸质档案。这样不仅工作量大不利于档案的长期保管，而且大大影响了工作效率。而且人事档案管理软件没有统一，各地区各单位之间不能相互兼容，也是信息技术未能广泛应用的原因之一。

三、解决人事档案管理存在问题的对策

（一）提高档案管理的意识

领导作为单位的决策者，对人事档案管理工作要高度重视，定时定量对人事档案进行检查和指导，确保问题早发现早解决。同时要引导档案管理人员树立正确的人事档案管理意识，指导、督促在实际中落实好相关的工作要求及标准，加强人事档案管理工作的科学规范化发展。

（二）提升管档人员的业务能力

人事档案管理工作集服务性与保密性于一体，政策性和业务性较强，干部职工需要存档的资料逐年增多，给人事档案管理工作提出了更高要求。一是要注重提升管档人员的业务能力，选择作风正派、责任心强的专职人事管档人员，落实各种待遇，充分发挥他们的积极性、主动性和创造性。二是有关主管部门要抓好人事档案业务培训工作，切实提高管档人员的业务素质。三是在整理档案的过程中，管档人员要及时处理有关档案材料，做到信息完整，细致鉴别和手续完备。一方面要及时处理符合归档要求的材料；另一方面，要及时退回不符合归档要求的材料，确保人事档案信息的时效性、准确性和权威性。

（三）完善健全人事档案管理制度

首先，要细化明确人事档案的信息收集、日常整理、借阅移交和开发利用等制度。其次，要建立健全目标管理考核制度和责任追究制度，移入、调出档案材料要有记录，检索、查阅档案材料要进行登记，防止人事档案丢失、非法修改、档案泄密等现象发生，确保人事档案管理工作规范有序。

（四）加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案管理工作的信息化是档案管理工作的必然要求，也是实现人事档案管理现代化的必由之路。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，将文字、图片等纸质资料变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，使人事档案无纸化、信息化；完善人事档案管理信息系统，建立人事档案管理信息库，利用专业管理软件进行档案编制目录、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，提高人事档案信息的实效性和正确性。

参考文献：

[1]石毅.新形势下事业单位人事档案管理探析[J].中国高新技术企业，2008（10）

[2]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社，2008.

[3]韩英伟.谈克服人事档案管理制度四大难点[M].北京：中国人事出版社，2007.