浅谈中学档案管理工作的实践与思考

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摘要：档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录，它全面反映了学校最基本的职能活动，是评价学校综合办学水平的“窗口”，是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。

关键词：学校档案；档案管理

学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。因此，档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。多年来，学校高度重视了档案的管理工作，一直坚持专人负责，规范化管理，形成了我们既有自己的特色也符合规范化学校的模式，对学校的教育教学工作及时做好总结，作出了重要贡献。

一、当前学校档案工作的现状

我校建校十余年，为市教育局直属单位。多年来幸得学校领导高度重视，把档案工作列入学校的议事日程，成立以校长为组长，各处室参与的档案工作领导小组。为了保障工作的扎实开展，学校建立了档案人员岗位责任制，设置专人负责学校全体档案管理规整和借阅。学校各处室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。

学校档案主要内容包括教学工作类档案、文书类档案、仪器设备类档案、党群类档案等。其中教学工作类档案是学校档案的基础，是学校档案重中之重。教学工作类档案是教学管理和教学实践活动中直接形成的，是记载和反映学校教学实践、教学研究、教学管理等主要职能活动和基本历史面貌的，在今后学校教学工作中有一定查考利用价值的文件材料。学校此类档案包含教学档案、教师个人业务档案、学生档案和德育管理档案等。这类档案学校每学期收集一次，分年级、分类别由相关处室负责收集、整理、编号、装盒，在学期结束前统一归档至综合档案室存档。文书档案及人事档案是学校建设与发展的见证。学校对所使用的文件材料及时归档，归档率达到100%。归档的文件符合质量要求，书写材料、纸张都严格按照规定去使用，为此，学校还特地制定了《文件档案材料格式规范要求》。每份文件都有登记其来文单位、来文时间、来文编号、存档编号（校内设置）及负责人落实情况等信息。

学校档案我们会根据不同的类别在指定铁柜存放，材料一旦归档，无特殊情况不得外借。档案管理员负责对各类档案进行科学分类、编排、立卷、加工和保管；对各类档案要目录齐全、类别清楚、排列有序、便于查阅；每年进行一次全面清点检查，发现问题及时报告主管领导，妥善处理。各项档案的收进与移出，严格履行交接、登记手续，借阅或借出复印均需登记借出日期、借阅人、借阅材料等信息，对档案的去向有所追踪。

二、存在的不足之处

1． 对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分学校领导对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。

2． 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。档案工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

3． 档案室硬件环境设施不齐全。受学校资金的限制，档案室未能专门配备有扫描仪、电脑、打印机、复印机等设备；对档案室的改造不到位，通风设施安置不够。档案室狭窄、 “六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。

三、做好学校档案工作的几点思考

档案工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，学校领导跟教职员工都要充分认识到该项管理工作的重要性。加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持。

1. 加强意识，规范管理。

增强全员档案意识是搞好档案工作的重要保证。首先，学校领导要经常向全体教职工宣传《档案法》，通过举办档案法讲座、开展档案知识竞赛来提高教职工的档案意识。使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护学校档案工作。其次，建立健全的档案工作制度，如《档案管理员岗位职责》、《档案利用制度》、《档案室管理制度》等。在规章制度的执行过程中，各处室要积极参与和配合，及时收集有关资料，使档案资料的完整性、准确性得到保证，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2. 提高档案工作人员的素质

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉室藏档案资料、档案工作的各个环节和基本要求，注重档案的收集质量，努力掌握科学管理的原则和方法，提高档案的利用率。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

3. 配器设备、做好充分的物质保障

在档案逐渐增多的情况下，档案室面积和档案柜的数量都需增加，同时注重防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施的落实；为档案室添置必要的设备，以便于开展工作；不断加强档案管理的现代化建设，利用现代化手段进行档案的存储、统计、分类、检索、保护、开发。

4. 注重档案的实效性和应用价值

档案管理的根本目的在于档案利用。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案工作人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。

5. 采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，也做到了主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。

参考文献

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[2]乐利珍 《浅谈事业单位档案管理的现状及对策》 科技风 2008（24）

[3]周枫、辛美菊《做好学校档案管理工作初探》 山东档案

[4]黎瑾、廖少玲《浅谈高校学籍档案管理人员的素质》 中华医学实践杂志，2005(5)