利用SAP ERP输入检测功能实现研究院预算控制

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摘 要：信息化建设一直是集团“两化”建设的重点，而SAP ERP系统则是信息化建设的核心之一。随着SAP ERP系统在集团各级单位的深入应用，目前各单位的财务做账工作已经基本在ERP系统中完成。但是，对于一些部门的定制化需求（比如特定报表的生成、该文介绍的预算控制功能），ERP标准程序无法满足，这就要求信息化部门进行专门的二次开发。该文正是介绍了如何利用sap erp系统的输入检测功能，实现中央研究院预算控制的工作。

关键词：SAP ERP 输入检测 预算控制

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）07（a）-0205-03

随着ERP系统在集团各级部门的深化应用，人力资源、财务、物料管理、生产等各个领域都逐步将原有的手动或纸质办公工作迁入ERP系统实施，并在成本控制、工作效率、工作方便性上收效明显。

尽管SAP ERP系统为集团运营各方面的工作提供了大量的解决方案，并且使用效果良好，但其标准功能对于一些部门的定制化需求（比如特定的报表和特定的功能）尚无法满足―― 这就要求信息化部门的技术人员在ERP平台上进行二次定制开发―― 该文正是介绍了如何通过开发工作实现中央研究院财务部门的预算控制功能。

所谓的预算控制，是指如果程序发现需要生成的凭证行项目金额超支，则阻止凭证生成，并通知财务人员。经过多种尝试，信息化技术人员最终采用了SAP ERP自带的输入检测功能实现了业务需求，亦即该文介绍的重点。

1 背景

目前中央研究院的项目预算，可以分为两类。

（1）结算类预算，主要用于成本费用类科目（即有内部订单号的科目，一个项目对应着一组内部订单，项目目前由辅助核算字段标识）。

（2）付款类预算，主要用于货币资金类科目（由于货币资金类科目通常为贷方，而内部订单预算仅能控制借方发生，无法控制贷方实际付款金额，故未使用内部订单对其进行限制）。

两类预算的计算过程是相互独立的，所以需要分别进行预算控制。目前利用内部订单的限制，现有程序可以使用BPDY-WERT1～BPDY～WERT3等结算类预算字段对成本费用类科目进行预算控制，而货币资金类科目尚未得到有效的预算控制。正常的凭证生成前，应该同时进行成本费用类预算控制和货币资金类预算控制，故信息化技术人员需要解决的对象为货币资金类科目的预算控制问题。

经过多方讨论，我信息化技术人员认为实现预算控制问题需要实现以下几个功能。

（1）编制预算表，允许财务人员对各个项目进行货币资金类预算编制。

（2）限制超支凭证，即需要生成的凭证同时进行成本费用预算和货币资金预算的比较，如果超出任一预算表的金额，则阻止凭证生成，并通知财务人员。

（3）对凭证的修改、冲销操作，可以反映在预算表中。

（4）查询报表功能，即能够通过资金类科目的预算控制录入信息自动生成相应的查询报表，能够及时反映各项目各年度不同现金流下的资金预算使用情况，各项目资金使用百分比和对应的现金流，并在报表中增加查询各项目的发生明细的链接。

（5）禁止不规范的行项目生成并提示财务人员，比如金额为0的行项目。

2 功能实现

2.1 SAP ERP凭证相关的业务梳理

SAPERP系统中，与凭证有关的程序主要有FB01（过账凭证）、FB02（修改凭证）、FB03（显示凭证）、FB05（过账并清账）、FB08（冲销凭证）、FBR2（过账凭证）六个，这六个程序实现的功能可以被分为三大类、六小类，如表1所示。

从表1可以看出，每项功能的第一阶段为行项目操作阶段，第二阶段则为凭证操作阶段。经过慎重考虑，我信息化技术人员决定在行项目操作阶段生成临时性数据，在凭证操作阶段进行预算控制，如果满足预算要求，则将临时数据变成正式数据，并改动预算表中的金额，否则中断操作并提示财务人员。

2.2 预算表的设计与程序实现

我信息化技术人员采用了自建表的方式实现预算表，并编写ZDEC_FI_001程序用于预算表的显示和管理。

预算表格式如图1所示。

预算表由表头和内容组成，内容包括辅助核算（项目编号）、货币种类、预算值、实际值、可用值五列，以及最下面的合计值。其中，币种和预算值是可编辑的，而双击实际值金额，则可以进一步查看凭证明细，例如凭证日期、凭证金额（含借贷方向）等，如图2所示。

实际发生值明细中，按凭证编号列出其数据，如果再双击凭证编号，则可查看凭证行项目明细，例如：科目、文字描述等，如图3