企业文件归档存在的问题分析

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中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）02-000-01

摘要就企业的生产、研究以及各项管理工作来说，企业档案发挥着越来越大的作用。但是，当前企业文件归档中仍存在着些许问题，而其中最为严重的问题已经严重影响到企业档案重要作用的充分发挥。本文作者就当前企业文件归档工作中存在的问题进行分析，并针对这些问题提出几点有效性建议。

关键词企业文件 归档问题 分析 对策 建议

企业在各项活动中所形成的各种档案的总和就是我们常说的企业档案，它的构成主要是以科学技术档案为主体，其作为一个原始数据完整且详细地记录了企业的发展过程，对提高企业经济效益、维护企业形象以及促进企业发展起到了非常重要的作用。因此，企业文件归档是一项非常重要的工作，其重要性不可忽视，必须要将其做好。但是，当前大多数企业的文件归档工作仍存在着些许问题，这些问题严重影响了企业档案的再次利用以及科研成果的进一步推广。

一、当前企业文件归档工作中所存在的问题

（一）从企业文件的内在质量来说

1.文件材料或内容不完整。通过调查我们发现，许多企业存在着文件应该有的材料没有或是有的内容填写不完整的问题。如，有的企业缺少开工报告或是竣工报告，施工合同或是监理合同等。还有部分文件在归档后发生变化如技术状态、基建改造、设备维修等，在更改之后不能及时归档，对以后的资料查阅极其不利。

2.文件材料或内容不准确和不规范。企业大多数都会存在如计算公式、数据和专业术语以及计量单位等在填写和使用上不准确以及不规范的问题。对于企I文件材料中出现的不规范和不准确的问题要进行及时的纠正和支指出。图纸不准确的危害性有时要远远高于不齐全的危害性，而科学技术档案作为企业档案构成的主体，其准确性于企业的生产建设而言是非常重要的。

（二）从企业文件的外在质量来说

1.材料内容不规范。文字材料打印件上的字号、字体没有统一的标准。而且部分施工记录文件中的表述也不规范等。

2.签署日期不规范。当前，许多企业对签署日期不够重视，导致签署日期五花八门，有的文件用斜线，有的文件用横线，还有的是斜线和横线并用，如 6/16―89年”，这种情况常常发生。

3.字迹和图样不清晰，图标也不够简洁美观，签字确认手续不完整，不用签字笔进行签字反而是用印章或打印来替代，而且日期也不标注。

4.没有将原件和复印件分开存放，有的应该归还原件却用复印件替代。

二、针对企业文件归档工作中存在的问题，提出的几点建议

（一）重视并加强平时文件收集工作

相较于其他工作而言，文件收集是一项非常艰巨的工作，而且需要工作人员投入巨大的精力，需要极大的细心和耐心。想要把这项工作做好仅仅依靠一两次的收集是不可能完成的，我们应该将收集工作更多的放在平时的工作上，从点滴做起，这才是做好收集工作的基础。第一，各部门的档案工作人员应该将办理完成的文件及时进行收集和归档；第二，要对办理完成的文件进行检查：是否有文件存在残缺或是资料不全或是其他其他等问题，如有这种情况，应及时向相关人员和相关部门进行追回或使其补办；第三，严格执行文件登记制度，无论是文件的借出还是收进都需要登记在册。上面所提到的三项内容对于提高档案归档工作质量是非常重要的。

（二）全面提高档案人员的综合素质

档案人员在努力学习专业知识，提高自身技术水平，不断熟悉生产过程并提高自身业务能力的同时，还要不断学习行政管理、企业管理、社会心理学和相关法律以及知识产权等方面的知识，以此来不断提高自身看待问题、分析问题、解决问题以及遇事不惊随时应变的能力。由于档案人员的工作要经常与他人打交道，所以就必须要取得相关部门和技术人员的配合与支持，这是做好档案归档工作的前提条件。同时这也就需要档案人员要处理好与技术人员、以及生产部门和人员之间的关系。如果将这两个关系处理好，那么档案人员的归档工作就会非常顺利，可以大大的提高工作效率，产生事半功倍的效果；反之，如果这两个关系没有处理好，那么归档工作的开展就会有非常大的难度，产生事倍功半的效果。因此，档案人员在工作中必须要讲究方式方法，要站在技术人员的角度思考问题，摸清对方的内心想法，与技术人员进行沟通使感情更加融洽，逐渐让技术人员认识到归档工作的重要性，双方达成共识，使得技术人员能够对档案工作从内心认可、理解和重视，从而配合档案部门的工作，将档案工作做的更好。

（三）加强档案工作过程的管理

为防止企业文件在归档过程中问题的出现，并进行及时的纠正，就必须要采取恰当的方式，加强过程管理。我们这里所说的“过程管理”是指，企业的项目设计、具体的实施和项目的竣工与验收中的每个环节、阶段和整个过程，都应该有档案工作人员参与其中，以此来协助和指导生产和技术人员等做好企业文件的形成、积累和归档工作。过程管理是当前许多单位关注和重视的一个问题，并且有部分单位已经做出了尝试，并取得了阶段性的成功。

参考文献：

[1] 刘立.实施电子文件的有效管理 确保电子档案的真实完整[J].档案学研究，2013（02）.

[2] 李振浦.谈档案的装订工作应该从文件的装订抓起[J].兰台内外，2012（01）.