试论高校办公效能发挥的影响因素及策略
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇试论高校办公效能发挥的影响因素及策略范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
［摘要］目前制约高校办公效能发挥的因素很多，已经逐渐开始影响高校日常管理工作的正常运行。文章阐述了人员素质、监督与绩效考核、办公自动化技术三个方面对高校办公效能发挥的影响，进而提出了解决策略：提高办公室人员综合素质，构筑全方位、多维度的监督体系，设计高效的办公管理系统，建立科学有效的绩效考核管理。
［关键词］高校办公效能影响因素应对措施
［作者简介］张伟锋（1982-），男，浙江嵊州人，浙江工业大学学校办公室，助理研究员，硕士，研究方向为高等教育管理和安全法制。（浙江杭州310000）
［中图分类号］G647［文献标识码］A［文章编号］1004-3985（2012）20-0172-02
为适应高等教育事业快速发展的需要，越来越多的高校认识到管理水平、工作效率和服务质量有待提高。因此，有必要对办公效能问题进行研究和探讨，找出制约办公效能发挥的各项因素进行科学合理的应对，促使高校办公效能的提高。
一、影响高校办公效能发挥的因素
（一）人员素质
各大高校中的办公人员素质良莠不齐，势必有部分工作人员跟不上学校整体的步调，影响着整个高校办公效能的发挥。
1.政治素质。为保证高校办公能效的正常发挥，办公人员必须具备的就是合格过硬的政治素质。能够认真了解国家和党的方针政策，根据方针政策不断提高自身的政治素质及理论、实践的水平，使高校的管理能够科学、系统地发展下去。高校中的学生都是祖国未来的栋梁之才，在学校中学习专业课知识固然重要，但是较之书本上专业性很强的知识来说，对于国家对于制度的了解更为重要。高校是培养人才的地方，作为高校的管理人员，首先就要具备经得起考验的政治素质，才能有效地向学生传达党和国家的方针政策及需求，高校中的工作人员必须在日常工作中树立正确向上的形象，使得培养出来的人才能够为国家为人民履行应尽的义务。
2.思想观念。办公人员的思想观念是基于政治素质之上制约高校办公效能发挥的关键因素，高校办公人员的思想应跟随时代、方针的变化而变化，不能一味地固守旧习，一成不变。当传统的观念并不适用于现实社会的时候就需要对其进行改变。对于新兴事物应该尝试接受而不是一味地抵制。做好自己的本职工作，积极参与到能提高整体职能绩效的工作中去。根据自身办公职能，从长远考虑，为自己制定适合的发展方针。树立发展意识，在高校中合理地定位分析自身的办公职能，在不断发展中完善自己。
3.业务能力。在高校中办公的工作人员必须具备一定的专业知识、过硬的业务能力及沟通能力，才能使得高校的各项工作得到优质高效的完成。这就要求高校内的办公人员必须具备的业务能力包括：良好的沟通能力、优秀的语言表达能力、文字处理能力、有条不紊地协调各项工作的能力、熟练地运用计算机办公软件的能力等。高校办公人员的业务涵盖很广，其中最为重要的岗位职责就是文字表达能力及协调工作能力。定期总结工作内容并规范办公流程，促使业务能力得到提高。高校内的工作比较繁琐复杂，需要在有限的时间内完成分内的事情，这就要求工作人员在表达工作内容的时候简短清晰，做到高效率办公。办公人员的专业业务能力的提高是关系着高校办公效能的重中之重，对工作人员的技能及专业知识定期培训，可使其有过硬的业务能力，提高办公效率。在处理复杂问题的时候不私自做决定，经过认真分析研究之后，申报决定如何解决，有清晰的思维及处理问题的能力。
4.工作作风。影响高校办公效能的制约因素，工作作风是其中最为重要的因素之一。高校工作人员的良好工作作风不仅能带动其他员工的工作气氛，更能调动学生学习的积极性。高校办公效能中的服务性占了较大的比重，工作人员需要具备良好的工作作风，才能从根本上提高高校的办公效能。作为培养人才传播知识的高等学府，从事高校工作的办公人员要有踏实、求实的工作态度，处理问题的时候更是要做到具体问题具体分析，一切从实际出发，务必做到对待任何事任何人都抱着实事求是的态度，具有不偏不袒的正直作风。在工作中严格按照国家及学校的要求进行办公，按照学校制定的办公流程去工作，不私自做决定，从实际情况出发对每项工作的内容了解本质之后认真完成。在高校中工作其实是一种辛苦繁琐又乏味的工作，这就需要工作人员具备应有的奉献精神，能够从心里去喜欢这份工作，在枯燥乏味的办公生活中，守得住寂寞耐得住软磨硬泡，扎扎实实地工作，脚踏实地地做人，认真完成每一项工作，使办公能效最大限度地得到发挥，并在真正意义上提高高校办公效能。
（二）监督与绩效考核
建立健全的监督管理机制有利于督促高校内的办公人员积极投入到自己的工作中去，树立各部门工作人员的良好服务意识。将枯燥乏味的工作变得有生机活力，调动工作人员的积极性，能做到高效率地完成自己分内的工作，履行岗位职责。
高校中的激励机制和监督机制是办公效能不可或缺的一部分，不仅能带动工作人员的积极性，还能良好地控制办公效能。目前我国大部分高校并没有采取有效的激励与监督机制，有部分高校即使有激励与监督机制也没有按照正确的办公流程规章制度执行，长时间造成高校办公效能不能正常发挥，一直处于比较低迷的状态。激励机制不仅能有效地打破僵局，改善目前工作人员没有目标及动力的状况，更能使整个高校充满应有的健康活力，在提高高校办公效能的同时也提升学生的学习热情。高校办公需要一个健全并符合自身需要的监督体制去发现办公过程中的问题，所有的薄弱环节都将因监督机制的出现而暴露出来，这样才能使管理者发现问题、解决问题，从真正意义上提高高校办公效能。
（三）办公自动化技术
目前来看，高校办公效能的发挥运作采用科学高效的办公管理系统势在必行。计算机自动化办公技术运用在高校日常办公中，实现高校办公系统化、专业化、自动化。扎实稳固有效地提高办公效能。计算机个网络信息技术的综合运用是必不可少的，应在考虑高校自身特点的前提下，建立一个安全、稳定、实用的高校办公管理系统。经过对高校本身的了解，明确目标后，对高校内的资源进行合理的配置，并不断地完善系统，以满足高校对办公效能的需求。利用自动化办公技术提升学校管理水平及各部门的协调性，尽量减少办公流程上出现差错，确保办公高效、优质、流畅，以提高高校办公效能为最终目标。
二、充分发挥高校办公效能的策略
（一）提高办公室人员的综合素质
为了提高高校办公效能，必须提高高校内办公工作人员的综合素质。首先，从政治素质出发，高校内的办公人员需要进行系统而全面的政治理论教育培训，以提高高校内办公人员的政治理论水平，使其能够正确充分理解和认识党和国家出台的各项政策、方针等。针对高校办公人员不定期进行思想教育培训、业务能力培训，提升办公人员的业务水平，调动高校办公人员对工作的积极性。此外，除了有过硬的业务能力，还要不断提升自身的综合素质，用发展的眼光看问题，善于发现问题、解决问题，做到思想与时俱进。办公效能的提升需要从端正思想态度入手，解决角色的定位、功能职责的科学认定、人员的合适配置优化及考核制度的健全完善、效能价值目标的确立、效能评价体系建立等一系列问题。在工作作风方面，需要培养高校办公人员的服务意识，作为具有社会服务性质的职能部门，服务性是很重要的一点。高校内的办公人员只有具备了良好的政治基础、思想观念、过硬的业务能力、优秀的工作作风才能在真正意义上提高高校办公效能，更好地为广大师生服务。
（二）构筑全方位、多维度的监督体系
建立健全的内外结合的高校办公效能监督管理机制，以此提高高校办公效能的发展。高校内部应该设立监督管理部门，对整个高校的办公流程实施全方位多点监督管理，以此明确高校改革的信心。建立健全的岗位职责及监督机制之后，在高校内的教师、学生都有权利及义务进行有效的监督。除了高校内部的教职员工及学生外，在高校外部也需要社会各方面的配合参与，对高校的办公效能进行监督，政府部门、社会团体机构、媒体传媒等都可以起到一个监督作用。政府作为社会管理者有义务对高校的工作效能进行监督指导，使其科学发展，对于高校来说，政府同时也起到一个制约的作用。社会上的团体机构也是不可忽视的一部分，对高校办公效能进行必要的帮助、监督。媒体拥有的力量同样不可小觑，作为公共范畴的高等学府有义务接收媒体的监督，而传媒的监督力也是最为广泛的，能够帮助高校提高办公能力。高校办公效能将内、外部有机地结合在一起，发挥群众的力量帮助高校进行效能建设。
（三）设计高效的办公管理系统
数字化校园是教育信息化的核心，建设和发展数字化校园必然会给高校发展带来积极而又深刻的影响。设计高效的办公管理系统（协同办公管理系统简称OA）也是数字化校园建设的重要组成部分。有利于实现高校办公效能高效率、优质并在一定程度上节约成本，最终实现高校提高办公质量、管理水平和工作效率的目的。OA办公系统可帮助实现多校区的信息资源的高度共享，增强教师协同工作的能力。基于校园网络构筑校园网上办事大厅，实施电子签章系统，师生在线填写申请，自动通知相应学院、部门、领导，各级领导只要能连接到互联网，不论在何时、何地都可以处理提交的申请，实现高校工作流程的网上办理和审批，极大便利了办事人员。改变传统纸质文件缓慢流转的状况，实现公文电子稿快速、高效流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合组织内部的信息流，促进高校内部的各种业务流程进行规范管理，避免人为因素对业务流程的干扰。使用自动化办公系统，将人工节点与OA系统节点有机地结合到一起，文本表单和电子表单相结合，使高校办公人员可以做出任何复杂的工作流程，减少重复作业，帮助办公人员提升工作效率，提高办公质量。整合相应信息资源建设学校基础共享数据，避免数据库重复建设，为每个师生设定相应权限，公共文件、信息、资源可随时查阅，提高OA的利用率。设计的人性化页面实用性强的办公管理系统，可根据自身需求个性化制定工作界面，为枯燥乏味的工作生活平添一些趣味并且支持多种语言的OA系统有利于外籍师生进行操作，有未阅读的文件，系统自动提醒查阅的功能以提高高校办公效能，提升办公质量。
（四）建立科学有效的绩效考核制度
从自身实际出发，高校建立符合自身特点的、有针对性的绩效考核制度。由于各部门的工作职能不尽相同，绩效考核标准也不能以偏概全。工作人员的绩效考核要根据其工作态度及其具体的工作职能去确立。既要考察办公人员的工作能力，同时也要听取各方面的意见，使得绩效考核方案可以得到广泛的认可同意，才能调动工作人员积极工作的积极性。可以聘请各方面的专家对工作人员进行讲座形式的培训，丰富其业余文化生活。对考核结果要透明、公正，才能保证工作人员的工作保持持久性、积极性及科学性。
［参考文献］
［1］张幼铭，徐贤春，陆旭东.高校管理效能的影响因素及提升策略研究［J］.高等工程教育研究，2007（5）.
［2］黄英.高校内部影响“211工程”重点学科建设管理效能的因素［J］.华南师范大学学报，2008（4）.
［3］陈晖.高校内部管理体制改革的探讨［J］.江苏广播电视大学学报，2000（4）.