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你会记工作笔记吗?

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场打拼需要许多技能,记工作笔记是其中最常见也是最容易被人所忽视的。“好记性,烂笔头”的道理人人都懂,但我们往往高估自己的记忆力以及对信息分门别类归纳的水平,低估各类繁琐无序的小事堆砌在一起对人工作效率的影响,因此不愿动手、动笔、动脑。说到底,是否记工作笔记、能否做好、做好之后是否产生效用,绝不是简单的文字整理活儿,更是反映出一个职场人士的工作态度和进取心。

实际上,当我们抛开对记工作笔记的轻视态度,认真琢磨这项技能的时候,就会发现其中隐藏的难题。职场人士的工作笔记,严格意义上有别于学生的课堂笔记――课堂笔记尽管也考验学生对教师讲授知识点的理解和再表达水平,但知识点之间不仅存在单向型联系,能随时中断和接续,而且不同个体之间还可以就笔记方式和内容进行交流;对应的,涵盖了职场会议、琐碎事务性工作、日程安排以及重要新闻信息等方面内容的工作笔记,常常各不相关,也不能由其他人替代完成或直接抄录引用同事的笔记。这也就是为什么许多毕业生刚刚踏入职场时,会因为拥有娴熟的课堂笔记技巧,而轻视工作笔记,并随即发现两种笔记完全不是一回事。

《别告诉我你会记笔记》一书曾荣获日本商业图书大奖第一名,出自日本某知名企业设计师美崎荣一郎。这本书极具实操性,作者从如何选购不同类型的笔记本、如何书写笔记、如何排序和确定记述笔记重点等方法说起,一步步阐释了利用工作笔记和笔记本提高工作效能、日程时间安排的有序水平并进而为自我职业技能水平投资增值等策略,对刚参加工作的毕业生以及职场处境不佳的一些朋友具有一定的阅读学习价值。

美崎荣一郎在书中提出了“金三角笔记法”,建议读者也采用他的方法,灵活搭配记事笔记本、航母笔记本(工作中的重要笔记本)和日程笔记本,并以便事贴为辅助,兼顾不同工作场合和工作场合之外的地点信息收集、归纳、整合、再利用等需要。在此基础上,他建议人们在工作流程的“计划-实施-检查-改善”四步中,都要善于收集和积累,都要善用笔记本。

用笔记本进行时间管理,是许多职场精英都会选择的方法。要兼顾时间管理的效率和基本信息要素的齐备,就必然不能将日程笔记写得密密麻麻,《别告诉我你会记笔记》第四章提到,职场人士只需要以月为单位,把握工作的整体状况即可,书写内容做到时间(When)、事件(What)、地点(Where)“3W”即可。美崎荣一郎还建议指出,时间管理、日程安排,一开始就要考虑到变化因素,不可太过紧凑,而要留有余地。

值得一提的是,书中还专门谈到如何利用数字化工具提高记工作笔记的效率。利用数字化工具,可以显著提高对笔记的检索效率,除此之外,还能使用数码相机等工具制作图像文件,建立笔记内容的相关数据库。